第3章 使用WPS文字处理文档

第3章使用WPS文字处理文档目录ContentsWPS文字简介WPS文档的排版在WPS文档中插入表格图文混排3.13.23.33.4长文档的编辑3.5邮件合并3.6WPS

Office是由金山软件股份有限公司自主研发的一款国产办公软件,其中WPS文字是使用最广泛的文字处理软件之一,具有文字录入、编辑和排版等多个功能,支持.doc,.docx,.dot,.wps等多种文件格式。WPS文字简介3.1WPS文字简介3.13.1.1

WPS文字简介WPS文字是一款功能强大的文档处理软件,它不仅提供了一整套的编写工具,还具有易于使用的用户界面,常用于制作和编辑各种文档。其主要功能如下:(1)创建具有专业水准的文档。WPS文字的模板库和官方网站提供了新闻稿、年度报告、简历、求职信、报表设计、新年贺卡等各种模板。(2)制作各种美观大方的办公文档。WPS文字可以用于根据需要灵活地对文档中的字符、段落或页面格式进行单独设置,还可以在文档中插入图片、文本框和艺术字等对象,制作出图文并茂的各类文档。WPS文字简介3.13.1.1

WPS文字简介(3)文档管理功能。WPS文字有丰富的审阅、批注和比较功能,有助于快速收集和管理来自其他人的反馈信息。高级的数据集成可确保文档与重要的业务信息源保持连接。(4)网页制作功能。使用WPS文字可直接链接到博客网站,创建包含图像、表格和高级文本格式设置功能的博客。(5)邮件合并功能。邮件合并是指将两个或两个以上的文档记录合并在一起,从而制作或打印出多篇不同的文档。使用WPS文字的“邮件合并”功能可以创建大量的套用信函,也可以完成其他类型的文档合并。WPS文字简介3.13.1.2WPS文字的工作界面WPS文字的工作界面如图3-1-1所示。WPS文字简介3.13.1.2WPS文字的工作界面(1)标题栏。标题栏位于窗口的最顶端,主要用于显示当前编辑文档的文件名和控制按钮(最小化、最大化/向下还原、关闭)。(2)快速访问工具栏。快速访问工具栏位于菜单栏的左侧,其默认有“保存”“撤销”和“恢复”3个按钮,单击其右侧的下三角按钮,弹出“自定义快速访问工具栏”下拉列表,在其中选择相应的选项,即可设置快速访问工具栏中的工具。(3)菜单栏。菜单栏位于快速访问工具栏右侧,单击某个菜单可切换到对应的工具栏。(4)工具栏。工具栏位于菜单栏下,包含多个命令按钮。(5)文档编辑区。文档编辑区位于窗口的中央,用于文档的显示和编辑。在文档编辑区中,如果输入的文档内容超过一页,则会自动出现垂直滚动条和水平滚动条,如果在编辑文档的过程中想知道编辑区的大小,则可选中“视图”菜单中的“标尺”复选框。WPS文字简介3.13.1.2WPS文字的工作界面(6)状态栏。状态栏位于窗口的最底端左侧,用于显示编辑文档时光标所在的页码、整个文档的页数和字数、使用的语言等信息。(7)视图切换区。视图切换区位于窗口最底端的右侧,可用于文档视图的切换。WPS文字的视图模式有5种,包括阅读视图、页面视图、Web版式视图、大纲视图和草稿视图。这5种视图模式可在“视图”菜单中设置。在视图切换区中只显示阅读视图、页面视图和Web版式视图按钮。①阅读视图。阅读视图是阅读文档的最佳视图,在该视图模式下不能编辑文档,只能浏览文档。利用左、右侧的按钮可轻松实现前、后翻页。阅读视图是一种特殊的查看模式,使在屏幕上阅读扫描文档更为方便。阅读视图激活后,将显示当前文档并隐藏大多数屏幕元素,包括功能区等。图3-1-2所示为阅读视图模式。WPS文字简介3.13.1.2WPS文字的工作界面②页面视图。页面视图是WPS默认的视图模式,在该视图模式下可进行文档的编辑,并且文档的字符、段落格式、图文的排列方式、页面设置、显示效果与打印效果相同,方便用户及时了解打印的效果。在该视图模式下,既可显示标尺,又可看到分页效果。页面视图用于显示文档所有内容在整个页面的分布状况和整个文档在每一页上的位置,并可对其进行编辑操作。图3-1-3所示为页面视图模式。WPS文字简介3.13.1.2WPS文字的工作界面③Web版式视图。在Web版式视图模式下可进行文档编辑,编辑的文档形式可直接发布在Internet网站上。在该视图模式下可设置标尺,但不显示分页效果。Web版式视图专为浏览和编辑Web网页而设计,它能够模仿Web浏览器来显示文档。图3-1-4所示为Web版式视图模式。WPS文字简介3.13.1.2WPS文字的工作界面④大纲视图。大纲视图用于显示文档的层次结构,便于设置文档的层级。图3-1-5所示为大纲视图模式。WPS文字简介3.13.1.2WPS文字的工作界面(8)显示比例设置区。显示比例设置区位于窗口最底端的右侧,用于设置当前编辑文档的显示比例。单击“+”按钮,可以增大显示比例;单击“-”按钮,可以缩小显示比例;在百分比数据右侧单击下拉按钮,在弹出的列表中可以选择百分比,如图3-1-6所示。WPS文字简介3.13.1.3文档的基本操作1.创建新文档文档的制作、编辑从创建新文档开始。一般来说,有以下3种创建新文档的方法。(1)使用快捷菜单创建空白文档。在桌面空白处右击,在弹出的快捷菜单中选择“新建”命令,在子菜单中选择“DOC文档”或“DOCX文档”命令,如图3-1-7所示,即可新建一个空白WPS文档。新建WPS文字文档后,可以对该文档重命名。双击该文档,可以启动WPS,并在WPS中打开该文档。WPS文字简介3.11.创建新文档(2)在已打开的WPS文档中创建空白文档。在已打开的WPS文档中执行“文件”→“新建”命令,然后选择“新建文字”选项,在打开的页面中单击“空白文档”图标按钮,即可创建一个新的空白文档,如图3-1-8所示。WPS文字简介3.11.创建新文档(3)使用模板建立文档。WPS除了有空白文档模板之外,还内置了新闻稿、书法字帖等多种模板。利用这些模板,可以创建具有一定专业格式的文档。注意:通过模板创建的文档含有预先设置好的内容,用户能快速实现文档的制作。除了使用WPS内置的一些模板外,用户还可以通过网络下载更多模板。WPS文字简介3.12.打开已存在的文档编辑或查看一个已经存在的文档,必须首先打开它。打开文档可选用以下两种方法。(1)打开最近使用的文件。启动WPS,执行“文件”→“文档”→“最近”命令,在打开的界面中会显示最近使用过的多个文档及位置,或者单击“文件”菜单,在弹出的“最近使用”列表中用户可以根据需要选择文档或文件位置打开相应的文档。