外包服务管理审批制度

PAGE外包服务管理审批制度一、总则（一）目的为规范公司外包服务管理，确保外包服务符合公司需求，保障服务质量，维护公司利益，特制定本审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外包服务项目，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等。（三）基本原则1.合法性原则：外包服务活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.合规性原则：严格按照公司规定的流程进行审批，确保外包服务的合规性。3.效益性原则：在保证服务质量的前提下，追求外包服务的成本效益最大化。4.风险可控原则：对外包服务过程中的风险进行识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。二、外包服务申请（一）申请部门职责1.负责提出外包服务需求，填写《外包服务申请表》。2.详细说明外包服务的内容、要求、预期目标、预算等信息。3.对拟选择的外包服务供应商进行初步调研和筛选。（二）申请表内容1.基本信息：包括申请部门、申请日期、外包服务项目名称等。2.服务内容描述：明确外包服务的具体工作范围和要求。3.预期目标：阐述外包服务预期达到的效果和指标。4.预算：列出外包服务的费用预算明细，包括服务费用、相关税费等。5.供应商初步情况：提供拟选择供应商的名称、简介、资质等信息。（三）申请流程1.申请部门填写《外包服务申请表》后，提交至本部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请表提交至公司外包服务管理部门。三、外包服务供应商选择与评估（一）供应商选择标准1.资质与信誉：具备合法经营资质，信誉良好，无不良记录。2.专业能力：拥有与外包服务项目相匹配的专业技术和人员团队。3.服务质量：有完善的服务质量控制体系，能够提供高质量的服务。4.价格合理性：报价符合市场行情，具有价格竞争力。5.服务经验：在相关领域有一定的服务经验，熟悉业务流程。（二）供应商评估流程1.外包服务管理部门收到申请表后，对拟选择的供应商进行详细评估。2.评估内容包括供应商的资质、信誉、专业能力、服务质量、价格等方面。3.通过实地考察、问卷调查、参考过往项目经验等方式收集评估信息。4.组织相关部门人员对供应商进行综合评估，形成评估报告。（三）评估报告内容1.供应商基本情况：包括供应商名称、地址、联系方式等。2.评估内容：对供应商的资质、信誉、专业能力、服务质量、价格等方面的评估结果。3.综合评价：根据评估结果，对供应商进行综合评价，提出是否适合承担外包服务项目的建议。4.附件：附上相关的证明材料，如供应商资质证书、业绩案例等。四、外包服务合同签订（一）合同起草1.外包服务管理部门根据评估报告，起草外包服务合同。2.合同内容应明确双方的权利和义务、服务内容、服务期限、服务费用、质量标准、违约责任等条款。3.确保合同条款符合法律法规和公司要求，避免潜在的法律风险。（二）合同审核1.合同起草完成后，提交至公司法律部门进行审核。2.法律部门重点审核合同条款的合法性、完整性和准确性，提出修改意见。3.外包服务管理部门根据法律部门的意见对合同进行修改完善。（三）合同签订1.合同审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。2.签订后的合同原件交至公司档案管理部门存档，同时将合同副本分发给相关部门。五、外包服务执行与监控（一）服务执行1.供应商按照合同约定组织实施外包服务项目，确保服务质量和进度。2.申请部门负责与供应商保持沟通协调，及时了解服务进展情况，解决服务过程中出现的问题。3.外包服务管理部门定期对服务执行情况进行检查和监督，确保服务按照合同要求进行。（二）服务监控1.建立外包服务监控指标体系，对服务质量、进度、成本等方面进行监控。2.定期收集供应商的服务报告，分析服务数据，评估服务效果。3.发现服务问题及时与供应商沟通，要求其采取措施进行整改，确保服务达到合同要求。（三）服务变更管理1.如因客观原因需要变更外包服务内容、要求、期限等，由申请部门提出变更申请，填写《外包服务变更申请表》。2.变更申请应详细说明变更的原因、内容、对服务质量和成本的影响等。3.外包服务管理部门对变更申请进行审核，组织相关部门人员进行评估，必要时征求供应商意见。4.经审核批准后的变更申请，由外包服务管理部门与供应商协商签订变更协议，并调整合同相关条款。六、外包服务验收（一）验收申请1.外包服务项目完成后，供应商向申请部门提交《外包服务验收申请报告》，申请验收。2.申请报告应包括服务完成情况、服务成果、自评估结论等内容。（二）验收流程及标准1.申请部门收到验收申请报告后，组织相关部门人员组成验收小组，按照合同约定的验收标准进行验收。2.验收内容包括服务质量、服务成果、服务期限、服务费用等方面。3.验收小组通过查阅资料、实地检查、测试等方式进行验收，形成验收报告。（三）验收报告内容1.验收基本情况：包括验收项目名称、验收日期、验收小组人员等。2.服务完成情况：描述外包服务项目的实际完成情况，与合同要求进行对比。3.服务成果评价：对服务成果的质量、效果等进行评价，是否符合合同约定。4.验收结论：根据验收情况，得出验收是否合格的结论。5.附件：附上相关的验收证明材料，如测试报告、用户反馈等。（四）验收结果处理1.如验收合格，申请部门应在验收报告上签字确认，并按照合同约定支付服务费用。2.如验收不合格，验收小组应明确指出问题所在，要求供应商限期整改。整改完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。3.因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，公司有权按照合同约定要求供应商承担违约责任。七、外包服务费用支付（一）费用支付申请1.供应商按照合同约定提交服务费用支付申请，附上相关的发票、服务报告等证明材料。2.申请部门对供应商的费用支付申请进行审核，确认服务内容和质量符合合同要求后，填写《外包服务费用支付申请表》。（二）申请表内容1.基本信息：包括申请部门、申请日期、外包服务项目名称、供应商名称等。2.费用明细：列出本次申请支付的服务费用明细，包括金额、计算依据等。3.审核意见：申请部门负责人签署审核意见，确认费用支付的合理性。（三）费用支付流程1.《外包服务费用支付申请表》提交至公司财务部门进行审核。2.财务部门重点审核费用的合法性、准确性和支付条件，核实相关证明材料。3.财务部门审核通过后，报公司领导审批。4.公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间向供应商支付服务费用。八、外包服务档案管理（一）档案内容1.外包服务项目相关的申请文件、评估报告、合同文本、变更协议、验收报告、费用支付凭证等资料。2.供应商的资质证明、业绩案例、服务报告等信息。（二）档案整理与归档1.外包服务管理部门负责对项目档案进行整理和归档，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照档案管理的要求，对档案进行分类、编号、装订，建立电子和纸质档案。3.定期对档案进行检查和维护，防止档案丢失或损坏。（三）档案查阅与使用1.公司内部人员因工作需要查阅外包服务档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应做好查阅登记工