行政审批用章管理制度

PAGE行政审批用章管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政审批用章管理，规范用章行为，保障公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在行政审批过程中涉及的各类印章使用，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保用章行为合法合规。2.审批规范原则：明确用章审批流程，未经审批不得擅自用章。3.专人负责原则：指定专人负责印章管理，明确岗位职责。4.安全保密原则：确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、印章种类及用途（一）公司公章1.用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.代表公司行使法定权利和履行法定义务。（二）合同专用章1.专门用于签订各类经济合同。2.确保合同的法律效力和公司权益。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务业务。2.是公司财务管理的重要印章。（四）法人章1.代表公司法定代表人行使职权。2.用于特定的法律文件或重要事项的签署。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需求和相关规定，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。2.刻制印章时，需提供公司营业执照副本、法定代表人身份证明等相关文件，确保印章内容与公司登记信息一致。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员进行验收，检查印章的规格、材质、内容等是否符合要求。2.验收合格后，填写《印章启用申请表》，详细记录印章名称、启用日期、使用范围等信息，经公司领导审批后正式启用。3.印章启用后，行政部门应及时将印章启用信息通知各部门，并在公司内部进行公示。四、印章的保管（一）保管人员1.公司公章由行政部门负责人指定专人保管，合同专用章由法务部门负责人指定专人保管，财务专用章由财务部门负责人指定专人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管。2.保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守用章流程。（二）保管地点1.各类印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有专人负责的办公室或档案室。2.印章保管地点应安装必要的安全设施，如监控摄像头、报警装置等，确保印章存放安全。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出保管地点。2.印章使用完毕后，应及时放回保管地点，并确保印章存放安全。3.保管人员应定期对印章进行检查和维护，如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。五、印章的使用（一）使用流程1.用章申请人填写《用章申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章范围等信息，并签字确认。2.《用章申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。3.分管领导审批通过后，将《用章申请表》交印章保管人员，由保管人员核对用章内容与审批意见一致后，在用章文件上加盖相应印章。4.用章完毕后，保管人员应在《用章申请表》上记录用章时间、用章人等信息，并将《用章申请表》存档。（二）审批权限1.公司公章的使用：涉及公司重大决策、对外投资、融资、担保等重要事项的文件，需经公司董事会或股东会审批；一般性文件、信函等，由公司总经理审批。2.合同专用章的使用：合同金额在[X]万元以下的，由公司分管领导审批；合同金额在[X]万元以上的，需经公司总经理审批。3.财务专用章的使用：财务结算、票据开具、资金收付等日常财务业务，由财务部门负责人审批；涉及重大财务事项的文件，需经公司总经理审批。4.法人章的使用：根据公司授权，由法定代表人或其授权人审批。（三）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署，以及公司内部重要文件的发布。2.合同专用章：专门用于签订各类经济合同，确保合同的法律效力和公司权益。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务业务。4.法人章：代表公司法定代表人行使职权，用于特定的法律文件或重要事项的签署。（四）禁止使用情况1.未经审批的文件、信函等不得加盖印章。2.涉及违法违规、损害公司利益的文件不得加盖印章。3.空白纸张、空白合同等不得加盖印章。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，经公司领导审批后执行。2.印章停用后，保管人员应及时将印章封存，并妥善保管。（二）销毁1.对于不再使用的印章，行政部门应组织相关人员进行鉴定，确认印章已无使用价值后，填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，经公司领导审批后进行销毁。2.印章销毁应采用粉碎、熔化等安全可靠的方式进行，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好记录。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查，定期对印章使用情况进行统计和分析，及时发现和解决存在的问题。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格遵守保管规定。2.用章审批情况：检查用章申请是否经过审批，审批流程是否规范。3.用章记录情况：检查用章文件是否有完整的记录，记录是否真实、准确。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违反印章管理制度给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任