(2)打开以前的文件。如果在“最近”面板的列表中没有找到想要打开的WPS文档,则单击“文件”按钮,选择“打开”命令,在弹出的“打开”对话框中可以选择任何WPS文档,选择后单击“打开”按钮。WPS文字简介3.13.输入文本在WPS中打开文档后,文档中至少存在一个段落标记。将光标定位到段落标记前,通过键盘可以向文档中输入文字。按Enter键可以插入一个段落标记,重新开始一个段落。输入文本时应注意以下事项。(1)对齐文本时不要用空格键,应该使用制表符、缩进等方式。(2)当输入至行尾时,无须按Enter键,系统会自动换行。输入至段落末尾时,按Enter键产生一个硬回车,表示段落结束。如果需要换行但不换段,可以按Shift+Enter组合键产生一个软回车。WPS文字简介3.13.输入文本(3)如果需要强制换页,则可切换到“插入”菜单,单击“分页”按钮,或切换到“布局”菜单,单击“分隔符”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“分页符”选项。(4)在输入的文本中间插入内容时,应将当前状态设置为“插入”。(5)插入空行:在“插入”状态下,将光标移到需要插入空行的位置,按Enter键,如果要在文档的开始插入空行,则将光标定位到文首,按Enter键。(6)删除空行:将光标移到空行处,按Delete键。WPS文字简介3.14.文档的保存和保护(1)文档的保存。在WPS中所做的各种编辑工作都是在内存工作区中进行的,如果不执行存盘操作,一旦切断电源或者发生其他故障,如意外断电、程序异常终止、死机等,可能导致文档的损坏或丢失(这里的工作包括输入文字、插入图片、修改对象格式等)。为了保护既有的劳动成果,应及时将当前只是存在内存中的文档保存为磁盘文件。在WPS中还可以直接将文档保存为PDF、XML等多种文件类型。WPS文字简介3.14.文档的保存和保护保存文档的方法如下:①单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮或执行“文件”→“保存”命令。若是第一次

保存，由于WPS不知道该文档的名称和存储位置，将弹出“另存为”对话框，用户可设置文件名和存储位置。②对于已经保存过的文件,单击“保存”按钮,系统默认按原来的文件名保存在原来的存储位置。WPS文字简介3.14.文档的保存和保护保存文档的方法如下:若需保存文件副本或改变存储位置,可执行“文件”→“另存为”命令,在弹出的“另存为”对话框中设置文件名和存储位置。对于一些包含机密内容的文档,可以在“另存为”对话框中单击“工具”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“常规选项”选项,弹出“常规选项”对话框,输入打开权限密码和修改权限密码。WPS文字简介3.14.文档的保存和保护(2)文档的保护。文档编辑完成后,可以通过标记为最终状态、用密码进行加密等方法对文档设置保护,以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。①在“另存为”对话框中选择存储位置,设置文件名,单击“加密”链接,在弹出的对话框中设置打开密码和修改密码,如图3-1-9和图3-1-10所示。WPS文字简介3.14.文档的保存和保护②打开另存的文档,单击“文件”按钮,在打开的列表中选择“文档加密”命令,在级联菜单中选择“密码加密”选项,如图3-1-11所示。WPS文字简介3.14.文档的保存和保护③弹出“密码加密”对话框,在“打开文件密码”和“再次输入密码”文本框中输入密码,单击“应用”按钮,如图3-1-12所示。WPS文字简介3.13.1.4文档的编辑1.修改文本默认情况下,在文档中输入文本时处于“插入”状态。在这种状态下,输入的文字出现在光标所在位置,而该位置原有字符将依次向后移动。还有一种状态为“改写”,在这种状态下,输入的文字会依次替代光标所在位置的字符,可实现文档的修改。改写状态的优点是即时覆盖无用的文字,节省文本空间,对于一些格式已经固定的文档,使用改写状态不会破坏已有格式,修改效率较高。“插入”与“改写”状态的切换可以通过按Insert键实现。WPS文字简介3.12.选中文本对文档中的对象进行编辑时,一般要先选中它。对于文字,常用的选中方式是鼠标拖动,通常是从起始位置开始按住鼠标左键,然后拖动到结束位置。在WPS中还有一些特殊的文本选中方法,有时可以帮助用户更快地选中文本,具体如下(1)选中单行文本:在某行左侧的文本选择区单击,即可选中整行,按住鼠标左键上下拖动可选中多行文本。(2)选中段落:在段落左侧的文本选择区双击,或者在段落中连续单击三次即可选中整段文本。(3)选中某句:按住Ctrl键的同时单击某句中的文字,即可选中该句文本。(4)选中词语:双击某词语即可选中该词语。WPS文字简介3.12.选中文本(5)选中大块文本:如果要选中的文本较长,可以先在起始位置单击,然后拖动滚动条显示结束位置,按住Shift键单击结束位置即可选中两次定位之间的所有文本。(6)选中矩形文本块:先在起始位置单击,然后按住Alt键向下拖动鼠标,即可选中矩形文本块。(7)选中整篇文档:在文本选择区连续单击三次,或按Ctrl+A组合键,即可选中整篇文档。(8)选中格式相同的文本:选中要设置格式的第一个文本,切换到“开始”菜单,单击“选择”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“选定所有格式类似的文本”选项。除了可以使用鼠标选中文本外,还可以利用键盘选中文本,主要是通过Shift键、Ctrl键和方向键来实现。常用的快捷键及其功能见表3-1-1。WPS文字简介3.13.复制文本在文本编辑过程中,复制也是常用功能之一。复制文本既可以使用鼠标操作,也可以用键盘来操作。复制的方法有以下几种:(1)使用鼠标拖动。①选中要复制的文本。②按住Ctrl键,同时按住鼠标左键不放,鼠标箭头指针右下角出现“+”符号。③拖动鼠标到目的位置后释放鼠标左键,所选内容即被复制到指定的位置。(2)使用快捷方式。①选中需要复制的文本。②按Ctrl+C组合键。③将光标定位到目标位置。