《Access 数据库基础教程》-第8 章

第8章SharePoint网站8.1SharePoint概述8.2Access2010外部数据的操作和数据链接8.3Access数据库中的数据与SharePoint的链接返回8.1SharePoint概述8.1.1SharePoint简介1．什么是SharePointSharePoint是一些人对一个或多个MicrosoftSharePoint产品或技术的简称，是一个开发企业协作平台的解决方案。简单的说，SharePoint就是用来构建一个门户站点的工具。SharePoint是一个可扩展的基于Web的平台，它有一些共同构成所谓的“SharePoint产品和技术”(SharePointProductsandTechnologies)的工具与技术组成。SharePoint软件包是一个平台，可以在该平台上构建业务应用程序，以便更好地存储、共享和管理机构内的数字信息。下一页返回8.1SharePoint概述由于构建应用程序时可以有代码，也可以无代码，因此一般的应用程序能够用该软件包创建、部署和管理团队网站，不再需要熟练的技术人员(如系统管理员和开发员)。利用列表、库和WebPart，能够将团队网站转换成为专门构建的使机构业务过程更加高效的业务应用程序。SharePoint可以帮助企业用户轻松完成日常工作中诸如文档审批、在线申请等业务流程，同时提供多种接口实现后台业务系统的集成。2．SharePoint的特点SharePoint有以下特点：上一页下一页返回8.1SharePoint概述1）统一的信息访问渠道：通过将内部和外部各种相对分散独立的信息组成一个统一的整体，使用户能够从统一的渠道访问其所需的信息，从而实现优化企业运作和提高生产力的目的。2）不间断的服务：通过网络和安全可靠的机制使用户在任何时间、任何地点都可以访问企业的信息和应用，保证企业的业务运转永不停顿，将网络经营的优势发挥到极至。3）强大的内容管理能力：对企业各种类型信息的处理能力，支持几乎各种结构化和非结构化的数据，能识别多种关系型和OLAP数据库中的数据，并可以搜索和处理各种格式的文档。上一页下一页返回8.1SharePoint概述4）个性化的应用服务：信息门户的数据和应用可以根据每一个人的要求来设置和提供，定制出个性化的应用门户，提高了员工的工作效率，增强了对顾客的亲和力和吸引力。5）与现有系统的集成：能将企业现有的数据和应用无缝集成到一起，无需重新开发，保护了原有的投资。6）高度的可扩展性：能适应企业新的人员和部门的调整变化，满足企业业务调整和扩展的要求，解决企业与IT部门短时间内无法解决的技术需求问题。7）安全可靠的保障：通过安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。上一页下一页返回8.1SharePoint概述3．SharePoint的组成SharePoint是MicrosoftSharePoint产品或技术的简称，它包括以下内容。（1）MicrosoftSharePointFoundation2010SharePointFoundation是所有SharePoint网站的基础技术。它可以进行免费的企业内部署，以前版本称为WindowsSharePointServices。用户可使用SharePointFoundation快速创建许多类型的网站，并可在这些网站中的网页、文档、列表、日历和数据上进行协作。（2）SharePointServer2010上一页下一页返回8.1SharePoint概述SharePointServer是一个服务器产品，依靠SharePointFoundation技术为列表和库、网站管理及网站自定义提供熟悉的一致框架。SharePointServer包括SharePointFoundation的所有功能以及附加特性和功能，如企业内容管理、商业智能、企业搜索和“我的网站”中的个人配置文件。SharePointServer可以进行企业内部署，或者作为基于云的服务为MicrosoftOffice365提供一部分服务。（3）SharePointOnlineSharePointOnline是由Microsoft托管的基于云的服务，适用于各种规模的企业。上一页下一页返回8.1SharePoint概述无需在企业内安装和部署SharePointServer，任何企业现在只需订阅SharePointOnline即可向企业员工提供企业级解决方案，帮助他们创建网站，以便与同事、合作伙伴和客户共享文档和真知灼见。（4）SharePointDesigner2010SharePointDesigner是一个免费程序，用于设计、构建和自定义在SharePointFoundation和SharePointServer上运行的网站。使用SharePointDesigner2010，用户可以创建具有丰富数据的网页，构建强大的支持工作流的解决方案，还可以设计网站的外观。用户可以创建各种网站，从小型项目管理团队网站到用于大型企业的仪表板驱动的门户解决方案，不一而足。上一页下一页返回8.1SharePoint概述（5）SharePointWorkspace2010SharePointWorkspace是一个桌面程序，用户可使用它将SharePoint网站内容脱机，并可在从网络断开时与他人协作创建内容。当用户和其他团队成员脱机时，用户可对SharePoint的内容进行更改，这些更改最终将同步回SharePoint网站。