合同审核及审批制度

PAGE合同审核及审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审核及审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.合规性原则：严格遵守公司内部的各项规章制度，确保合同审核及审批流程的规范执行。3.风险防范原则：充分识别合同中存在的风险，并采取有效措施进行防范和控制。4.效益性原则：在保障公司合法权益的前提下，力求合同条款合理、公平，提高公司经济效益。二、合同审核流程（一）合同承办部门初审1.合同承办部门负责合同的起草、谈判等前期工作，并对合同进行初步审核。2.初审内容包括合同条款的完整性、准确性、合法性，双方权利义务的对等性，合同标的的明确性，违约责任的合理性等。3.合同承办部门应填写《合同初审表》，详细记录初审意见，并附上合同草案及相关背景资料，提交给合同审核部门。（二）合同审核部门审核1.合同审核部门收到合同承办部门提交的材料后，按照职责分工对合同进行全面审核。2.审核内容主要包括：法律合规性审核：审查合同是否符合国家法律法规、政策及行业规范的要求，是否存在法律风险。商务条款审核：评估合同条款是否合理、公平，是否有利于公司利益，对合同标的、价格、交付方式、验收标准等商务条款进行审查。财务条款审核：审核合同中的付款方式、结算周期、发票开具等财务条款是否符合公司财务管理制度，是否存在财务风险。其他条款审核：对合同中的保密条款、知识产权条款、争议解决条款等进行审核，确保公司合法权益得到有效保护。3.合同审核部门应在规定时间内完成审核工作，并出具《合同审核意见表》，明确提出审核意见和建议。审核意见应具体、明确，具有可操作性。（三）合同承办部门根据审核意见修改合同1.合同承办部门收到合同审核部门的审核意见后，应认真研究，对合同草案进行修改完善。2.对于审核意见中提出的重大问题或争议事项，合同承办部门应与合同审核部门及相关部门进行沟通协商，达成一致意见后再进行修改。3.修改后的合同应再次提交给合同审核部门进行复审，直至审核通过。三、合同审批流程（一）合同审批权限划分1.根据合同金额、性质、风险程度等因素，划分不同层级的合同审批权限。具体审批权限如下：合同金额在[X]万元以下的，由部门负责人审批。合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由分管领导审批。合同金额在[X]万元以上的，由总经理审批。2.对于涉及重大投资、融资、担保等特殊合同，无论合同金额大小，均需提交公司董事会或股东会审批。（二）合同审批提交材料1.合同承办部门在完成合同审核并修改完善后，应将以下材料提交给审批部门：《合同审批表》，详细填写合同基本信息、承办部门意见、审核部门意见等内容。合同正式文本（一式多份）。《合同初审表》及《合同审核意见表》。相关背景资料，如项目可行性研究报告、市场调研报告、招投标文件等。2.审批部门应认真审查提交的材料，确保材料齐全、真实、有效。（三）合同审批流程1.审批部门收到合同承办部门提交的审批材料后，按照审批权限进行审批。2.审批人应仔细阅读合同文本及相关材料，对合同条款进行全面审查，重点关注合同的合法性、合规性、风险防范措施及对公司利益的影响。3.审批人应在《合同审批表》上签署审批意见，同意的注明“同意”，不同意的注明具体意见及理由。4.对于需要补充材料或修改合同条款的，审批人应明确提出要求，合同承办部门应按照要求及时办理。5.合同审批通过后，合同承办部门应按照审批意见及时签订合同，并将合同副本分送相关部门存档。四、合同签订与履行（一）合同签订1.合同经审核及审批通过后，由合同承办部门负责与对方当事人签订合同。2.签订合同应使用公司统一印制的合同文本，确保合同条款完整、准确、清晰。3.合同签订人应具备相应的授权，签字盖章应齐全、有效。合同签订后，应及时将合同原件交公司档案室存档。（二）合同履行1.合同承办部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的条款和时间要求，全面履行合同义务。2.在合同履行过程中，如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时采取措施，如发出书面通知、要求对方承担违约责任等，并向公司相关部门报告。3.合同履行过程中涉及的变更、解除、终止等事项，应按照本制度及相关法律法规的规定办理审批手续，并签订书面协议。五、合同监督与检查（一）监督部门职责公司设立专门的合同监督部门，负责对合同的签订、履行情况进行监督检查。其主要职责包括：1.制定合同监督检查计划，定期对合同执行情况进行检查。2.检查合同签订、审核、审批流程的执行情况，确保合同管理工作规范有序。3.监督合同承办部门的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。4.对违反合同管理制度的行为进行调查处理，提出整改意见和建议。（二）监督检查方式1.定期检查：合同监督部门定期对合同执行情况进行全面检查，检查内容包括合同签订情况、履行进度、付款情况、验收情况等。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分合同进行不定期抽查，重点检查合同履行过程中的关键环节和风险点。3.专项检查：针对重大合同项目或合同履行过程中出现的问题，开展专项检查，深入分析原因，提出解决方案。（三）检查结果处理1.合同监督部门在检查结束后，应及时撰写检查报告，总结合同管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。2.对于检查中发现的问题，合同监督部门应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。整改完成后，相关部门应将整改情况书面报告合同监督部门。3.对违反合同管理制度，给公司造成损失的部门和个人，按照公司相关规定进行责任追究。六、合同档案管理（一）档案管理部门职责公司档案室负责合同档案的管理工作，其主要职责包括：1.制定合同档案管理制度，规范档案的收集、整理、归档、保管、查阅等工作流程。2.负责收集、整理合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同草案、审核意见、审批文件、合同文本、补充协议、往来信函等。3.对合同档案进行分类、编号、装订，建立电子和纸质档案数据库，确保档案的完整性和可查阅性。4.按照规定的保管期限，妥善保管合同档案，防止档案丢失、损坏或泄露。5.负责办理合同档案的查阅、借阅手续，严格控制档案的使用范围。（二）档案收集与整理1.合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同原件及相关资料提交给公司档案室。2.档案室收到合同档案后，应按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，编制档案目录，建立档案索引。3.对于电子档案，应进行备份存储，并确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）档案保管与查阅1.合同档案应按照国家档案管理规定的保管期限进行保管，一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案保管期限为[X]年。2.查阅合同档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内