④按Ctrl+V组合键,即可将指定内容移动到目标位置。WPS文字简介3.13.复制文本(3)使用剪贴板。①复制文字:先选中文本,然后切换到“开始”菜单,单击“复制”按钮,或者在选中的文本上右击,在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令,完成复制操作。②剪切文字:先选中文本,然后切换到“开始”菜单,单击“剪切”按钮,或者在选中的文本上右击,在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令,完成剪切操作。③粘贴文字:粘贴操作用于将剪贴板上的内容插入文档中。复制或剪切文本后,将光标定位到目标位置,然后切换到“开始”菜单,单击“粘贴”按钮,或者在目标位置右击,在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令,完成粘贴操作。常用的粘贴方式有以下3种:a.保留源格式:使目标位置文本的格式与原位置文本的格式相同。b.匹配当前格式:使目标位置文本的格式采用当前目标位置的文本格式。c.只保留文本:在目标位置上放置无格式的文本。WPS文字简介3.14.移动文本移动文本即剪切文本,在文本编辑过程中,为了重新组织文档结构,经常需要将某些文本从一个位置移动到另一个位置。既可以在当前页内移动文本,也可以从某一页移动到另一页,甚至可以将文本从一个文档移动到另一个文档。移动文本可以使用鼠标进行,也可以使用键盘进行。(1)用鼠标移动文本。用鼠标移动文本是最常用的操作方法,适用于移动距离较小的情况,操作步骤如下:①选中要移动的文本。②将鼠标指针移到被选中的文本上。③按住鼠标左键不放并拖动鼠标,将选中的内容移到目标位置后释放鼠标左键,此时选中的内容即被移动到指定位置。WPS文字简介3.14.移动文本(2)使用剪贴板移动文本。剪贴板是一个公用临时存储区,所有剪切或复制的项目都将自动置于剪贴板中,它可实现程序间的信息交换。切换到“开始”菜单,单击“复制”按钮右下角的对话框启动器按钮,打开剪贴板任务窗格,从中选择粘贴的对象,将其粘贴到当前文档中。从剪贴板任务窗格中粘贴不会影响队列本身,若要将某个项目从剪贴板移除,可右击该项目并在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。注意:剪贴板上的内容会一直保持到用户关闭计算机上所有运行的WPS程序为止。WPS文字简介3.14.移动文本①选中要移动的文本。②切换到“开始”菜单,单击“剪切”按钮或按Ctrl+X组合键。③将光标定位到目标位置。④切换到“开始”菜单,单击“粘贴”按钮或按Ctrl+V组合键,即可将指定内容移动到目标位置。WPS文字简介3.15.删除文本删除文本可先选中要删除的内容,然后进行以下键盘操作。(1)按Delete键:删除光标右侧的一个字符。(2)按Backspace键:删除光标左侧的一个字符。(3)按Ctrl+Backspace组合键:删除光标左侧的一个词语。(4)按Ctrl+Delete组合键:删除光标右侧的一句话或一个英文单词。WPS文字简介3.16.撤销、恢复和重复操作在文档编辑的过程中难免会出现误操作。例如,在删除某些内容时可能出现操作不当而删除了一些不该删除的内容。此时,可以利用WPS提供的撤销功能,来取消上次的删除操作,恢复文本内容。撤销最近的一次误操作可以直接单击“快速访问工具栏”中的“撤销键入”按钮或按Ctrl+Z组合键来恢复操作前的文本。撤销多次误操作则需要单击“撤销键入”按钮旁的下三角按钮,查看最近进行的可撤销操作列表,选择要撤销的操作。“恢复键入”按钮功能用于恢复被撤销的操作,其操作方法与撤销操作类似。用户执行一次撤销操作后,“快速访问工具栏”中原来“撤销键入”按钮旁边就会出现“恢复键入”按钮,用户可以单击此按钮或按Ctrl+Y组合键进行恢复操作。WPS文字简介3.16.撤销、恢复和重复操作注意:①撤销功能可以用于保留最近执行的操作记录,但不能有选择地撤销不连续的操作。②“恢复键入”按钮只有在“撤销键入”按钮被使用后才会出现,正常情况下呈现的状态是“重复键入”按钮,其功能是对之前输入的内容进行重复输入,这两个功能按钮被放在“快速访问工具栏”中。表3-1-2为一些常用的快捷键及其对应的功能。WPS文字简介3.13.1.5查找和替换用户可以使用“查找”功能在文档中查找特定的文本(甚至是带特定格式的特定文本),避免了人工查找的烦琐,使用“替换”功能可以将文档中特定的文本替换为其他文本。单击“开始”菜单中的“查找替换”下拉按钮,在弹出的列表中选择“查找”选项,弹出“查找和替换”对话框,在“查找内容”文本框中输入要查找的内容,如图3-1-13所示。单击“查找下一处”按钮,就会找到该内容,并以灰色背景显示出来。WPS文字简介3.13.1.5查找和替换对于大批量需要替换的文本,可以使用“替换”功能进行处理。单击“开始”菜单下的“查找和替换”下拉按钮,选择“替换”选项,弹出“查找和替换”对话框,切换到“替换”选项卡,在“查找内容”下拉列表文本框中输入要被替换的内容,在“替换为”下拉列表文本框中输入替换的内容,单击“全部替换”按钮,如图3-1-14所示,即可完成文本的替换。WPS文字简介3.13.1.5查找和替换WPS除了可以用于查找和替换文字外,还可以用于查找和替换格式、段落标记和分页符等特殊符号。若只搜索文字,而不考虑特定的格式,则在“查找内容”下拉列表文本框中输入文字;若要搜索有特定格式的文字,输入文字后再单击“更多”按钮,在展开的“搜索选项”中选择查找要求,并设置所需的“格式”和“特殊格式”。同样利用替换功能也可以方便地替换指定的格式、特殊字符等。例如,将素材文档段落(见图3-1-15)中“人工智能”的格式替换为“黑体、加粗”。WPS文字简介3.13.1.5查找和替换(1)选中段落,切换到“开始”菜单,单击“查找和替换”按钮,在弹出的下拉列表中选择“替换”,选项在弹出的“查找和替换”对话框中切换到“替换”选项卡,在“查找内容”和“替换为”文本框中输入“人工智能”,单击“格式”按钮,在弹出的下拉列表中选择“字体”选项,然后在打开的“替换字体”对话框中设置字体为“黑体”,字形为“加粗”,单击“确定”按钮,如图3-1-16所示。