某公关公司公关活动准则

某公关公司公关活动准则一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》《广告法》及相关行业规范，结合公司业务特性，旨在规范公关活动策划与执行流程，提升客户满意度，防范法律与经营风险，实现项目效益最大化。规避因流程不清导致的客户投诉、资源浪费及责任不清等问题。核心目标为建立标准化作业体系，强化风险管控，提高项目成功率。

1、明确活动策划、执行、收尾各环节操作规范。

2、界定各部门及岗位权责，确保协同高效。

(二)适用范围：覆盖公司所有公关活动项目，包括但不限于新闻发布会、产品推广会、企业形象宣传、客户关系维护等。适用于市场部、策划部、执行部、设计部、行政部及全体员工。正式员工、项目经理、活动执行人员、合作供应商（如场地、搭建、演艺）均须遵守。特殊情况（如应急活动）需报总经理审批豁免。

1、所有公关活动必须遵循本准则。

2、供应商服务标准参照本准则相关条款执行。

(三)核心原则：坚持客户导向、专业规范、安全第一、成本控制、持续改进原则。强调策划方案的可行性、执行的严谨性及效果评估的客观性。

1、以客户需求为核心制定活动方案。

2、确保活动过程安全、合规、高效。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，适用于公司中层及以下管理架构。与《公司员工手册》《合同管理办法》《财务报销制度》等关联制度协同执行。制度冲突时，以本准则为准，特殊情况报总经理裁决。

1、各部门需将本准则纳入内部培训。

2、与关联制度形成管理闭环。

(五)相关概念说明

1、公关活动指公司为塑造形象、推广产品或服务、维护关系而组织的各类活动。

2、项目经理为活动主责人，对活动全流程负责。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立总经理领导下的市场部、策划部、执行部、设计部、行政部。市场部负责客户拓展与关系维护；策划部负责方案创意与文案撰写；执行部负责现场统筹与物料管理；设计部负责视觉呈现；行政部提供后勤支持。项目经理在部门负责人指导下负责具体项目执行。

1、各部门权责清晰，避免职能交叉。

2、项目经理承担项目执行核心责任。

(二)决策与职责：总经理负责公司战略决策、重大项目审批（预算超十万元项目）、核心人事任免及制度修订。部门负责人负责本部门业务规划、团队管理及制度执行监督。项目经理对活动效果及客户满意度负首要责任。

1、总经理决策范围明确，简化审批流程。

2、部门负责人对部门制度执行负责。

(三)执行与职责：市场部负责客户需求分析、合同签订及客户关系维护；策划部负责活动方案撰写、流程设计及预算编制；执行部负责场地布置、物料采购、人员协调、现场管控；设计部负责物料设计、氛围营造；行政部负责车辆调度、住宿安排、后勤保障。各岗位职责具体化，确保人人有责。

1、市场部需在三天内完成客户需求确认。

2、策划部方案需经部门负责人审核后提交客户。

(四)监督与职责：质量部（合并设计部职能）负责活动效果评估、客户满意度调查及方案质量审核；行政部安全员负责活动现场安全巡查，对违规行为进行制止并记录。监督结果与绩效考核挂钩。

1、质量部每月开展一次项目复盘。

2、安全员需在活动前进行安全风险评估。

(五)协调联动：建立周例会制度，各部门项目经理参与，解决跨部门问题。设立应急沟通群，确保突发事件及时响应。信息通过公司内部系统共享，避免信息孤岛。

1、周例会聚焦项目进度与问题协调。

2、应急沟通群由行政部负责维护。

三、活动策划与方案管理

(一)策划流程：项目承接后两天内，市场部将客户需求传递至策划部。策划部五日内完成初步方案，包含活动目标、主题、流程、预算、风险评估及效果预估。方案需经部门负责人审核，重大项目需提交总经理审批。

1、明确各阶段时间节点，确保按时交付。

2、方案需包含风险应对预案。

(二)方案内容标准：活动方案须包含背景分析、目标设定、目标群体、核心创意、详细流程、物料清单、人员分工、预算明细、时间节点、风险管控措施、效果评估方法等。设计部需提供视觉效果图，并确保与客户需求一致。

1、方案需经客户确认后方可执行。

2、预算偏差超过五%需重新审批。

(三)方案修订与变更：客户提出合理需求变更时，项目经理需评估影响，三日内提交修订方案及费用调整说明。变更超过原方案二十%需重新签订补充协议。所有变更记录存档备查。

