黄石市档案管理制度

PAGE黄石市档案管理制度一、总则（一）目的为加强黄石市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于黄石市各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和有序。2.真实性原则：档案应如实反映各项工作的真实情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，确保档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.档案行政管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本市档案工作的规章制度和发展规划。对全市档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导，依法查处档案违法行为。组织开展档案业务培训、学术研究和经验交流活动，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。2.各单位档案管理机构职责负责本单位档案工作的组织领导和统筹协调，建立健全档案管理制度和工作流程。组织开展档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的质量和安全。对本单位下属机构的档案工作进行监督指导，定期检查档案工作情况，及时发现和解决问题。按照规定向档案行政管理部门报送档案工作统计报表和有关资料。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括各类公文、函件、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。2.科技档案：涵盖科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等。3.人事档案：包含干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、福利等方面的材料。4.会计档案：如会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。5.声像档案：照片、录音、录像等资料，记录重要活动、事件和人物等。6.电子档案：以电子形式存储的各类文件资料，包括办公自动化系统生成的文件、数据库文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照规定的时间和范围及时收集各类档案，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于重要的、具有保存价值的文件资料，应实行双套制管理，即同时保存纸质和电子两种版本。（三）整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件的形成时间、来源、内容等特征进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：分类方法应科学合理，编号清晰，排列有序，便于查找和利用。（四）整理方法1.文书档案整理分类：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。编号：编制档案号，包括全宗号、年度、保管期限、件号等。装订：去除文件上的金属物，采用线装或胶装方式进行装订。编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制档案盒封面和脊背标签。2.科技档案整理分类：根据项目、专业等进行分类，如科研项目档案可按课题阶段、研究内容等分类。编号：建立项目编号体系，对每个项目的文件进行编号。组卷：将同一项目的相关文件组成一卷或多卷，卷内文件排列有序。编目：编制卷内目录、备考表等，注明项目名称、编号、起止时间等信息。3.人事档案整理分类：按照档案材料的内容性质进行分类，如履历类、考核类、培训类等。编号：为每份档案材料编号，便于查找和管理。装订：将相关材料进行整理装订，保持整齐美观。编目：填写档案目录，记录材料名称、日期、来源等信息。4.会计档案整理分类：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行分类。编号：对每类会计档案进行编号，注明年度、类别、序号等。装订：会计凭证应按月装订成册，账簿、报表等应按年度整理归档。编目：编制会计档案目录，注明档案名称、日期、保管期限等。5.声像档案整理分类：根据内容、形式等进行分类，如照片可按事件、人物等分类。编号：为每张照片、每条录音、录像等编制编号，注明拍摄时间、地点、人物等信息。编目：填写声像档案目录，包括题名、日期、来源等。存储：采用合适的存储介质，如光盘、硬盘等，对声像档案进行存储，并做好备份。6.电子档案整理分类：按照电子文件的类别、来源等进行分类，建立电子文件分类体系。编号：为每个电子文件赋予唯一的编号，便于识别和管理。元数据管理：对电子文件的元数据进行规范管理，包括文件的题名、日期、作者、格式等信息。存储：选择安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行备份，确保电子档案的安全。三、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、温湿度计、灭火器、报警器等。2.档案架、档案柜应坚固耐用，便于档案的存放和查找。防虫药品应定期更换，确保防虫效果。（三）档案存储1.档案应按照分类编号顺序进行存放，不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。2.纸质档案应排列整齐，竖放于档案架或档案柜内，避免挤压和折叠。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并按照规定进行分类存储，建立电子档案目录索引，便于查找和利用。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。短期保管的档案：保管期限为1年至15年的档案。2.各单位应根据档案的实际情况，准确划分档案的保管期限，并在档案整理过程中予以明确标注。（五）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.清查结束后，应编制档案清查报告，详细记录清查情况，包括档案数量、保管状况、存在问题及处理意见等。四、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位的档案管理制度。2.服务为本原则：以服务各项工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定办理相关手续后查阅、借阅档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅档案。（三）利用手续1.本单位内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等，经档案行政管理部门或本单位档案管理部门负责人批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政执法部门查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，按照规定程序办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案应严格按照规定的借阅期限归还档案，借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或损毁档案。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记和收费。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（五）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素。2.价值判断原则：根据档案对本单位、国家和社会的现实利用价值和历史研究价值，准确判断档案的保存价值。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和专家组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案清单进行审核，逐份审查档案的内容和价值，确定是否需要销毁。3.对经过鉴定确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。4.档案销毁清册经单位负责人批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用删除存储介质数据、格式化存储设备等方式进行销毁，同时做好销毁记录。（五）销毁监督1.档案销毁过程应在档案鉴定小组的监督下进行，确保销毁工作的真实性和彻底性。2.销毁工作完成后，应在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，提升档案服务水平，为各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息化管理系统建设：开发或选用适合本单位的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。3.网络安全建设：加强档案信息化系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全。（三）数字化流程1.档案扫描：按照规定的扫描标准和格式，对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、调整亮度对比度等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的档案图像与对应的档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。4.数据审核：对数字化后的档案数据进行审核，确保数据准确无误。（四）信息化管理系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的录入、修改、删除等功能，对档案的分类、编号、保管期限等进行管理。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、日期、文号等进行检索，方便快速查找所需档案信息。3.利用服务：支持档案的在线查阅、借阅、复制等利用服务，实现利用申请、审批、登记等流程的信息化管理。4.统计分析：对档案的数量、利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理、数据备份