WPS文字简介3.13.1.5查找和替换(2)返回“查找与替换”对话框,单击“全部替换”按钮,在弹出的对话框中单击“是”按钮,Word将替换文档中所有要替换的字符,单击“确定”按钮,再关闭“查找和替换”对话框。替换后的文档效果如图3-1-17所示。WPS文档的排版3.2WPS文档的排版3.23.2.1设置字体字符格式化用于设置文本的外观,可供设置的内容非常丰富,主要内容包括字体、字号、加粗、倾斜、下划线、删除线、上标、下标、文本效果和排版、字体颜色、字符底纹、字符边框、更改大小字、文本突出显示颜色、着重点、字符缩放等。对字符格式的设置主要有以下3种方法:(1)“开始”菜单中提供了常用的文本格式设置命令,可完成一般的格式设置,如图3-2-1所示。要设置文本格式,首先选中文本,再使用相应的命令。WPS文档的排版3.23.2.1设置字体(2)在“开始”菜单中单击“字体”组中的对话框启动器按钮,弹出“字体”对话框,如图3-2-2(a)所示,在“字体”对话框中切换到“字符间距”选项卡,可以设置字符间距,如缩放、间距、位置,如图3-2-2(b)所示。WPS文档的排版3.23.2.1设置字体WPS文档的排版3.23.2.1设置字体(3)选中文字并右击,在弹出的快捷菜单中选择“字体”命令,如图3-2-3所示,弹出“字体”对话框。WPS文档的排版3.23.2.2设置段落段落格式化用于设置段落的外观,可供设置的内容非常丰富,主要内容包括段落中文本的对齐方式(左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐)、段前间距(设置段与上一段的距离)、段后间距(设置段与下一段的距离)、行距(设置段中行与行间的距离)、段落底纹、段落边框、项目符号、项目编号、段落缩进等。WPS文档的排版3.21.设置对齐方式(1)各种对齐方式的特点。①两端对齐:使文本按左、右边距对齐,并自动调整每一行的空格。默认的对齐格式为两端对齐。②左对齐:使文本向左对齐。③居中:段落各行居中,一般用于标题或表格中的内容。④右对齐:使文本向右对齐。⑤分散对齐:使文本按左、右边距在一行中均匀分布。WPS文档的排版3.21.设置对齐方式(2)设置对齐方式的操作方法。方法一:选中需要设置对齐方式的段落右击,在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令,弹出“段落”对话框,默认打开“缩进和间距”选项卡,在“常规”选项组的“对齐方式”下拉列表框中选择用户所需的对齐方式,单击“确定”按钮,如图3-2-4所示。方法二:选中需要设置对齐方式的段落,在“开始”菜单中单击相应的对齐方式按钮,如图3-2-5所示。WPS文档的排版3.22.设置缩进方式(1)缩进方式的概念。段落缩进是指段落文字的边界相对于左、右的页边距。段落缩进有以下4种格式。①左缩进:段落左侧边界与左页边距之间的距离。②右缩进:段落右侧边界与右页边距之间的距离。③首行缩进:段落首行第一个字符与左侧边界之间的距离。④悬挂缩进:段落中除首行以外的其他各行与左侧边界之间的距离。WPS文档的排版3.22.设置缩进方式(2)设置缩进方式的方法。①通过标尺进行缩进。选中需要设置缩进方式的段落后,拖动水平标尺(横排文本时)或垂直标尺(纵排文本时)上的相应滑块到合适的位置;在拖动滑块的过程中,如果按住Alt键,可同时看到拖动的数值。在水平标尺上有3个缩进标记(其中悬挂缩进和左缩进为一个缩进标记),但可进行4种缩进设置,即悬挂缩进、首行缩进、左缩进和右缩进,如图3-2-6所示。用鼠标拖动首行缩进标记,可以控制段落的第一行第一个字的起始位置;用鼠标拖动左缩进标记,可以控制除段落第一行以外其他行的起始位置;用鼠标拖动右缩进标记,可以控制右缩进的位置。WPS文档的排版3.22.设置缩进方式②通过“段落”对话框进行缩进。选中需要设置缩进方式的段落,打开“段落”对话框,在“缩进和间距”选项卡的“缩进”选项组中设置相关的缩进值(见图3-2-7),单击“确定”按钮。WPS文档的排版3.22.设置缩进方式选中需要设置缩进方式的段落后,通过单击“减少缩进量”按钮或“增加缩进量”按钮进行缩进操作。注意:①“段落”对话框中可供使用的距离单位有多种,如“字符”“磅”“行”“厘米”等。若要切换单位,可直接修改。例如,要将“字符”切换为“厘米”,可在设置框中将“字符”修改为“厘米”。②对于中文文本,由于书写习惯的原因,常将“特殊格式”设置为“首行缩进2字符”。③对段落格式的设置,也可不选中段落,将对光标所在的段落进行设置。WPS文档的排版3.23.设置段落间距段落间距是指当前段落与相邻两个段落之间的距离,即段前间距和段后间距。在某些情况下,为了满足排版的需要,会对段落之间的距离进行调整。可以通过以下2种方法来调整段落间距。(1)在“开始”菜单中单击“段落”组中的对话框启动器按钮,弹出“段落”对话框,如图3-2-8所示,在“缩进和间距”选项卡中的“间距”选项组中通过“段前”和“段后”微调框来精确设置段落的间距。WPS文档的排版3.23.设置段落间距(2)在“开始”菜单中单击“行距”下拉按钮,在弹出的列表中选择也可以设置段落的间距,如图3-2-9所示。WPS文档的排版3.24.设置行距行距是指段落中行与行之间的距离。单击“开始”菜单中的“行距”下拉按钮,可以直接设置行距(即1.0、1.5、2.0、2.5、3.0),也可以选择“其他”命令,弹出“段落”对话框,在“缩进和间距”选项卡的“间距”选项组中单击“行距”下拉按钮,在“行距”下拉列表框中可以选择行距,如图3-2-10所示。WPS文档的排版3.25.项目符号与编号项目符号是放在文本前以添加强调效果的点或其他符号,“项目符号”能方便地以符号的方式表示具有并列关系的若干段,项目编号能方便地以数字的方式表示具有顺序关系的若干段,单击“插入”菜单中的“符号”下拉按钮或“编号”按钮,可显示不同的项目符号样式和编号格式,如图3-2-11和图3-2-12所示。WPS文档的排版3.25.项目符号与编号WPS可以在输入的同时自动创建项目符号和编号列表,或者在文本的原有行中添加项目符号和编号。单击“文件”按钮,在打开的列表中选择“选项”命令,弹出“选项”对话框在“编辑”选项卡中选中“键入时自动应用自动编号列表”复选框,单击“确定”按钮,如图3-2-13所示。在段落中输入一个编号,按Enter键会自动键入其他的编号。