编办档案三合一制度

PAGE编办档案三合一制度一、总则（一）目的为加强编办档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本编办实际情况，制定本"三合一"制度。（二）适用范围本制度适用于编办在履行职责过程中形成的各类档案，包括文书档案、业务档案、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则编办档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案内容应真实反映编办工作实际情况，确保档案的完整性，不得擅自篡改、伪造或损毁档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率，为编办各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本编办档案管理制度和工作流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全保管。4.负责档案的信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用。5.开展档案利用工作，为编办各项工作提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记和统计工作。6.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高编办人员的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理制度，按照规定查阅、借阅档案，不得擅自扩大档案查阅范围或转借他人。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，确保档案管理工作规范有序。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等，确保档案管理工作的质量和效率。3.熟悉档案业务知识，不断提高自身业务水平，熟练掌握档案管理软件和信息化设备的操作技能。4.做好档案管理工作中的保密工作，防止档案信息泄露。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时反馈工作中存在的问题和建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案包括编办在履行职能过程中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.业务档案根据编办业务工作特点，收集整理涉及机构编制管理、事业单位登记管理、实名制管理等方面的业务文件、资料、报表、审批文件等。3.人事档案按照人事档案管理规定，收集编办工作人员的履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改或损毁。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理。3.按照便于保管和利用的原则，对档案进行排列、编号、编目等。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。将每年形成的文件材料按照保管期限分为永久、定期（30年、10年），然后按照机构（问题）进行排列，编制档号，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷。2.业务档案根据业务工作流程和特点，按照不同业务类别进行分类整理。如机构编制管理档案可按照设立、变更、撤销等业务环节进行分类，分别整理相关文件材料，编制档号，建立业务档案台账。3.人事档案按照中组部《干部人事档案工作条例》的要求，对人事档案进行分类整理。将档案材料分为十大类，按照类别顺序排列，编制档案目录，建立人事档案信息化管理系统，实现人事档案的数字化管理。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度测量设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，发现损坏及时更换或维修。（三）档案存储1.按照档案分类方案，将整理好的档案上架存放，并在档案柜、档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。2.对于电子档案，应进行备份存储，备份介质应选用质量可靠、存储容量足够的设备，并定期进行检查和更新。3.建立档案存储位置索引，记录档案的存放位置和档号，方便档案的查找和利用。五、档案利用（一）利用范围1.编办内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅编办档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅编办档案。（二）利用方式1.查阅编办内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。2.借阅因工作需要借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损毁档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、审批情况、归还日期等信息。（四）利用监督档案管理部门应对档案利用情况进行监督检查，发现问题及时处理。对于违反档案管理制度的行为，应按照规定进行严肃处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合编办工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保档案鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对需鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁审批表》，报编办领导审批后进行销毁。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应按照规定进行登记造册，注明档案名称、数量、销毁日期等信息。2.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。4.档案销毁后，应在《档案销毁审批表》上注明销毁情况，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.通过档案信息化建设，实现编办档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.建立档案信息资源共享平台，为编办各项工作提供便捷的档案信息查询和利用服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对编办现存的各类档案进行数字化扫描，建立档案数字化副本，确保档案信息的长期保存和有效利用。2.档案管理系统建设选用功能完善、安全可靠的档案管理软件，建立编办档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设依托档案管理系统，建立档案信息资源共享平台，实现编办内部各部门之间档案信息的共享和交换，同时为上级主管部门、相关单位提供档案信息查询服务。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止档案信息泄露、篡改或丢