1、变更需经双方签字确认。

2、费用调整按合同约定执行。

(四)知识产权管理：活动方案、设计作品等知识产权归公司所有。如需使用第三方素材，需获得合法授权并支付相应费用。项目结束后，相关资料归档至质量部统一管理。

1、第三方授权文件需备案。

2、素材使用范围明确，避免侵权风险。

四、活动执行与物料管理

(一)管理目标与核心指标：确保活动按时、按预算、高质量完成，客户满意度达85%以上。核心指标包括项目准时完成率、预算控制率、客户投诉率。统计口径以项目经理每日上报数据为准，行政部每月汇总。

1、准时完成率指项目实际完成时间与计划完成时间偏差不超过5%的项目比例。

2、预算控制率指实际支出与预算偏差不超过10%的项目比例。

(二)专业标准与规范：执行部负责物料采购、搭建、运输、安装，需符合方案设计要求。设计部提供最终版设计图纸及材质说明。高风险点包括大型设备操作、危险品使用、重要嘉宾接待。防控措施包括操作前安全培训、配备专业设备、制定应急预案。

1、物料进场需提前三天报备行政部，确保场地协调。

2、危险品使用需获得消防部门许可并报备公司安全员。

(三)管理方法与工具：采用项目管理软件（如钉钉或Trello）跟踪进度，每日召开简短站会。使用公司内部系统管理物料清单，确保账实相符。行政部负责建立供应商评价体系，每年评估一次。

1、站会聚焦当日任务完成情况及遗留问题。

2、物料系统需实时更新，每周由执行部与仓储部核对一次。

五、活动现场管控与客户服务

(一)主流程设计：活动前一周召开启动会，明确各部门任务。活动前一天完成最终检查。活动当天按流程执行，结束后四小时内完成场地清理。责任主体分别为项目经理、执行部、市场部。操作标准以方案为准，限时控制在规定范围内。

1、启动会需确认方案细节、人员分工及应急方案。

2、场地清理需达到公司制定的标准，经安全员检查合格。

(二)子流程说明：涉及客户接待环节，需提前一小时确认嘉宾名单及行程。重要环节（如发言、表演）需安排专人跟进。与第三方供应商（如搭建商）的对接由执行部负责，每日通报进度。衔接节点包括物料交接、人员协调、效果验收。

1、接待方案需包含欢迎仪式、茶歇安排、伴手礼发放等细节。

2、第三方供应商需提前半天提交最终方案，执行部审核确认。

(三)流程关键控制点：嘉宾签到、物料摆放、现场秩序维护为关键控制点。核查方式包括现场巡查、拍照记录、服务人员反馈。高风险点为重大设备故障、嘉宾失约、突发事件。增设双重校验，如设备需经操作员与安全员共同检查。

1、签到环节需安排专人负责，确保嘉宾身份核实。

2、重大设备需配备备用方案，如备用音响、灯光。

(四)流程优化机制：每月底项目经理提交改进建议，行政部评估可行性。优化方案需经部门负责人审批，重大优化需总经理批准。每年十一月开展全流程复盘，次年一月完成方案修订。

1、改进建议需包含问题描述、解决方案及预期效果。

2、复盘会议需邀请各部门项目经理参与，形成会议纪要。

六、预算管理与成本控制

(一)权限设计：项目预算低于五万元由项目经理审批，超过五万元需部门负责人审批。执行部负责采购审批，金额超过一万元需三人以上签字。查询权限开放给全体员工，操作权限仅限财务部及项目经理。

1、采购审批需附供应商报价单及合同复印件。

2、权限设置需在内部系统中明确记录，定期审计。

(二)审批权限标准：常规项目预算审批时限不超过三天，紧急项目需加急处理。审批路径按金额分级，五万元以下项目经理审批，十万元以下部门负责人审批，超过十万元提交总经理审批。禁止越权审批，审批记录自动存档。

1、紧急项目需提供书面说明，说明紧急原因及预算明细。

2、审批结果需通知相关方，确保信息同步。

(三)授权与代理：授权需书面形式，明确授权范围、期限及被授权人。临时代理最长不超过三天，需提前报备项目经理。交接时需签署交接单，注明交接时间、内容及状态。

1、授权书需由总经理签字，行政部备案。

2、交接单需双方签字确认，存档备查。

(四)异常审批流程：紧急情况需通过加急通道申请，审批人可适当放宽权限。异常审批需附详细说明，包括原因、影响及解决方案。行政部每月汇总异常审批情况，分析原因并提出改进措施。

1、加急审批需在内部系统中标注，便于追踪。

2、分析报告需包含异常数量、主要类型及改进建议。

七、效果评估与持续改进

(一)执行要求与标准：活动结束后七日内完成客户满意度调查，执行部负责数据收集，市场部分析结果。评估标准包括活动目标达成率、客户满意度、媒体曝光量。数据需通过问卷、电话访谈等方式获取，确保真实有效。