WPS文档的排版3.26.边框和底纹(1)边框。在WPS文档中可以对选中的文字、段落、页面、表格及单元格或图添加边框和底纹,而使其格式更丰富多彩。在“页面布局”菜单中单击“页面边框”按钮,弹出“边框和底纹”对话框,在该对话框中可以设置文字或段落的边框和底纹,还可以设置页面边框。针对图3-1-18所示的文本,为“人工智能”设置实线框,效果如图3-2-14所示。WPS文档的排版3.26.边框和底纹“人工智能”加框实现方法如下:①选中第1段中的“人工智能”文本。②切换到“开始”菜单,单击“边框”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项,如图3-2-15所示。③弹出“边框和底纹”对话框,在“边框”选项卡的“设置”选项组中选择“方框”选项,在“线型”列表框中选择实线,在“应用于”下拉列表框中选择“文字”选项,如图3-2-16所示。WPS文档的排版3.26.边框和底纹(2)底纹。底纹是指衬于文本下的填充色或图案,可以用于强调文本或美化文档。底纹可应用于段落中的部分文字,也可应用于段落。在“开始”菜单中单击“字符底纹”按钮和“突出显示”按钮,可以设置文字的底纹。在“边框和底纹”对话框中则可以设置更详细的底纹效果,还可以选择应用对象(文字或段落),针对图3-2-14所示的文本,为段落中的第二个“人工智能”设置浅色蓝色底纹,效果如图3-2-17所示。WPS文档的排版3.26.边框和底纹“人工智能”底纹设置方法如下:①选中段落中的“人工智能”文本。②切换到“开始”菜单,单击“边框”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项。③在弹出的“边框和底纹”对话框中切换到“底纹”选项卡。④将“填充”设置为较浅的蓝色,“应用于”设置为“文字”,如图3-2-18所示。⑤单击“确定”按钮,关闭对话框。注意:在“边框和底纹”对话框的“底纹”选项卡中还可设置“图案”,以实现更复杂的效果。WPS文档的排版3.23.2.3格式刷格式刷是一种复制格式的方法,利用它可以方便地把某些文本、段落的格式(包括文字颜色、文字大小、段落行间距等)复制到文档中的其他地方。用格式刷去刷目标位置的对象,使得目标位置的对象使用源位置对象的格式,从而避免大量的重复性工作。其具体操作步骤如下:(1)选中已设置好格式的文本。(2)在“开始”菜单中单击或双击“格式刷”按钮,单击“格式刷”按钮只能进行一次格式复制,双击“格式刷”按钮可进行多次格式复制,直到再次单击“格式刷”按钮即可停止格式复制。(3)用格式刷刷过想要设置格式的文本,被刷过的文本就会被设置为选中文本的格式。在WPS文档中插入表格3.3在WPS文档中插入表格3.33.3.1表格的新建创建表格有很多方法,在WPS中将各种插入表格命令都集中于功能区的“插入”菜单中,经常使用的命令有插入表格、绘制表格、文本转换成表格、Excel电子表格和快速表格。1.使用“插入表格”命令将光标定位在需要插入表格的位置,单击“插入”菜单中的“表格”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“插入表格”命令,如图3-3-1所示。弹出“插入表格”对话框,设置要插入表格的列数、行数,单击“确定”按钮,如图3-3-2所示,所需的表格就被插入文档中。2.绘制表格将光标定位于需要插入表格的位置,在“插入”菜单中单击“表格”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“绘制表格”命令,此时鼠标指针变成笔状,按住鼠标左键即可在文档中绘制表格。在WPS文档中插入表格3.33.3.2表格的编辑与修饰1.表格的编辑在文档中插入表格之后,可以对表格进行各种编辑操作,如表格选中以及单元格/行/列插入、删除、合并、拆分等。(1)选中表格。如果需要对表格进行编辑操作,首先要选中部分或全部表格。①选中整个表格。将鼠标指针移到表格左上角,当鼠标指针变成形状时单击即可。②选中行和列。将鼠标指针移到行的左侧,当鼠标指针变成指向右上方的空心箭头时单击可以选中所需的行;将鼠标指针移到列的上方,当鼠标指针变成指向下方的实心箭头时单击可以选中所需的列。③选中单元格。将鼠标指针移到需要选定的单元格左侧,当鼠标指针变成指向右上方的实心箭头时单击可以选中所需的单元格。在WPS文档中插入表格3.31.表格的编辑(2)插入单元格/行/列。将鼠标指针移到需要插入单元格、行或列的位置,右击,在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令,在其级联菜单中选择相应的命令,即可完成对单元格、行或列的插入操作,如图3-3-3所示。若选择“单元格”命令,则会弹出“插入单元格”对话框,在对话框中进行确认,如图3-3-4所示。在WPS文档中插入表格3.31.表格的编辑(3)删除单元格/行/列。选中需要删除的单元格,打开“表格工具”菜单,单击“删除”下拉按钮,在弹出的下拉列表中进行选择,如图3-3-5所示。或者右击表格,在弹出的快捷菜单中选择“删除单元格”“删除行”或者“删除列”命令,即可完成相应的删除操作。其中,删除单元格需要在弹出的“删除单元格”对话框中进行确认,如图3-3-6所示。在WPS文档中插入表格3.31.表格的编辑(4)合并单元格。若要将表格中的多个单元格合并为一个单元格,则可以选中要合并的多个单元格,在“表格工具”菜单中单击“合并单元格”按钮;或者右击,在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令,即可将其合并成一个单元格。(5)拆分单元格。若要将一个单元格拆分成多个单元格,则可选中要拆分的一个或多个单元格,在“表格工具”菜单中单击“拆分单元格”按钮;或者右击,在弹出的快捷菜单中选择“拆分单元格”命令,弹出“拆分单元格”对话框,输入拆分相应的列数和行数,单击“确定”按钮,即可将选中单元格拆分为等宽的小单元格。在WPS文档中插入表格3.32.表格的修饰(1)表格的行高和列宽。