8.1.2SharePoint网站组成SharePoint网站为文档、信息和设想提供了一个集中的存储和协作空间。SharePoint网站是一种协作工具，就好像电话是一种通信工具，会议是一种决策工具一样。SharePoint网站可帮助实现如下目标：上一页下一页返回8.1SharePoint概述1）协调项目、日历和日程安排。2）讨论想法、审阅文档或提案。3）共享信息并与他人保持联系。当进入SharePoint网站时，首先进入的是SharePoint主页，SharePoint主页如图8-1所示。SharePoint网站由主页、列表、库、视图和网站设置等组成。1）主页：主页是进入SharePoint网站的首界面，用于存储文件和信息的预定义界面。主页是操作的起点。2）列表：指向的页面显示了网站中现有的全部文档库、图片库、列表、讨论板和调查。上一页下一页返回8.1SharePoint概述用户可以使用该页面导航到网站中的列表和文档库，也可以使用该页面上的链接查看用户自己网站之下的所有网站、文档工作区网站或会议工作区网站。3）库：为工作组文档提供集中的存储和共享空间。用户的网站包含一个默认文档库——共享文档，用户可从主页上的“快速启动栏”访问该文档库。用户可以创建其他文档库，存储特定项目的文档，还可以在“共享文档”内为不同类型或类别的文档创建文件夹。4）视图：默认的数据视图可通过超链接进入页面。单击“快速启动栏”上的“任务”自动显示的视图。也可以在“选择视图”列表中单击视图名称来查看其他视图。上一页下一页返回8.1SharePoint概述5）网站设置：在所链接的页面上，用户可以更改个人信息，更改SharePoint网站的名称和描述，更改网站内容并执行网站管理任务（如更改个人设置，或为SharePoint网站设置新的工作组成员）。只有“管理员”网站组的成员才能执行网站管理任务。上一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接8.2.1Access2010外部数据的操作Access最有用的功能之一就是能够连接许多其他程序中的数据。Access数据交换功能可能采用以下几种方法：组合在其他程序中创建的数据。在两种其他程序之间传输数据。长期汇集和存储数据，并将数据偶尔导出到Excel等其他程序以供分析。1．Access中的外部数据操作概述下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接在许多程序中，使用“另存为”命令可以将文档另存为其他格式，以便在其他程序中打开此文档。但是在Access中，“另存为”命令的使用方式有所不同。用户可以将Access对象另存为其他Access对象，也可以将Access数据库另存为早期版本的Access数据库，但不能将Access数据库另存为诸如电子表格文件之类的文件。同样，也不能将电子表格文件另存为Access文件(.accdb)，而应在Access中使用“外部数据”选项卡上的命令在其他文件格式之间导入或导出数据。2．Access可导入、链接或导出的数据类型上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接快速了解Access可导入或导出的数据格式的方法是，打开数据库并浏览功能区上的“外部数据”选项卡，如图8-2所示。1）“导入并链接”组显示Access可导入或链接的数据格式所对应的图标。2）“导出”组显示Access可将数据导出到的所有目标格式所对应的图标。3）在每个组中单击“其他”可以查看Access可使用的更多格式。如果没有显示所要程序或数据类型，其他程序可能会将数据导出为Access可理解的格式。表8-1列出了在Access中导入、链接或导出的格式。上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接3．导入或链接其他格式的数据导入或链接数据的一般过程如下：1）打开要导入或链接数据的数据库。2）在“外部数据”选项卡上，单击要导入或链接的数据类型。例如，如果源数据位于MicrosoftExcel工作簿中，请单击“Excel”，如图8-3所示。“获取外部数据”向导。该向导可能会要求您提供以下列表中的部分或所有信息：指定数据源（它在磁盘上的位置）。选择是导入还是链接数据。上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接如果要导入数据，请选择是将数据追加到现有表中，还是创建一个新表。明确指定要导入或链接的文档数据。指示第一行是否包含列标题或是否应将其视为数据。指定每一列的数据类型。选择是仅导入结构，还是同时导入结构和数据。如果要导入数据，请指定您是希望Access为新表添加新主键，还是使用现有键。为新表指定一个名称。上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接4）在该向导的最后一页上，Access通常会询问您是否要保存导入或链接操作的详细信息。如果用户需要定期执行相同操作，请选中“保存导入步骤”复选框，填写相应信息，并单击“关闭”按钮。然后，可以单击“外部数据”选项卡上的“已保存的导入”以重新运行此操作。完成该向导之后，Access会通知用户在导入过程中发生的任何问题。在某些情况下，Access可能会新建一个称为“导入错误”的表，该表包含Access无法成功导入的所有数据。