1、满意度调查需包含活动组织、服务态度、效果达成等维度。

2、数据收集需及时、准确，不得遗漏。

(二)监督机制设计：每月开展一次内部质量检查，重点检查方案执行情况、客户反馈处理。每年进行一次专项评估，涵盖项目管理、客户服务、成本控制等。嵌入三个关键内控环节：方案审核、现场巡查、效果评估。

1、内部检查由质量部牵头，各部门参与。

2、专项评估需邀请外部专家参与，确保客观性。

(三)检查与审计：检查内容包括方案执行情况、物料使用情况、客户投诉处理情况。采用现场查看、资料核对等方式，每年至少两次。检查结果形成书面报告，明确存在问题及整改要求，责任到人。

1、检查报告需包含检查时间、内容、结果及整改措施。

2、整改情况需在下次检查前完成，并接受复查。

(四)执行情况报告：项目经理每月提交执行情况报告，内容包括核心数据、主要风险、改进建议。报告需在次月五日前提交，行政部汇总后提交总经理。报告内容简化，聚焦关键信息，作为绩效考核依据。

1、核心数据包括项目预算执行率、客户满意度、媒体报道量等。

2、改进建议需具有可操作性，确保落地执行。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：项目经理考核指标包括项目完成率（权重40%）、客户满意度（权重30%）、预算控制率（权重20%）、团队协作（权重10%）。评分标准以百分制计，80分以上为优秀，60-79分为合格，60分以下为待改进。考核对象为全体项目经理及部门负责人。

1、项目完成率根据实际完成时间与计划时间的偏差率计算。

2、客户满意度通过问卷调查及回访电话获取数据。

(二)评估周期与方法：每月开展一次绩效评估，每年进行一次年度考核。评估方法采用自评、部门负责人评价、客户反馈相结合的方式。重点考核上周期目标完成情况及本期重点工作推进。

1、自评需在每月五日前提交，部门负责人评价需在每月十日前完成。

2、年度考核结合日常考核及客户满意度综合评定。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环管理。一般问题整改时限不超过一周，重大问题不超过一个月。整改完成后由质量部复核，确认合格后销号。责任人需在整改报告中说明原因及措施，并进行简单问责。

1、问题发现后需立即记录，并确定责任人。

2、整改报告需包含问题描述、整改措施、完成情况及责任人签字。

(四)持续改进流程：每月底各部门收集制度执行问题，行政部评估后提交改进建议。建议需包含问题分析、改进措施及预期效果，经部门负责人审批后实施。每年五月开展制度有效性评估，修订完善。

1、改进建议需在次月五日前提交，确保及时响应。

2、评估结果需形成书面报告，并纳入部门绩效考核。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括重大项目成功、客户特别满意、技术创新、成本节约等。奖励类型包括奖金、荣誉证书、晋升机会。标准按贡献大小分级，一般贡献奖励奖金1000-3000元，重大贡献奖励奖金3000-5000元。申报部门负责人审核，总经理审批，公示三天后发放。违规行为按“一般/较重/严重”分类，包括迟到早退、工作疏忽、泄露商业秘密等，结合风险等级判定。

1、奖金发放需符合公司财务制度，并依法代扣税费。

2、违规行为判定需参照公司《员工手册》相关规定。

(二)处罚标准与程序：对应违规行为设定分级处罚，一般违规罚款100-500元，较重违规罚款500-1000元，严重违规解除劳动合同。程序包括调查取证、书面告知、员工申辩、审批执行。处罚前需给予员工解释权，处罚结果存档备查。

1、罚款金额需提前公示，确保透明。

2、员工有权在收到通知后五日内提出申辩。

(三)申诉与复议：员工可向行政部提出申诉，说明理由并提供证据。行政部在接到申诉后五个工作日内组织复核，复核结果通知员工。复议决定为最终结果，全程记录并存档。

1、申诉需在收到处罚决定后十日内提出。

2、复核程序简化，聚焦事实与证据。

十、附则

(一)制度解释权：本制度由公司行政部负责解释。

1、解释结果需在内部系统中发布，确保全员知晓。

2、重大解释需提交总经理办公会审议。

(二)相关索引：关联《公司员工手册》《合同管理办法》《财务报销制度》《采购管理办法》。

1、《员工手册》补充本制度关于员工行为规范的内容。

2、《合同管理办法》与本制度在项目执行环节协同管理。

(三)修订与废止：每年五月由行政部评估制度适用性，必要时修订。修订方案经总经理审批后