将光标定位于需要调整行高的表格中,单击“表格工具”菜单中的“高度”和“宽度”微调按钮进行调整;或者将鼠标指针移动到要调整的行或列的边框线上,当鼠标指针的形状发生变化时,按住鼠标左键不放并拖动;或者右击,在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令,弹出“表格属性”对话框,在对话框中进行设置,单击“确定”按钮即可,如图3-3-7所示。(2)表格的对齐方式。选中表格或表格中的内容,在“开始”菜单中单击相应的对齐方式按钮即可。对齐方式包括左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐。在WPS文档中插入表格3.32.表格的修饰(3)表格的边框和底纹。在表格中添加边框和底纹,可以使表格中的内容更加突出和醒目,从而使文档更加美观。选中整个表格或者部分单元格,在“表格样式”选项卡中可以设置表格样式、边框、底纹等。(4)重复表标题。对于内容较多的表格,难免会跨越两页或更多页。此时,如果希望表格的标题行可以自动地出现在每个页面的表格上方,可以设置标题行重复出现,操作步骤如下:①选中表格中需要重复出现的标题行。②在“表格工具”菜单中单击“标题行重复”按钮。在WPS文档中插入表格3.32.表格的修饰(5)文本和表格的相互转换。①把表格转换成文本。选中表格,在“表格工具”菜单中单击“转换成文本”按钮,弹出“表格转换成文本”对话框,设置文字分隔符,然后单击“确定”按钮,如图3-3-8所示。在WPS文档中插入表格3.32.表格的修饰②把输入的文本转换成表格。首先在要划分的位置插入所需的分隔符,然后选中要转换的文本,单击“插入”菜单中的“表格”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“文本转换成表格”选项,如图3-3-9所示,弹出“将文字转换成表格”对话框,通过设置表格尺寸、文字分隔位置来生成所需要的表格,如图3-3-10所示。在WPS文档中插入表格3.33.3.3表格数据的排序和计算1.排序当表格中有数据时,经常要对数据进行排序和数字计算的操作。选中要排序的列,单击“表格工具”菜单中的“排序”按钮,弹出“排序”对话框,可进行具体的设置,如图3-3-11所示。关键字最多有3个,分别是主要关键字、次要关键字和第三关键字;排序方式分为升序和降序两种;列表分为有标题行(标题或表头不参加排序)和无标题行(表头参加排序)两种。在WPS文档中插入表格3.32.计算在涉及数据时,使用WPS文字可以实现对表格简单的计算。(1)将光标定位于“总成绩”下方的单元格中,见表3-3-1,在“表格工具”菜单中单击“公式”按钮。在WPS文档中插入表格3.32.计算(2)弹出“公式”对话框,在“公式”文本框中输入“=SUM(LEFT)”,在“编号格式”下拉列表框中选择“0”选项,如图3-3-12所示,单击“确定”按钮,得到的结果见表3-3-2。在WPS文档中插入表格3.32.计算除了用SUM(LEFT)公式之外,还有另外一种计算方式,在WPS表格中,“行”从上到下依次用阿拉伯数字1、2、3……表示,“列”从左到右依次用英文字母A、B、C……表示,如B2表示第二列第2行对应的单元格。此外,如果要表示非连续的区域,只要将单元格的参数依次排列出来,参数之间用逗号连接,如A1,D4。表示连续区域时,将连续区域的起始单元格的参数和终止单元格的参数列出,参数之间用冒号连接,如A1:D4。在上述例子中,在“公式”文本框中也可以输入公式“=SUM(B2:D2)”或者“=B2+C2+D2”。图文混排3.4图文混排3.43.4.1插入图片1.插入操作切换到“插入”菜单,单击“图片”下拉按钮,选择“本地图片”选项,弹出“插入图片”对话框,如图3-4-1所示。在其中选择要插入的图片文件,单击“打开”按钮,即可将图片插入文档中。插入图片的来源有四种,分别是本地图片、来自扫描仪、手机图片/拍照和稻壳图片,可以根据需要进行选择。图文混排3.42.图片编辑当在文档中插入图片之后,会自动激活“图片工具”菜单,通过该选项卡可以对图片的颜色、艺术效果、样式、边框、效果、文字环绕方式、对齐方式、旋转角度、宽度和高度、裁剪效果等进行设置,如图3-4-2所示。图文混排3.43.4.2插入形状将光标定位于需要插入图形的位置,单击“插入”菜单中的“形状”下拉按钮,在弹出的下拉列表中可以选择线条、矩形、基本形状、箭头总汇等,如图3-4-3所示。其中,选中矩形/椭圆,然后按住Shift键并拖动鼠标指针可以绘制正方形/正圆。图文混排3.43.4.3插入智能图形智能图形是信息和观点的视觉表示形式。WPS中的智能图形包括以下8种类型。(1)列表。列表显示非有序信息或分组信息,主要用于强调信息的重要性。(2)循环。循环表示阶段、任务或事件的连续序列,主要用于强调重复过程。(3)流程。流程表示任务流程的顺序或步骤。(4)时间轴。时间轴表示事件发生的先后时间。(5)层次结构。层次结构用于显示组织中的分层信息或上下级关系,最广泛地应用于组织结构图。图文混排3.43.4.3插入智能图形(6)关系。关系用于表示两个或多个项目之间的关系,或者多个信息集合之间的关系。(7)矩阵。矩阵用于以象限的方式显示部分与整体的关系。(8)对比。对比用于显示两个以上项目或一个项目在不同时间段的对比关系。切换到“插入”菜单,单击“智能图形”按钮,弹出“智能图形”对话框,如图3-4-4所示,单击对应的智能图形,即可将智能图形插入文档中,插入智能图形后,自动激活“设计”菜单,在其中可以对智能图形的格式进行设置。图文混排3.43.4.4插入图表使用图表可以将烦琐的数据信息转换为清晰形象的图表形式,方便用户对数据进行直观的分析。切换到“插入”菜单,单击“图表”按钮,弹出“图表”对话框,如图3-4-5所示。图文混排3.43.4.4插入图表在左侧窗格中选择要插入的图表类型,然后在右侧窗格中选择具体的图表形状,单击即可在WPS中插入一个图表,例如,插入饼图,如图3-4-6所示。此外,在插入图表后,自动激活“图表工具”菜单,可以对图表进行更加细致的操作。图文混排3.43.4.5插入超链接在插入超链接之前,需要先选中要设置为超链接的对象,对象可以是文字,也可以是图片。选中要设置为超链接的对象后,切换到“插入”菜单,单击“超链接”按钮,弹出“插入超链接”对话框,如图3-4-7所示。在“链接到”列表框中包含原有文件或网页、本文档中的位置、电子邮件地址和链接附件4个选项,用户可以根据需要进行选择。