青海会计档案管理制度

PAGE青海会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强青海地区会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合青海实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于青海省内各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称"单位"）的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成记录和反映单位经济业务事项具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理应遵循统一领导、分级管理的原则，各单位应加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理制度，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制记录经济业务的凭证。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账，对总账科目作进一步分类、详细记录经济业务的账簿。3.日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片，记录固定资产详细信息的卡片。5.辅助账簿，如备查账等，用于补充登记某些经济业务的账簿。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附注及财务情况说明书等。2.中期财务报告，涵盖半年度、季度等中期期间的财务报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单余额差异的表格。2.银行对账单，银行提供的反映单位银行账户收支情况的对账单。3.纳税申报表，单位向税务机关申报纳税情况的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交情况的清册。5.会计档案保管清册，登记会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清册。7.其他具有保存价值的会计资料，如会计电算化数据备份、财务数据统计分析报告等。三、会计档案的整理（一）分类会计档案应按照形成时间、类别等进行分类。先按年度分类，再按会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别分别整理。（二）编号对各类会计档案应进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。例如，会计凭证可按年度和凭证序号连续编号；会计账簿可按账簿名称和页码顺序编号等。（三）装订1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。装订时应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。2.会计账簿在年度终了后，应整理齐全，活页账应抽出空白页，装订成册，并在装订处加盖有关人员的印章。3.财务会计报告应按规定的格式和内容装订成册，封面应注明单位名称、年度、月份、报告种类等信息。（四）装盒将装订好的会计档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于存放和查阅。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限如下：1.会计凭证，保管期限为30年。2.会计账簿，总账、明细账、日记账、固定资产卡片等保管期限为30年，辅助账簿保管期限为30年。3.财务会计报告，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。（二）保管地点单位应根据会计档案的数量和管理要求，设置专门的会计档案保管库房或专柜。保管库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防光、防尘等条件，确保会计档案的安全。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对会计档案进行检查和盘点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份。备份应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子会计档案的访问控制制度，确保电子会计档案的安全。五、会计档案的利用（一）查阅1.单位内部人员查阅会计档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到会计档案保管部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。2.外部单位因工作需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经本单位负责人批准后，方可查阅。查阅时应有专人陪同，并按照规定的程序进行查阅。（二）复制1.单位内部人员因工作需要复制会计档案，应填写复制申请表，经所在部门负责人批准后，到会计档案保管部门办理复制手续。复制的会计档案应加盖会计档案保管部门的印章，并注明用途。2.外部单位需要复制会计档案时，应按照查阅的审批程序办理，经批准后，可在会计档案保管部门的监督下进行复制。复制的会计档案应注明"经核对与原件一致"字样，并加盖单位公章。（三）借阅会计档案一般不得外借。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得在借阅的会计档案上进行任何形式的记录、标记或处理。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，应由本单位档案管理机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。2.销毁会计档案时，应当由档案管理机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。3.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（三）销毁记录会计档案销毁后，单位应将销毁情况记录在案，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息，并将销毁记录与会计档案销毁清册一并归档保存。七、监督检查（一）监督检查主体青海各级财政部门、档案管理部门应按照各自职责，对本地区单位的会计档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案管理制度的建立和执行情况。2.会计档案的归档范围、整理、保管、利用和销毁等工作是否符合本制度及相关法律法规、行业标准的要求。3.会计档案的安全保管情况，包括保管场所的条件、防护措施等。4.电子会计档案的管理情况，如存储、备份、访问控制等。（三）监督检查方式1.定期检查，财政部门、档案管理部门定期对单位的会计档案管理工作进行全面检查。2.专项检查，针对会计档案管理中的突出问题或重点领域，开展专项检查。3.日常监督，通过日常工作中的指导、咨询等方式，对单位会计档案管理工作进行监督。（四）问题处理对监督检查中发现的问题，财政部门、档案管理部门应责令单位限期整改。对违反本制度及相关法律法规、行业标准的单