您可以检查该表中的数据，以尝试找出未正确导入数据的原因。上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接有关导入或链接特定格式的数据的详细信息，请在Access“帮助”系统中搜索含有此格式的文章和视频。4．将数据导出为其他格式从Access导出数据的一般过程如下：1）打开要从中导出数据的数据库。2）在导航窗格中，选择要从中导出数据的对象。用户可以从表、查询、窗体（3）或报表对象中导出数据，但并非所有导出选项都适用于所有对象类型。3）在“外部数据”选项卡上，单击要导出到的目标数据类型。上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接例如，若要将数据导出为可用MicrosoftExcel打开的格式，请单击“Excel”，如图8-4所示。4）在该向导的最后一页上，Access通常会询问用户是否要保存导出操作的详细信息。如果用户需要定期执行相同操作，请选中“保存导出步骤”复选框，填写相应信息，并单击“关闭”按钮。然后，可以单击“外部数据”选项卡上的“已保存的导出”以重新运行此操作。在大多数情况下，Access都会启动“导出”向导。该向导可能会要求用户提供一些信息，例如，目标文件名和格式、是否包括格式和布局、要导出哪些记录等。上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接8.2.2Access2010对象内部的超链接用户可以在Access的数据表字段中存储超链接，即选取字段的数据类型为超链接，与存储姓名和电话号码一样。可以在窗体和数据表中使用超链接跳到同一个或另一个Access数据库中的对象上，跳到用Word、Excel及PowerPoint新建的文档上，或者跳到Internet或Intranet中的文档。也可以在报表中添加超链接，虽然在Access中浏览时报表中的超链接是不起作用的，但是将报表输出到Word、Excel或HTML时超链接是有效的。也可以在窗体或报表中创建选项卡或图像，或在窗体中创建命令按钮，通过单击这些选项卡、图像或命令按钮可以与超链接路径相连。上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接超链接地址分为URL和UNC路径，其中URL是针对于全球广域网而言的，而UNC是针对于本机磁盘和Intranet的。无论哪种超链接都可以将某个超链接地址直接输入“超链接”字段中，结合到超链接字段的文本框中，或在其文本框中显示超链接的组合框。1．在表中插入超链接对于数据库的数据表来说，超链接是作为字段的一种数据类型出现的，它和字段的OLE对象数据类型一样，都是在表中存放了一个链接地址，通过这些地址便可以使用相应的数据或文件。要想在数据表中插入超链接，首先要新建一个用于存储超链接的字段。上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接（1）新建超链接字段（2）插入超链接在超链接字段创建完毕之后，还必须在超链接字段中输入有效的URL或UNC路径作为超链接地址，只有这样才能使字段真正与数据库之外的其他文件进行链接。Access提供了两种插入超链接的方法：一种是直接在字段中输入超链接地址插入一个超链接；另一种是通过“插入超链接”对话框插入一个超链接。利用“插入超链接”对话框可以直观方便地将一个地址输入到字段中。上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接（3）编辑超链接地址输入超链接地址之后，如果所输入的超链接地址不正确，或者需要更改所链接的地址，就需要对它进行修改。在Access中可以方便地更改链接地址或重新设置链接地址。2．在窗体、报表中添加超链接在Access中还可以在窗体和报表上添加超链接控件，一般可以在3种控件中建立超链接，分别是标签、图像、按钮。下面介绍几种建立超链接的方法。（1）直接插入超链接上一页下一页返回8.2Access2010外部数据的操作和数据链接（2）插入文本超链接（3）插入Office文档的超链接在Access中还可以通过从Office文档中复制并粘贴超链接来新建一个超链接标签。上一页返回8.3Access数据库中的数据与SharePoint的链接8.3.1Access数据库中的数据表迁移到SharePoint网站上使用Access2010可以轻松而安全地共享信息。在Access2010中，将数据上传到SharePoint网站上的操作方法有以下几种。1．将当前数据库中的所以数据表对象迁移到SharePoint网站上的列表中2．将当前数据库中的某个特定的表导出到SharePoint网站上的列表中3．将Web数据库发布到SharePoint网站上下一页返回8.3Access数据库中的数据与SharePoint的链接发布数据库时，可以从现有数据库开始，或者使用SharePoint网站上的列表生成数据库。8.3.2将数据发布到SharePoint网站如果用户正在与他人协同工作，则可以在SharePoint服务器中存储数据库的副本，将数据发布到SharePoint网站。在首次将数据库发布到服务器时，Access将提供一个Web服务器列表，该列表使得寻找到要发布到的位置（如文档库）更加容易。发布数据库之后，Access将记住该位置，在要发布