例如,此处选择“原有文件或网页”选项,然后在中间窗格中选择链接的地址和内容,最后单击“确定”按钮即可。插入超链接的文字对象呈现加色并被加下划线显示,单击超链接即可打开链接的对象,如图3-4-8所示。图文混排3.43.4.6插入文本框文本框是将文字、表格、图形精确定位的一种工具。将光标定位到要插入文本框的位置,切换到“插入”菜单,单击“文本框”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择一种文本框的类型,如图3-4-9所示,即可在光标所在位置插入一个文本框。图文混排3.43.4.6插入文本框插入文本框后,自动激活“绘图工具”和“文本工具”菜单,如图3-4-10所示。在这两个菜单中可以对文本框的文本格式、填充格式、轮廓格式、形状格式、阴影效果、三维效果、位置、大小、对齐方式、旋转效果、环绕方式等进行设置。图文混排3.43.4.7插入文档部件文档部件是对某一段指定文档内容(文本、图片、表格、段落等文档对象)的保存和重复使用。例如,某个文本对象(如某段文字)会被经常使用,这时就可以使用文档部件功能实现快捷设置。先选中需要保存为文档部件的文本,然后切换到“插入”菜单,单击“文档部件”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“将所选内容保存到自动图文集库”选项,如图3-4-11所示。图文混排3.43.4.7插入文档部件弹出“新建构建基块”对话框,对所选内容进行命名,然后在“库”下拉列表框中选择“自动图文集”选项,其他保持默认,如图3-4-12所示,单击“确定”按钮即可。图文混排3.43.4.7插入文档部件无论是在同一文档还是在不同文档中,需要插入本段内容时,均可以切换到“插入”菜单,单击“文档部件”下拉按钮,然后在弹出的下拉列表中选择对应内容,如图3-4-13所示。图文混排3.43.4.8插入艺术字艺术字是一种以图形形式显示文字特殊效果的特殊图形,是WPS中提供的一种美化文字效果的功能。切换到“插入”菜单,单击“艺术字”下拉按钮,在图3-4-14所示的下拉列表中选择合适的艺术字样式,然后在“请在此放置您的文字”文本框中输入艺术字,完成后的效果如图3-4-15所示。同时激活“绘图工具”和“文本工具”菜单,在其中可以对艺术字进行格式化操作,如图3-4-16所示。图文混排3.43.4.9设置首字下沉首字下沉是指文章段落的第一个字符放大显示。采用首字下沉可以使段落更加醒目,使文章的版面别具一格。将光标定位于要设置首字下沉的段落中,切换到“插入”菜单,单击“首字下沉”按钮,在弹出的对话框中设置下沉或悬挂,还可以对下沉的参数进行设置,如图3-4-17所示。设置完成后,单击“确定”按钮,即可完成首字下沉设置,效果如图3-4-18所示。图文混排3.43.4.10插入公式WPS提供了多种常用的内置公式供用户直接插入文档中,还可以根据需要编辑公式。(1)在“插入”菜单中单击“公式”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择所需的公式即可,如图3-4-19所示。(2)如果需要创建公式,则选择“公式”下拉列表中的“插入新公式”选项,在文档中将创建一个空白公式框架,然后通过键盘和“公式工具”菜单输入公式内容,如图3-4-20所示。

长文档的编辑3.5长文档的编辑3.53.5.1页面设置WPS所提供的页面设置功能可以用于轻松的完成对“页边距”“纸张方向”“纸张大小”等诸多选项的设置工作。1.设置页边距为了满足不同文档的版面要求,可以对页边距进行设置。(1)单击“页面布局”菜单中的“页边距”下拉按钮,在弹出的下拉列表中可选择合适的页边距,如图3-5-1所示。(2)如果需要自行指定页边距,可以在“页边距”下拉列表中选择“自定义页边距”选项,弹出“页面设置”对话框,在“页边距”选项卡中进行详细的设置,如图3-5-2所示,完成后单击“确定”按钮即可。长文档的编辑3.5WPS提供了纵向(垂直)和横向(水平)两种布局。更改纸张方向时,与其相关的内容选项也会随之更改。例如,封面、页眉、页脚会始终与当前所选纸张的方向保持一致。单击“页面布局”菜单中的“纸张方向”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“纵向”或“横向”选项,如图3-5-3所示。如需同时指定纸张方向的应用范围,则应打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡,在“应用于”下拉列表框中选择某一范围。2.设置纸张方向长文档的编辑3.5同页边距一样，WPS为用户提供了预定义的纸张大小，用户既可以使用默认的纸张大小，也可以自行设定纸张的大小，以满足不同的应用要求。单击“页面布局”菜单中的“纸张大小”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择合适的纸张大小，如图3-5-4所示。3.设置纸张大小长文档的编辑3.5在“页面布局”菜单中单击“文字方向”下拉按钮,弹出的下拉列表如图3-5-5所示,可以将文字设置为水平或垂直方向,也可以将文字旋转不同的角度,又或者选择“文字方向选项”,弹出“文字方向”对话框,选择想要的文字方向,文字方向的设置可以被应用于整篇文档,也可以被应用于插入点之后,如图3-5-6所示。4.设置文字方向长文档的编辑3.5新生成的WPS空白文档的分栏格式是一栏,但可以根据需要在同一页中设置多栏的形式。单击“页面布局”菜单中的“分栏”下拉按钮,在弹出的下拉列表中根据需要可以将文档设置成不同的形式,如图3-5-7所示。也可以选择“更多分栏”选项,弹出“分栏”对话框,在对话框中可对分栏效果进行更详细的设置,如图3-5-8所示。5.设置分栏长文档的编辑3.5当文字填满整页时,WPS会自动按照用户所设置页面的大小进行分页,达到美化文档的效果,但有时系统自动分页的结果不一定符合用户的要求,此时需要使用强制分页或分节功能。单击“页面布局”菜单中的“分隔符”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择对应的分页和分节效果,如图3-5-9所示。6.

