长宁区采购内部控制制度

PAGE长宁区采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强长宁区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法、合规、透明、高效，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于长宁区各级行政机关、事业单位和社会团体（以下统称"采购主体"）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当全面、及时、准确地公开，采购过程应当接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件供应商参与采购活动，保证采购项目能够获得性价比最优的货物、工程和服务。4.公正原则：采购活动应当按照事先规定的条件和程序进行，对所有供应商一视同仁，不得偏袒或歧视任何一方。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。（四）职责分工1.采购主体负责本单位采购活动的组织实施，严格按照本制度规定和采购预算进行采购。建立健全本单位采购内部控制机制，明确采购流程各环节的职责分工，加强对采购活动的内部监督。负责采购项目的需求论证、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审、合同签订与履行等工作。2.财政部门负责制定本区采购相关政策和管理制度，指导和监督采购主体的采购活动。根据预算安排，审核采购主体的采购预算，对采购资金的使用进行监督管理。会同有关部门对采购活动中的违法违规行为进行查处。3.审计部门依法对采购主体的采购活动进行审计监督，重点审查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。对审计中发现的问题提出整改意见，并督促采购主体进行整改。4.其他相关部门按照各自职责，协同做好采购活动的相关管理和监督工作。例如，行业主管部门负责对采购项目涉及的行业标准和技术要求进行指导和把关；监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购主体应当按照财政部门的要求，结合本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号及数量、采购金额、资金来源等内容。2.在编制采购预算时，采购主体应当充分考虑项目的实际需求，进行必要的市场调研和成本测算，确保预算金额的准确性和合理性。对于重大采购项目，应当进行可行性研究和风险评估，并在预算编制中予以体现。3.采购预算一经批复，应当严格执行。因特殊情况确需调整采购预算采购主体应当按照规定的程序报经财政部门批准。（二）预算执行1.采购主体应当按照批复的采购预算组织实施采购活动，不得无预算采购或超预算采购。2.在采购过程中，采购主体应当严格控制采购成本，确保采购资金的使用符合预算安排。对于采购过程中出现的预算调整事项，应当及时按照规定程序办理相关手续。3.财政部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购主体的采购预算执行进度进行跟踪分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。三、采购流程控制（一）采购计划制定1.采购主体根据本单位事业发展需要和实际工作需求，提出采购申请。采购申请应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容。2.采购部门对采购申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、可行性、合规性以及采购预算的合理性等。审核通过后，编制采购计划。采购计划应当包括采购项目概述、采购方式选择、采购时间安排、采购组织实施步骤等内容。3.采购计划应当报经本单位领导审批。对于重大采购项目，采购计划应当提交单位领导班子集体研究决定。（二）采购方式选择1.采购主体应当根据采购项目的性质、特点、金额等因素，按照国家法律法规和相关政策规定选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式应当在采购活动开始前报经财政部门批准。3.对于采用非公开招标采购方式的项目，采购主体应当按照规定的程序组织实施，确保采购过程的公平、公正、公开，并在采购文件中详细说明采用该采购方式的理由和依据。（三）采购文件编制1.采购主体应当根据采购项目的特点和需求，编制详细、准确、完整的采购文件。采购文件应当包括采购公告（邀请书）、采购需求说明、采购合同条款、评审标准及方法等内容。2.采购需求说明应当明确采购项目的技术规格和要求、质量标准、服务内容及期限等，确保采购文件能够准确反映采购项目的实际需求。3.采购合同条款应当明确双方的权利和义务、采购标的数量和质量、价款或者报酬、履行期限和地点及方式、验收要求、违约责任等内容，保证采购合同的合法性和可操作性，并符合公平、公正原则。4.评审标准及方法应当科学合理、客观公正，能够有效衡量供应商的综合实力和服务水平，确保采购结果的公正性和合理性。（四）采购信息发布及供应商资格审查1.采购主体应当按照规定的渠道和方式发布采购信息。