XX橡塑模具有限公司技术开发部文员岗位说明书

——XX橡塑模具有限公司技术开发部文员岗位说明书一、岗位基本信息1.岗位名称：文员2.所属部门：技术开发部3.直接上级：技术开发部部长4.下级岗位：无5.岗位定位：在技术开发部部长直接领导下，承担部门行政事务、文书处理、资料管理、接待服务等核心工作，落实6S管理要求，协助部长统筹部门日常行政事宜，为主管领导提供辅助支撑，是技术开发部行政保障的核心岗位，确保部门行政工作有序运转、衔接顺畅。二、核心工作职责1.接待服务工作：搞好部门来人来客（客户、合作单位、行业同仁等）的接待工作，热情周到、礼仪规范，做好接待登记、引导沟通，及时对接相关技术人员，妥善安排接待事宜，维护部门及公司良好形象。2.文书与办公事务处理：做好部门各类文件的打字、排版、校对工作，规范完成复印、传真的收发、登记及归档，确保文书处理准确、及时、规范；严格按照公文处理常规要求，落实文件流转流程，杜绝遗漏、错发。3.文件资料管理：负责部门各种文件、技术资料、档案的整理、分类、保管、归档及查阅管理工作，严格落实档案管理及商业秘密保护相关规定，建立完善的资料台账，确保资料完整、有序，便于查阅且严防泄露。4.办公用品管控：做好部门办公用品的采购申请、保管、发放及台账登记工作，合理管控办公用品消耗，杜绝浪费；定期盘点库存，及时补充短缺用品，确保部门办公需求得到保障，同时做好办公用品使用监督。5.会务保障工作：负责部门各类会议（项目总结会、技术研讨会等）的准备工作，包括会场布置、会议资料打印分发、设备调试等；准确做好会议记录，会后及时整理会议纪要，分发至相关人员，跟踪会议决议落实情况并反馈给部长。6.辅助决策支撑：主动了解部门工作动态，收集相关信息，结合行政工作实际，为主管领导（部长）提供合理的工作建议和意见，辅助领导开展部门行政管理、工作统筹等决策工作，提升部门行政工作效率。7.办公设备6S管理：严格落实6S管理标准，做好办公室电脑、打印机、复印机、档案柜等各类办公设备、档案设备的整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全工作，定期检查设备运行状况，及时联系维修，确保设备正常使用。8.临时工作落实：服从技术开发部部长安排，按时、高效完成领导临时交付的各项工作任务，确保各项行政工作闭环落实，不影响部门整体工作推进。三、岗位权责范围（一）核心权限1.办公物资管理权：拥有本部门所属办公用品、办公设备、设施的日常管理权，负责物资保管、发放、维护及使用监督，确保办公物资合理利用、设备正常运转。2.工作改进建议权：有权对本职工作所涉及范围内的行政流程、办公效率、物资管理等相关改进事项提出合理建议，报部长审核后推进落实，助力优化部门行政工作。（二）主要职责1.档案资料责任：对部门相关技术档案、文件资料建立不完整、填写有错误，或未按规定归档的，承担相应直接责任；严格落实档案管理要求，规范档案建立流程。2.资料保密责任：对部门技术资料、文件出现丢失、损毁，或发生泄露公司商业秘密、技术信息的情况，承担相应主要责任；严格执行保密规定，规范资料查阅、借阅流程。3.过失违规责任：对工作中出现的过失、失职及违反公司规章制度、岗位要求的行为负责，承担相应行政责任；若因自身失误给公司造成经济损失或不良影响，承担相应经济责任。4.行政保障责任：对办公用品发放混乱、办公设备维护不及时、会议保障不到位等影响部门正常办公的情况，承担相应责任，及时整改优化。四、任职资格1.教育背景：计算机、文秘相关专业大专及以上学历，具备基础的文书处理、档案管理知识，有机械基础知识者优先，能更好衔接技术开发部相关资料管理工作。2.培训经历：参加过公司或专业培训机构组织的文书档案管理、公文处理、办公礼仪等相关培训，熟悉档案管理规范及公文处理标准，掌握基础的保密工作要求。3.工作经历：具有一年以上大中型企业文秘相关工作经验，熟悉企业行政办公流程，有技术类部门文秘工作经验者优先，能快速适应技术开发部行政保障工作需求。4.技能要求：（1）具备较强的文字处理能力及语言表达能力，能熟练完成文件打字、校对、排版，准确传达工作信息，高效开展沟通对接。（2）熟悉公文处理常规要求和标准，掌握公文流转、归档流程，能规范处理部门各类公文、函件。（3）具备一定的调查研究、分析判断能力，能收集整理相关信息，提出合理工作建议，辅助领导开展决策工作。（4）具备较强的信息收集、资料整理及组织协调能力，能高效完成资料归档、会务保障及跨岗位协调工作。（5）具备起草部门规章制度草案的能力，能结合部门实际，协助部长完善行政相关规章制度。（6）能熟练操作办公自动化设备（电脑、打印机、复印机、传真机等），熟练使用常用办公软件（Word、Excel、PowerPoint等），高效完成办公事务。（7）为人细心、责任心强，工作严谨有条理，具备良好的职业素养和保密意识，服从工作安排，能高效完成各项行政工作。