设置分隔符长文档的编辑3.5在文档排版打印时,通常在每页的顶部和底部加入一些说明性信息,称其为页眉和页脚。页眉和页脚常用于显示文档的附加信息,可以在页眉和页脚中插入或更改文本和图形。例如,可以添加时间和日期、图形徽标、文档标题、文件名或作者姓名等。3.5.2添加页眉和页脚长文档的编辑3.5在“插入”菜单中单击“页眉页脚”按钮,激活“页眉页脚”菜单,单击“页眉”下拉按钮,在弹出的下拉列表中有许多页眉样式,如图3-5-10所示。从中选择一个合适的页眉样式,则所选页眉样式就被应用到文档中的每一页。在页眉位置输入相关内容并进行格式设置,如插入页码、图形图片等。同理,在“插入”菜单中单击“页眉页脚”按钮,激活“页眉页脚”菜单,单击“页脚”下拉按钮,在弹出的下拉列表中有许多合适的页脚样式,选择其中一种即可将其插入整个文档中,如图3-5-11所示。1.插入页眉和页脚长文档的编辑3.5在文档中插入页眉或页脚后,自动激活“页眉页脚”菜单,在该菜单中可对页眉或页脚进行编辑和修改。单击“关闭”按钮,即可退出页眉和页脚编辑状态,如图3-5-12所示。在页眉或页脚区域中双击,即可快速进入页眉和页脚编辑状态。1.插入页眉和页脚长文档的编辑3.5有时一个文档中的奇偶页上需要显示不同的页眉和页脚。例如,在制作书籍资料时可选择在偶数页上显示书籍名称,而在奇数页上显示章节标题。为奇偶页设置不同的页眉和页脚的操作步骤如下:(1)双击文档中的页眉和页脚区域,功能区中自动出现“页眉页脚”菜单。(2)单击“页眉页脚选项”按钮,弹出“页眉/页脚设置”对话框,选中“奇偶页不同”复选框。2.为奇偶页设置不同的页眉和页脚长文档的编辑3.5(3)分别在奇数页和偶数页的页眉和页脚上输入内容并设置格式,以创建不同的页眉和页脚。注意:在“页眉页脚”菜单中单击“页眉页脚切换”按钮可以在页眉区域和页脚区域之间进行切换。如果文档已分节,则单击“显示前一项”按钮或“显示后一项”按钮可以在不同节之间进行切换。2.为奇偶页设置不同的页眉和页脚长文档的编辑3.5删除文档中页眉和页脚的方法很简单,其操作步骤如下:(1)将光标定位到任意页眉页脚的位置,激活“页眉页脚”菜单。(2)在“页眉页脚”菜单中单击“页眉”下拉按钮。(3)在弹出的下拉列表中选择“删除页眉”选项,即可将当前节的页眉删除。3.删除页眉和页脚长文档的编辑3.5页码一般被插入文档的页眉或页脚位置。如果有必要,也可以将其插入页面中。WPS提供一组预设的页码格式,用户也可以自定义页码。利用插入页码功能插入的实际是一个域,而非单纯数码,因为它可以自动变化和更新。单击“插入”菜单中的“页码”下拉按钮,在弹出的下拉列表中可以设置页码的位置和格式,如图3-5-13所示。应根据页码的位置选择合适的样式。4.插入页码长文档的编辑3.5切换到“引用”菜单,单击“插入脚注”按钮,则在页尾出现脚注编辑区域,如图3-5-14所示,同时在光标前面的文字右上角出现脚注标记。3.5.3插入脚注、尾注、题注1.插入脚注长文档的编辑3.5切换到“引用”菜单,单击“插入尾注”按钮,则在文章末尾出现尾注编辑区域,如图3-5-15所示。2.插入尾注长文档的编辑3.5切换到“引用”菜单,单击“题注”按钮,弹出“题注”对话框,如图3-5-16所示。在其中进行相关设置后,单击“确定”按钮,即可在光标处插入一个题注。3.插入题注长文档的编辑3.5简单来说,样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一格式,如字体、字号等格式。如果文字的格式比较复杂,就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合,可以包含几乎所有的格式,设置时只需选择某个样式,就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。设置样式很简单,将各种格式设计好后,为其命名,就可以变成样式。而通常情况下,只需使用WPS提供的预设样式就可以了;若预设样式不能满足要求,可以在预设样式的基础上进行修改。3.5.4设置样式长文档的编辑3.5“正文”样式是文档中的默认样式，新建文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而形成的。因此，“正文”样式是WPS中最基础的样式，不要轻易修改它，一旦修改，将会影响到所有基于“正文”样式的其他样式的格式。“标题1”至“标题5”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1至级别5。这样，就能够根据级别得到文档结构图、太纲和目录。3.5.4设置样式长文档的编辑3.5通常要为标题选择清晰醒目的样式,可以在“开始”菜单的“预设样式”列表中直接选择合适的标题样式。例如,录入文章某一部分的标题,注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中,在工具栏任务窗格中选择“标题1”样式,即可快速设置好此标题的样式。1.设置样式长文档的编辑3.5选中设置样式的文本,单击“开始”菜单中的“新样式”下拉按钮,在弹出的列表中选择“新样式…”选项,弹出“新建样式”对话框,在对话框中可以进行新样式的设置,如图3-5-17所示。2.新建样式长文档的编辑3.5对文档中的内容采用系统预设的样式后,格式可能不完全符合实际需要。这时可以选择清除格式,选中添加了样式的文本,单击“开始”菜单中的“新样式”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“清除格式”选项,即可清除格式。3.清除样式长文档的编辑3.5文档的目录是很重要的页面,很多文档都需要目录,这样就可以很方便地找到需要的内容所在的页面。(1)目录的添加。添加目录有手动添加和自动添加两种方法。将光标定位于要插入目录的位置,在“引用”菜单中单击“目录”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“手动目录”选项,此时页面中出现目录的基本格式,用户需要将章节标题填写完整。单击“引用”菜单中的“目录”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择目录选项即可生成目录,如图3-5-18所示,在下拉列表中选择“自定义目录”选项,弹出“目录”对话框,在该对话框中可以进行更详细的设置,如图3-5-19所示。3.5.5插入目录长文档的编辑3.5(2)目录的更新。如果文档内容有所更改,需要更新目录,只需要把光标移到目录中的任意位置,然后右击,在弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令,弹出“更新目录”对话框,根据实际情况选中“只更新页码”或“更新整个目录”单选按钮即可,如图3-5-20所示。3.5.5插入目录长文档的编辑3.5通过设置页面背景,可以对整个文档的外观进行修饰和美化。页面背景包括水印、页面颜色和页面边框。3.5.6设置页面背景1.设置页面颜色切换到“页面布局”菜单,单击“背景”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择具体的颜色,即可设置页面背景颜色,如图3-5-21所示。在“背景”下拉列表中选择“其他背景”选项,在其级联菜单中可以设置填充效果为“渐变”“纹理”“图案”等,如图3-5-22所示。长文档的编辑3.5切换到“页面布局”菜单,单击“页面边框”按钮,弹出“边框和底纹”对话框,在其中可以对页面边框进行设置。设置边框时,既可以设置普通边框,也可以设置艺术