XX橡塑模具有限公司市场营销部内勤岗位说明书

——XX橡塑模具有限公司市场营销部内勤岗位说明书一、岗位基本信息1.岗位名称：内勤2.所属部门：市场营销部3.直接上级：市场营销部部长4.下级岗位：无5.岗位定位：在市场营销部部长直接领导下，承担部门日常行政、质量体系推进、文件档案管理、会务保障及业务辅助等综合性工作，是市场营销部高效运转的核心保障岗位，具备扎实的办公操作能力、文字功底和沟通能力，严格落实TS16949质量体系及“6S”管理要求，对部门行政工作的规范性、资料管理的完整性、业务辅助的高效性负责，助力部门各项营销任务顺利落地。二、核心工作职责1.质量体系与“6S”推进：负责本部门TS16949质量保证体系（IATF16949）及“6S”管理工作的执行、推进与落实，严格按照体系标准及“6S”管理要求，规范部门办公环境、工作流程，定期检查落实情况，及时整改存在的问题，做好相关记录归档，确保部门工作符合质量体系及现场管理要求。2.来人来客接待：负责部门来人来客（客户、合作单位、上级单位等）的接待工作，热情周到安排接待事宜，做好接待记录，及时对接相关业务负责人，传递来访诉求，妥善处理接待过程中的各类事宜，维护公司及部门良好形象。3.货物交付记录与核对：负责协助各业务负责人做好货物（模具、注塑产品）交付相关记录，详细记录交付时间、数量、规格、接收人等核心信息，确保记录真实、准确、完整；定期与财务部门核对交付记录，核对无误后整理归档，确保交付数据与财务数据一致，助力业务闭环管理。4.应收账款跟进与核对：负责部门应收账款的跟进、详细记录工作，建立应收账款台账，明确回款节点、金额及未回款原因，定期与财务部门核对应收账目，确保账目清晰、数据准确；及时提醒相关业务负责人做好货款催收工作，反馈回款异常情况，助力公司资金回笼，防范坏账风险。5.销售报表汇总与呈报：定期汇总部门各类销售数据，包括订单数量、销售额、回款情况、客户合作情况等，规范填报销售报表，严格核对报表数据，确保数据真实、准确、完整，按时呈报市场营销部部长，为部门决策提供数据支撑。6.文件资料归档管理：负责部门各种文件、资料（合同、订单、销售报表、客户资料、会议记录、质量体系文件等）的归档管理工作，建立、健全各类记录台账，对文件资料进行分类、编号、存档备案，确保文件资料完整可追溯；严格执行《档案法》相关要求，规范档案保管流程，防止资料丢失、损毁。7.会议会务与记录：负责本部门所组织的各类会议（业务会、推进会、培训会等）的会务准备工作，包括会议通知、会场布置、资料准备、设备调试等；做好会议记录，准确记录会议内容、决议事项及责任人，会后及时整理会议纪要，分发至相关人员，跟进决议事项落实情况并反馈给部长。8.办公设备与用品管理：负责本部门电脑、打印机、复印机等各种办公设备的日常维护与简单故障排查，发现问题及时联系维修，确保办公设备正常运转；做好办公用品的保管、登记、发放工作，建立办公用品台账，合理管控用量，避免浪费，定期盘点办公用品库存，及时补充所需物品。9.合同订单编制协助：负责协助各业务负责人编制合同、订单，严格按照客户需求及公司规定，核对合同、订单核心条款（产品规格、数量、价格、交付周期、付款方式等），确保条款规范、信息准确，协助做好合同、订单的审核、归档工作，防范合同风险，契合《中华人民共和国民法典》合同编相关要求。10.跨部门协作配合：积极配合、协助本部门领导及公司财务、生产、质量、行政等其他部门，高效处理营销任务中的相关衔接工作，主动对接需求、传递信息，提供所需的文件资料及辅助支持，形成工作合力，确保各项营销任务顺畅推进。11.临时工作落实：服从公司领导及市场营销部部长的安排，高效完成临时交办的其他与部门行政、业务辅助相关的工作任务，包括临时文件整理、数据统计、资料传递等，确保各项工作闭环落实，不影响部门整体工作推进。三、岗位权责范围（一）核心权限1.营销战略建议权：对公司营销战略、策略有建议权，结合自身内勤工作经验及部门实际，提出合理的优化建议，为部门及公司决策提供参考。2.工作分配及考核建议权：对自身及部门相关内勤工作分配、绩效考核有建议权，结合工作实际，提出合理的工作分配及考核优化建议，报市场营销部部长审核。3.办公物资管理权：对本部门所属办公用品、办公设备、设施有管理权，负责办公用品的保管、发放、管控及办公设备的日常维护，合理调配办公资源，确保资源高效利用。4.临时授权行使权：行使公司领导及市场营销部部长授予的临时权限，处理部门日常行政、业务辅助中的简单突发问题，事后及时向直接上级汇报，确保问题妥善解决。（二）主要职责1.文件档案责任：对文件档案归档不完整、填写错误或归档不规范负责，对负责保管的各类文件、资料丢失、泄露、损毁负责，严格按照《档案法》及公司档案管理规定履职，若出现相关问题，承担相应责任。2.工作过失责任：对自身工作中的过失、失职及违规违纪行为负责，包括报表填报错误、数据核对失误、办公设备管理不当、接待工作失误等，若因自身工作失误导致部门工作受影响或公司损失，承担相应责任。3.质量体系责任：对本部门TS16949质量体系及“6S”工作执行、推进不到位负责，若因落实不力导致部门不符合质量体系要求或现场管理不规范，承担相应责任。4.协作配合责任：积极配合部门领导及其他部门开展工作，主动对接、高效补位，及时传递相关信息，若因自身协作不当影响工作推进，承担相应责任。5.办公物资管理责任：对本部门办公用品、办公设备的保管、发放、维护负责，若出现办公用品浪费、设备损坏未及时处理等问题，承担相应责任。四、任职资格1.教育背景：中专及以上学历，计算机、行政管理、文秘等相关专业优先，具备基础的办公管理、档案管理知识，了解橡塑模具、注塑产品相关基础知识者优先。2.培训经历：接受过市场营销、计算机操作、合同法、档案管理、TS16949质量体系基础、“6S”管理等方面的专业培训，熟悉办公软件操作规范、档案管理流程及合同基础规范。3.工作经历：具有一年以上内勤相关专业工作经验，有企业营销部门内勤工作经验者优先，熟悉部门行政、文件归档、报表填报等基础工作流程，能独立完成内勤各项基础工作。4.技能要求：（1）具备较强的文字功底，能熟练撰写会议纪要、报表、通知等各类文书，字迹工整、表述清晰，具备基础的公文写作能力。（2）熟练运用WORD、EXCEL等计算机办公软件，具备较强的办公操作能力，能高效完成报表填报、文件排版、数据统计等工作，熟悉基础的办公设备操作与维护。（3）具备一定的沟通能力，善于与人沟通衔接，热情周到，能妥善处理来人接待、跨部门沟通及业务辅助中的简单沟通事宜。（4）具备良好的责任心、细致认真的工作态度和较强的执行力，能严格遵守公司规章制度及TS16949质量体系、“6S”管理要求，按时、按质、按量完成上级交办的各