审批局档案室制度

PAGE审批局档案室制度一、总则（一）目的为加强审批局档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审批局各部门及全体工作人员在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由档案室集中管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映审批工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管。4.高效利用原则：通过科学管理，提高档案的检索和利用效率，为审批工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理审批局各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，提高档案查询和利用效率。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.定期对档案进行鉴定，按照规定进行销毁处理。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并配合档案室做好相关工作。3.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管行为。4.积极配合档案室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.审批工作中形成的各类文件、材料、记录、报表等，包括请示、报告、批复、会议纪要、合同协议、审批文件等。2.与审批业务相关的声像资料，如照片、录音、录像等。3.电子文件，包括审批系统生成的电子文档、电子邮件等。4.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理分类，定期移交档案室。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理，并确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，采用“件”为单位进行装订、编目。2.业务档案根据审批业务的特点和流程，按照类别进行分类整理，建立相应的档案目录。3.声像档案按照内容、时间顺序进行整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并配以文字说明。4.电子档案按照存储载体和文件类别进行分类管理，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全存储和有效利用。四、档案保管（一）档案库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案的安全保管。3.档案库房应实行专人管理，无关人员不得擅自进入。（二）档案上架排列1.档案应按照分类方案进行上架排列，便于查找和管理。2.同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度依次排列，确保档案的系统性和连贯性。3.档案架应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于快速定位和查找。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值、法律凭证作用或涉及国家安全、重大利益的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括在较短时间内需要查考利用的文件材料。（四）档案安全管理1.严格遵守国家有关档案安全管理的法律法规，加强档案库房的安全防范措施。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全无损。4.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识和应急处理能力。五、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，须按照规定办理相关手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，须持单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、范围和期限，经审批局分管领导签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅、借阅登记工作。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。3.借阅档案应按时归还，如需延期使用，应办理续借手续。4.外单位查阅、借阅档案后，如需复制档案，应按照规定办理审批手续，并支付相应的复制费用。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。3.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报审批局分管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人等信息，保存期限为永久。七、档案信息化管理（一）电子档案管理1.建立电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用和安全管理。2.对电子文件进行实时归档，确保电子档案与纸质档案同步形成。3.采用先进的电子档案管理软件，建立电子档案数据库，实现电子档案的集中管理和高效利用。4.加强电子档案的安全保护，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。（二）档案数字化建设1.制定档案数字化工作计划，逐步推进档案数字化工作。2.按照国家有关档案数字化技术标准和规范，对纸质档案进行数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作。3.建立数字化档案资源库，实现档案信息的在线查询和利用。4.加强数字化档案的质量管理，确保数字化档案的准确性和完整性。八、档案统计与移交（一）档案统计1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应按照规定的统计报表格式和时间要求，及时准确地填报档案统计数据。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.审批局