学校合同拟定与审批制度

PAGE学校合同拟定与审批制度一、总则1.目的为加强学校合同管理，规范合同拟定与审批流程，防范合同风险，维护学校合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校与校内外各类主体签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、校企合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的拟定与审批必须遵守国家法律法规和相关政策，确保合同合法有效。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障学校与合作方的合法权益。风险防控原则：充分评估合同履行过程中的风险，采取有效措施加以防范和控制。职责明确原则：明确合同拟定、审批、执行等各环节的职责，确保工作有序开展。二、合同拟定1.合同承办部门学校各部门根据工作需要，作为合同承办部门负责具体合同的拟定工作。合同承办部门应指定专人作为合同承办人，负责合同的起草、谈判、签订等相关事宜。合同承办人应具备相应的专业知识和业务能力，熟悉合同相关法律法规和学校合同管理制度。2.合同内容要求主要条款：合同应具备当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。条款细化：合同条款应明确、具体、详细，避免模糊不清或歧义性表述。对于涉及学校重大利益、复杂事项或风险较高的合同，应根据实际情况进一步细化相关条款，如保密条款、知识产权归属条款、不可抗力条款等。合法性审查：合同内容不得违反法律法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和学校利益。合同承办部门应自行对合同内容进行合法性审查，确保合同合法合规。3.合同文本格式统一规范：学校应制定统一的合同文本格式，合同承办部门应按照格式要求拟定合同。合同文本应包括封面、目录（如有）、正文、附件等部分。编号管理：合同应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性，便于合同的识别、查询和管理。合同编号规则由学校统一制定。电子文档管理：合同签订后，合同承办部门应及时将合同电子文档提交至学校合同管理部门备案，并按照学校档案管理规定进行保存。三、合同审批1.审批流程承办部门初审：合同承办部门完成合同拟定后，应进行内部初审。初审内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及合同履行的可行性、风险评估等。初审通过后，合同承办部门负责人应在合同文本上签署初审意见并加盖部门公章。职能部门审核：根据合同性质和涉及业务范围，合同承办部门应将合同提交至相关职能部门进行审核。职能部门应重点审核合同涉及的专业内容、业务流程、政策法规遵守情况等。职能部门审核通过后，职能部门负责人应在合同文本上签署审核意见并加盖部门公章。财务部门审核：涉及资金收付的合同，合同承办部门应提交财务部门进行审核。财务部门应审核合同价款、支付方式、结算周期等财务条款的合理性和合规性，确保学校资金安全。财务部门审核通过后，财务部门负责人应在合同文本上签署审核意见并加盖部门公章。法务部门审查：重大合同或法律风险较高的合同，合同承办部门应提交法务部门进行审查。法务部门应从法律角度对合同条款进行全面审查，防范法律风险。法务部门审查通过后，法务部门负责人应在合同文本上签署审查意见并加盖部门公章。学校领导审批：根据学校规定和合同金额大小，合同需报学校领导审批。学校领导应综合考虑合同的整体情况，包括合同内容、风险评估、对学校发展的影响等因素，做出审批决定。学校领导审批通过后，应在合同文本上签署审批意见并加盖学校公章。2.审批期限各审核环节应在规定的期限内完成审核工作。一般情况下，初审期限为[X]个工作日，职能部门审核期限为[X]个工作日，财务部门审核期限为[X]个工作日，法务部门审查期限为[X]个工作日，学校领导审批期限为[X]个工作日。对于紧急合同，应根据实际情况加快审核流程，但不得违反法律法规和学校制度规定。3.审批意见反馈各审核部门和领导应认真履行审核职责，对合同提出明确的审核意见。审核意见应具体、详细，指出合同存在的问题及修改建议。合同承办部门应根据审核意见及时对合同进行修改完善，并将修改后的合同再次提交审核，直至审核通过。四、合同签订1.签订主体资格审核在签订合同前，合同承办部门应对合作方的主体资格进行审核。审核内容包括合作方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件，确保合作方具有合法的经营资格和履约能力。对于涉及重大项目或合作金额较大的合同，必要时可要求合作方提供信用证明、业绩证明等相关材料，进一步评估合作方的信用状况和履约能力。2.授权代表签署合同应由学校法定代表人或经法定代表人授权的代表签署。授权代表签署合同前，应取得法定代表人的书面授权委托书，并在授权范围内签署合同。授权委托书应明确授权事项、授权范围、授权期限等内容，并由学校法定代表人签字或盖章确认。3.合同盖章合同经学校领导审批通过后，由合同承办部门按照学校印章管理规定办理盖章手续。合同盖章应确保合同文本与审批通过的版本一致，不得擅自更改合同内容。合同盖章后应进行登记备案，记录合同名称、编号、签订日期、盖章日期、承办部门等信息，以便查询和管理。五、合同履行1.履行责任明确合同签订后，合同承办部门应负责组织合同的履行工作。合同承办人应按照合同约定，及时跟踪合同履行情况，确保合同双方全面履行各自的义务。涉及多个部门的合同，各相关部门应密切配合，共同推进合同履行工作。各部门应明确在合同履行过程中的职责和分工，确保合同履行工作顺利进行。2.履行情况跟踪合同承办人应定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。对于合同履行过程中的重大事项或变更情况，应及时向合同承办部门负责人报告，并按照学校相关规定进行处理。合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行的各个环节，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、款项收付情况、变更事项等信息，以便对合同履行情况进行全面跟踪和管理。3.合同变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，合同承办部门应及时与合作方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同拟定与审批制度的规定进行审批，确保变更协议合法有效。合同变更后，合同承办部门应及时调整合同履行台账，并通知相关部门和人员，确保合同履行工作的顺利进行。六、合同监督与检查1.监督检查职责学校合同管理部门负责对全校合同的拟定、审批、签订、履行等情况进行监督检查。合同管理部门应定期对合同管理工作进行总结分析，及时发现存在的问题，并提出改进措施和建议。各职能部门应按照职责分工，对本部门承办的合同履行情况进行监督检查，确保合同履行符合学校要求和合同约定。2.监督检查方式定期检查：合同管理部门定期对全校合同进行检查，检查内容包括合同管理制度执行情况、合同文本规范性、合同履行情况等。定期检查可采取全面检查或抽样检查的方式进行。专项检查：针对重大合同、复杂合同或合同履行过程中出现问题较多的合同，合同管理部门可组织专项检查，深入了解合同履行情况，分析存在的问题，并提出针对性的解决方案。日常监督：各职能部门在日常工作中应加强对本部门承办合同的监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。合同管理部门应通过信息化手段，对合同履行情况进行实时监控，及时掌握合同履行动态。3.问题处理与整改对于监督检查中发现的问题，合同管理部门应及时向相关部门和人员发出整改通知，要求限期整改。相关部门和人员应按照整改通知要求，认真落实整改措施，确保问题得到有效解决。合同管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按时完成。对于整改不力或拒不整改的部门和人员，学校将按照相关规定进行严肃处理。七、合同档案管理1.档案收集与整理合同签订后，合同承办部门应按照学校档案管理规定，及时将合同文本及相关资料收集整理，移交学校档案管理部门归档。合同相关资料包括合同审批文件、授权委托书、变更协议、往来函件、履行记录等。档案管理部门应按照档案分类标准，对合同档案进行分类整理，建立合同档案目录，便于查询和检索。2.档案保管与借阅合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案管理部门应按照档案保管期限要求，对合同档案进行分类存放，并采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施。因工作需要借阅合同档案的，借阅人应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅人应按照规定的期限归还档案，并不得擅自涂改、复印、转借合同档案。3.档案销毁合同档案保管