公开招标采购项目应当在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商等采购项目应当向符合资格条件的供应商发出邀请书；单一来源采购项目应当在本单位内部进行公示，并说明采用单一来源采购方式的理由和依据。2.在收到供应商的投标（响应）文件后，采购主体应当按照采购文件规定的资格条件对供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码）、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩情况、财务状况等。3.对于不符合资格条件的供应商，采购主体应当拒绝其投标（响应）文件，并告知理由。（五）采购评审1.采购主体应当按照采购文件规定的评审标准和方法组织评审活动。评审活动应当由依法组建的评审委员会负责，评审委员会成员应当包括采购人代表和有关技术、经济等方面的专家，人数应当符合规定要求。2.评审委员会成员应当严格遵守评审纪律，客观公正地履行职责，对采购项目进行独立评审。在评审过程中，评审委员会成员不得与供应商进行私下接触，不得收受供应商的财物或者其他利益。3.评审委员会应当按照评审标准和方法对供应商的投标（响应）文件进行评审，推荐中标（成交）候选人，并出具评审报告。评审报告应当包括项目基本情况、评审过程、评审结果等内容。（六）采购合同签订与履行1.采购主体应当根据评审报告确定中标（成交）供应商，并在规定时间内与其签订采购合同。采购合同应当按照采购文件和中标（成交）供应商的投标（响应）文件签订，不得擅自变更合同内容。2.在签订采购合同前，采购主体应当对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性以及双方权利义务的对等性等。审核通过后，方可签订采购合同。3.采购合同签订后，采购主体应当严格履行合同约定。在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购主体应当按照规定的程序办理相关手续，并及时通知财政部门。4.采购主体应当加强对采购合同执行情况的监督检查，定期对合同履行情况进行跟踪分析，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于供应商违反合同约定的行为，采购主体应当依法追究其违约责任。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购主体应当建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能面临的风险进行识别和评估。采购风险主要包括采购决策风险、采购过程风险、合同履行风险以及供应商违约风险等。2.在风险识别过程中，采购主体应当充分考虑采购项目的特点、采购方式、采购流程、市场环境等因素，全面分析可能存在的风险点。3.对于识别出的风险，采购主体应当采用科学合理的方法进行评估，确定风险的等级和影响程度。评估结果应当作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.针对采购决策风险，采购主体应当加强采购决策过程的管理，建立健全决策机制，充分进行市场调研和可行性研究，确保采购决策的科学性和合理性。对于重大采购项目，应当实行集体决策制度，避免个人决策失误。2.针对采购过程风险，采购主体应当严格按照采购流程进行操作，加强对采购文件编制质量的审核，规范采购信息发布和供应商资格审查程序，确保采购评审活动的公平、公正、公开。同时，应当加强对采购活动的内部监督，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。3.针对合同履行风险，采购主体应当在合同签订前对合同条款进行严格审核，明确双方的权利义务和违约责任。在合同履行过程中，应当加强对合同执行情况的跟踪检查，及时处理合同变更、解除等事项，确保合同的顺利履行。同时，应当建立合同纠纷处理机制，依法维护本单位的合法权益。4.针对供应商违约风险，采购主体应当在采购文件中明确供应商的违约责任，并在合同签订时予以约定。在采购过程中，应当加强对供应商的信用管理，建立供应商信用档案，对存在违约行为的供应商进行记录和公示。对于多次违约的供应商，应当限制其参与本单位的采购活动。五、采购监督与绩效评价（一）采购监督1.财政部门应当加强对采购主体采购活动的监督检查，定期对采购项目进行抽查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的编制质量、采购信息的公开情况、评审活动的公正性以及采购合同的签订与履行情况等。2.审计部门应当依法对采购主体的采购活动进行审计监督，重点审查采购资金的使用效益、采购项目的真实性和合法性等。审计部门应当加强与财政部门等相关部门的协作配合，形成监督合力。3.采购主体应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动各环节的内部监督。内部监督部门应当定期对采购活动进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题，并向本单位领导报告。同时，采购主体应当接受社会监督和舆论监督，对社会公众提出的质疑和投诉，应当及时进行调查处理，并公开处理结果。（二）绩效评价1.采购主体应当建立采购绩效评价制度，定期对采购项目的实施效果进行绩效评价。绩效评价内容主要包括采购项目的完成情况、采购资金的使用效益、采购质量和服务水平、采购风险控制等方面。2.绩效评价应当采用科学合理的方法和