印章使用审批登记制度

PAGE印章使用审批登记制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及公司全资、控股子公司在经营管理活动中涉及的各类印章的使用审批登记管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：由法定代表人持有，用于特定的、经法定代表人授权的业务活动。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等具有法律约束力的文件。5.部门印章：各部门根据工作需要设立的，用于部门内部业务往来及相关文件、资料的盖章确认。6.其他专用章：如发票专用章、报关专用章等，用于特定业务领域的专用印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均由行政部门统一负责办理。因业务需要新增印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报总经理批准。2.行政部门凭总经理批准的《印章刻制申请表》，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时将印章实物、印模等资料留存归档。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、规格、使用范围等内容，并附印模。经总经理批准后，方可启用。2.行政部门负责组织新印章启用仪式，通知相关部门和人员，并将新印章启用信息在公司内部进行公告。同时，应及时更新公司印章管理台账，记录印章启用时间、保管人等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.各类印章应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.印章保管人不得擅自将印章交予他人代管或使用，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。（二）保管职责1.公司公章：由总经理办公室指定专人保管，保管人应严格按照本制度规定的审批流程使用公章，并做好使用登记工作。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权的专人保管，保管人应根据法定代表人的指示使用印章，并做好相关记录。3.财务专用章：由财务部指定专人保管，保管人应严格按照财务制度和审批流程使用财务专用章，确保资金收付安全。4.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管，保管人应根据合同审批结果使用合同专用章，对合同签订过程进行严格监督。5.部门印章：由各部门负责人指定专人保管，保管人应在部门内部按照规定使用印章，并定期向部门负责人汇报印章使用情况。6.其他专用章：由相关业务部门指定专人保管，保管人应按照专用章的使用范围和审批流程进行使用和管理。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章存放环境安全、整洁、干燥。2.印章保管人应妥善保管印章存放场所的钥匙，不得随意转借他人。如因工作需要临时外出，应将印章委托给其他经授权的人员代管，并办理交接手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用（一）使用原则1.印章使用必须严格遵循审批登记制度，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用印章。2.印章使用应基于真实、合法、有效的业务活动，确保印章使用的目的与公司利益相符。3.印章使用应严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得超越权限使用印章。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并加盖部门公章或签字确认。2.审核：申请表经部门负责人审核签字后，根据用印事项的性质和金额大小，分别报分管领导、总经理审批。重大事项用印需经公司领导班子集体研究决定。3.登记：印章保管人在收到经批准的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，并在《印章使用登记簿》上进行详细登记，记录用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称、份数、批准人等信息。4.用印：印章保管人在用印时，应仔细检查用印文件内容是否符合审批要求，确认无误后，方可在规定位置加盖印章。加盖印章应端正、清晰，不得模糊、歪斜或遗漏。5.归档：用印完成后，印章保管人应将《印章使用申请表》、用印文件等资料整理归档，并妥善保管。（三）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、出具介绍信、报送重要文件、办理工商登记、税务登记、银行开户等重大事项。2.法定代表人章：用于经法定代表人授权的特定业务活动，如签署授权委托书、办理个人相关业务等。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、开具发票、银行结算等财务业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等具有法律约束力的文件。5.部门印章：用于部门内部业务往来及相关文件、资料的盖章确认，如部门内部通知、报告、报表等。6.其他专用章：按照各自的使用范围，用于特定业务领域的相关文件、资料的盖章确认。（四）特殊情况用印1.因紧急情况无法事先履行审批手续的，用印部门或个人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批登记手续。2.异地用印时，用印部门或个人应通过传真、电子邮件等方式将经审批的《印章使用申请表》及用印文件发送给印章保管人，印章保管人在核对无误后，方可远程用印，并做好相关记录。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用印章名称、规格等信息，并经总经理批准。2.行政部门负责通知相关部门和人员印章停用事宜，并收回停用印章。印章保管人应在《印章使用登记簿》上注明印章停用日期，并将停用印章妥善保管。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、规格、停用原因等信息，并附印章实物。经总经理批准后，方可进行销毁。2.印章销毁应采取适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应由行政部门、审计部门等相关人员共同监督，并在《印章销毁记录》上签字确认。3.印章销毁后，行政部门应及时更新公司印章管理台账，注销印章信息，并将印章销毁相关资料留存归档。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责定期对印章使用情况进行审计检查，重点检查印章使用是否符合审批登记制度、是否存在违规用印行为等。2.行政部门应定期对印章保管情况进行检查，确保印章存放安全、保管人员履职尽责。如发现问题，应及时督促整改，并向上级领导报告。用户反馈与投诉处理1.公司设立印章使用监督举报电话和邮箱，接受员工和外部相关方对印章使用违规行为的举报和投诉。2.对于收到的举报和投诉，行政部门应及时进行调查核实，并根据调查结果采取相应的处理措施。如发现违规行为，应严肃追究相关人员的责任，并将处理结果及时反馈给举报人或投诉人。七、责任追究（一）违规责任界定1.未经批准擅自使用印章的，由印章保管人承担主要责任，用印部门负责人承担连带责任。2.超越权限使用印章的，由批准人承担主要责任，用印部门负责人和印章保管人承担连带责任。3.因保管不善导致印章遗失、被盗用的，由印章保管人承担全部责任。4.在印章使用过程中，故意隐瞒事实、弄虚作假的，由相关责任人承担全部责任。（二）责任追究方式1.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职