公司合同签订审批制度

PAGE公司合同签订审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订审批流程，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同、协议、契约等（以下统称“合同”）。（三）基本原则1.依法合规原则：合同签订应严格遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规定。2.审慎严谨原则：在签订合同前，应对合同对方主体资格、履约能力、合同条款等进行全面审查，确保合同合法、合理、可行。3.职责明确原则：明确各部门在合同签订审批过程中的职责，确保审批流程顺畅、高效。4.全程管控原则：对合同签订前、签订中、履行后的全过程进行管理和监督，及时发现和解决问题。二、合同签订审批流程（一）合同发起1.业务部门负责合同的发起，填写《合同审批表》，详细说明合同签订的背景、目的、主要条款、预计金额、履行期限等内容，并附上相关资料，如项目可行性报告、合作意向书、招投标文件等。2.《合同审批表》应由业务部门负责人签字确认，确保信息真实、准确、完整。（二）部门初审1.业务部门将《合同审批表》及相关资料提交至法务部门进行初审。2.法务部门对合同条款进行合法性审查，重点审查合同主体资格、合同内容是否符合法律法规要求、双方权利义务是否对等、违约责任是否明确等。3.法务部门根据审查情况出具初审意见，如发现问题，应及时与业务部门沟通并提出修改建议。初审通过后，法务部门在《合同审批表》上签字盖章。（三）财务审核1.初审通过的合同，由业务部门提交至财务部门进行财务审核。2.财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、付款期限、结算方式、费用预算等，确保合同财务条款合理、可行，符合公司财务管理制度。3.财务部门根据审核情况出具财务审核意见，如发现问题，应及时与业务部门沟通并提出修改建议。财务审核通过后，财务部门在《合同审批表》上签字盖章。（四）分管领导审批1.经法务部门初审和财务部门审核通过的合同，提交至分管领导进行审批。2.分管领导根据合同内容及相关部门意见，对合同的必要性、可行性、风险等进行综合评估，做出审批决定。3.如分管领导同意签订合同，在《合同审批表》上签字批准；如不同意签订，应明确提出意见，业务部门根据意见进行修改或终止合同签订程序。（五）总经理审批1.对于重大合同（具体金额标准由公司另行规定）或涉及公司重大利益的合同，分管领导审批通过后，还需提交至总经理进行最终审批。2.总经理对合同进行全面审查，从公司战略、业务发展、风险防控等角度做出最终决策。3.总经理同意签订合同的，在《合同审批表》上签字批准；不同意签订的，合同签订程序终止。（六）合同签订1.经各级审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方进行签订。2.签订合同前，业务部门应再次核对合同条款与审批意见是否一致，确保合同签订的准确性。3.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用非公司统一文本的，应经法务部门审核同意。4.合同签订过程中，应确保双方签字盖章齐全、有效，合同文本一式多份，分别由公司相关部门留存归档。三、合同审查要点（一）主体资格审查1.合同对方为自然人的，应审查其身份证号码、姓名、地址、联系方式等基本信息，确保其具有完全民事行为能力。2.合同对方为法人或其他组织的，应审查其营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证照，确保其主体资格合法有效。同时，应通过国家企业信用信息公示系统等渠道查询其信用状况、经营状况等，防范信用风险。（二）合同条款审查1.合同标的：明确合同所涉及的具体事项、产品或服务内容，确保标的清晰、准确，避免歧义。2.数量与质量：明确合同标的的数量、规格、型号、质量标准等，确保双方对标的数量和质量要求达成一致。质量标准应符合国家法律法规、行业标准及双方约定，如有特殊要求，应在合同中明确约定。3.价款或报酬：明确合同标的的价款或报酬金额、支付方式、支付期限等，确保价款或报酬合理、明确，支付方式和期限符合公司财务管理制度和业务实际情况。4.履行期限、地点和方式：明确合同双方履行义务的期限、地点和方式，确保双方对履行时间、地点和方式达成一致，避免因履行问题产生纠纷。5.违约责任：明确合同双方的违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式等，确保违约责任明确、具体，具有可操作性，能够有效约束双方履行合同义务。6.争议解决方式：明确合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等，确保双方对争议解决途径达成一致，避免在争议发生时无法确定解决方式。（三）其他条款审查1.保密条款：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等信息的合同，应审查是否约定了保密条款，明确保密范围、保密期限、保密措施等，确保公司信息安全。2.知识产权条款：对于涉及知识产权的合同，应审查是否约定了知识产权归属、使用许可等条款，如果公司作为知识产权的受让方，应确保公司拥有合法的使用权；如果公司作为知识产权的转让方，应确保公司拥有合法的处分权。3.不可抗力条款：审查合同是否约定了不可抗力条款，明确不可抗力的定义、范围、通知程序、免责情形等，确保在发生不可抗力事件时，双方能够按照约定处理，减少损失。四、合同履行跟踪与监督（一）建立合同台账1.公司设立专门的合同台账，由专人负责记录合同的签订、履行、变更、终止等情况。2.合同台账应详细记录合同编号、合同名称、合同对方、签订日期、履行期限、合同金额、付款情况、履行情况等信息，确保合同信息完整、准确、可查。（二）履行跟踪1.业务部门负责合同的具体履行，应按照合同约定的时间、地点、方式等履行义务，并及时向对方提供相关服务或产品。2.在合同履行过程中，业务部门应定期跟踪合同履行情况，及时发现和解决问题。如发现对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向公司相关部门报告。3.对于需要对方提供反馈或确认的事项，业务部门应及时跟进，确保合同履行的顺利进行。（三）监督检查1.法务部门负责对合同履行情况进行监督检查，定期抽查合同履行情况，及时发现和纠正合同履行过程中的问题。2.财务部门负责对合同款项的收付情况进行监督检查，确保合同款项的收付符合合同约定和公司财务管理制度。3.审计部门负责对重大合同的履行情况进行审计监督，对合同履行过程中的合规性、效益性进行评价，发现问题及时提出整改建议。五、合同变更与终止（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应填写《合同变更审批表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并附上相关资料。2.《合同变更审批表》应按照合同签订审批流程进行审批，经各级审批通过后，业务部门方可与合同对方协商变更合同条款，并签订书面的合同变更协议。3.合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力，应按照合同管理规定进行归档保存。（二）合同终止1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门应填写《合同终止审批表》，详细说明合同终止的原因、时间、后续处理措施等，并附上相关资料。2.《合同终止审批表》应按照合同签订审批流程进行审批，经各级审批通过后，业务部门方可与合同对方协商终止合同事宜，并办理相关手续。3.合同终止后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，如发票、送货单、验收报告等，并按照公司档案管理规定进行归档保存。同时，应与合同对方进行款项结算、资产交接等工作，确保合同终止后的各项事宜妥善处理。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后,业务部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，移交至公司档案管理部门。2.合同相关资料包括但不限于合同审批表、招投标文件、往来信函、补充协议、变更协议、终止协议、履行记录等。（二）档案整理与归档1.档案管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号，确保档案编号唯一、有序。2.将整理好的合同档案进行归档保存，建立电子档案和纸质档案，确保档案资料完整齐全，便于查阅和使用。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.如需借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.查阅和借阅合同档案时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、转借、丢失档案资料。查阅和借阅完毕后，应及时归还档案管理部门，并办理相关手续。七、责任追究（一）责任界定1.在合同签订、履行、变更、终止等过程中，如因相关人员违反本制度规定或未尽到职责，导致公司遭受损失的，应追究相关人员的责任。2.责任人员包括但不限于业务部门负责人、合同承办人、法务人员、财务人员、审批人员等。（二）责任追究方式