审批局采购制度

PAGE审批局采购制度一、总则（一）目的为规范审批局采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关行业标准，结合审批局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审批局机关及所属各单位使用财政性资金、自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商、承包商和服务提供商，以获取合理的采购价格和优质的产品、工程及服务。4.公正原则：采购活动应按照既定的标准和程序进行，确保公正对待所有参与采购的供应商和相关方。5.诚实信用原则：采购当事人在采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取私利。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由审批局主要领导担任组长，相关分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购活动的具体执行部门。采购办公室负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审组织、合同签订与执行等工作。（三）采购监督机构成立采购监督小组，由纪检监察部门人员和相关业务部门代表组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理有关采购活动的投诉举报，确保采购活动依法依规进行。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等详细信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.业务部门：协助采购办公室进行采购需求调研，提供专业技术支持，参与采购评审工作，对采购项目的业务可行性和技术合理性进行评估。4.档案管理部门：负责采购项目档案的收集、整理、归档和保管，确保采购档案的完整性和规范性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照财政部门要求进行分类汇总。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，结合市场价格行情进行预测，确保预算金额准确合理。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由需求部门提交至财务部门进行初审。财务部门应重点审核预算的合规性、合理性和资金来源的可靠性，对不符合要求的预算提出修改意见。2.经财务部门初审后的采购预算，提交采购领导小组审议。采购领导小组根据审批局整体工作安排和资金状况，对采购预算进行综合平衡和审批。（三）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.采购办公室在采购过程中应密切关注预算执行情况，及时与财务部门沟通协调，确保采购资金的使用符合预算安排。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购办公室应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购办公室应通过随机方式选择不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购办公室应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等事项，并与符合资格条件的供应商进行谈判。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购办公室应组织专业人员进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。经采购领导小组批准后，方可实施单一来源采购。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购办公室应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购办公室应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称解释、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式建议等内容，并附上相关的需求说明文件。2.《采购申请表》经需求部门负责人签字后，提交至采购办公室。采购办公室对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的完整性、合规性、合理性等。3.经采购办公室初步审核通过的采购申请，提交至采购领导小组审批。采购领导小组根据审批局整体工作安排和资金状况，对采购申请进行审批。审批通过的采购申请进入采购实施阶段。（二）采购文件编制1.采购办公室根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同草案等内容。2.采购文件编制应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购文件的内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。采购文件应明确采购项目的技术规格参数、质量标准、验收要求、售后服务等条款，为供应商提供明确的报价和投标依据。（三）采购信息发布1.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购办公室应按照规定在指定的媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称解释、采购内容及要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采购办公室应确保采购信息发布的及时性、准确性和完整性，以便潜在供应商能够及时获取采购信息并参与投标。（四）供应商资格审查1.采购办公室对报名参与采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等相关证明材料。2.采购办公室应按照采购文件规定的资格条件对供应商进行严格审查，确保参与采购项目的供应商具备相应的资格和能力。对于不符合资格条件的供应商，采购办公室应及时通知其不得参与采购项目。（五）采购评审1.采购办公室组织成立评审小组，评审小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。评审小组应按照采购文件规定的评标标准对供应商的投标文件进行评审。2.评审过程应严格按照规定的程序进行，评审小组成员应独立评审，并对评审结果负责。评审过程中应做好记录，包括评审时间、地点、评审人员名单、评审内容、评审意见等。3.评审结束后，评审小组应出具评审报告，推荐成交候选人或确定成交供应商。评审报告应包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果、推荐意见等内容。（六）合同签订1.采购办公室根据评审结果，向成交供应商发出《成交通知书》。成交通知书应明确采购项目名称解释、成交金额、成交供应商名称、签订合同的时间、地点等内容。2.采购办公室与成交供应商按照采购文件和投标文件的内容签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（七）采购验收1.根据采购合同约定，采购办公室组织需求部门、财务部门等相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。2.验收人员应按照合同约定的验收标准和方法进行验收，并填写《采购项目验收报告》。验收报告应包括采购项目名称解释、合同编号、验收日期、验收人员名单、验收内容、验收结果等内容。3.对于验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认。对于验收不合格的采购项目，采购办公室应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物。如供应商拒不履行合同义务，采购办公室应按照合同约定追究其违约责任。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请。采购付款申请应包括采购项目名称解释、合同编号、付款金额、付款方式、付款时间等内容，并附上采购合同副本、验收报告等相关证明材料。2.经财务部门审核通过的采购付款申请，提交至审批局领导审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购办公室与成交供应商签订。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目名称解释、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、售后服务、违约责任、争议解决方式等。（二）合同履行1.采购办公室和成交供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应及时向供应商提供必要的协助和支持，确保采购项目顺利实施。2.成交供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务，并承担相应的违约责任。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购办公室应与成交供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利和义务等条款，并经采购领导小组批准。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。2.在合同履行过程中，如出现法定或约定的终止情形，采购办公室应及时与成交供应商协商终止合同，并办理相关手续。（五）合同档案管理1.采购办公室负责采购合同档案的收集、整理、归档和保管。合同档案应包括采购合同正本、副本、合同变更协议、成交通知书、采购申请、采购文件、投标文件、验收报告、付款凭证等相关资料。2.合同档案应按照档案管理的有关规定进行分类、编号、装订，并妥善保管，以备查阅。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理有关采购活动的投诉举报。2.采购监督小组应定期对采购项目进行检查，重点检查采购项目的采购方式选择、采购文件编制、供应商资格审查、采购评审、合同签订与执行等环节是否符合规定要求。3.对于采购活动中发现的违规行为，采购监督小组应及时提出整改意见，并督促采购办公室进行整改。情节严重的，应追究相关人员的责任。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。审批局应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购项目的有关资料和情况。2.对于财政、审