科技局内部采购制度

PAGE科技局内部采购制度一、总则（一）目的为了规范科技局内部采购行为，加强内部采购管理，提高采购资金使用效益，保障科技项目顺利实施，依据国家相关法律法规和行业标准，结合科技局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科技局机关各部门及所属事业单位在履行职责过程中，使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务提供商，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购过程应公正公平，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立科技局采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由局领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购计划和预算。3.决策重大采购项目的采购方式、采购文件等。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构科技局设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购活动的具体执行。采购执行机构的职责包括：1.编制采购计划和预算。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组建评标委员会等。3.签订采购合同，并负责合同的执行和监督。4.整理采购文件和资料，进行采购项目的验收和结算。5.配合内部审计和监督检查工作。（三）需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、服务要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。需求部门应积极配合采购执行机构开展采购活动，参与采购文件的编制、评标等工作，协助进行采购项目的验收。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购执行机构对各部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合科技局年度财务预算安排，编制科技局年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，提交局财务部门纳入年度预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购执行机构应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因，确需调整采购预算由需求部门提出书面申请，详细说明调整的原因、内容和金额。2.采购执行机构对申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。经批准的预算调整申请，由采购执行机构通知相关部门执行，并及时调整采购计划和合同。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购执行机构应按照规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。公开招标文件应在指定的媒体上发布，公告期不得少于规定天数。4.开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由采购执行机构主持，邀请所有投标人参加。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，也可以授权评标委员会直接确定中标人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行机构应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书的内容与公开招标文件的内容一致。邀请招标的开标、评标等程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行机构应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与各供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行机构应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，协商一致后，报采购领导小组批准。批准后，采购执行机构与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行机构应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的被询价供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要填写《科技局内部采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式建议等内容，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性和准确性进行审核，签署意见后报采购执行机构。3.采购执行机构对采购申请进行初审，重点审核采购项目是否符合采购预算、采购方式是否合规等。初审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。（二）采购文件编制1.采购执行机构根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购合同草案、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、验收标准等要求，确保采购文件的内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准的规定。3.采购文件编制过程中，采购执行机构应组织需求部门、相关专家等进行论证和审核，确保采购文件的合理性和公正性。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购采购执行机构应在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告（或投标邀请书）。采购公告（或投标邀请书）应包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购采购执行机构应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件或询价通知书。（四）供应商选择与采购合同签订1.供应商应按照采购文件的要求编制投标文件（或响应文件），并在规定的时间内提交给采购执行机构。采购执行机构对供应商提交的投标文件（或响应文件）进行受理和登记。2.采购执行机构按照规定的采购方式组织开标、评标（或谈判、询价）等活动。开标、评标（或谈判、询价）过程应严格按照采购文件规定的程序和标准进行，确保采购活动的公平、公正、公开。3.根据开标、评标（或谈判、询价）结果，采购执行机构确定中标供应商（或成交供应商），并向其发出中标通知书（或成交通知书）。中标供应商（或成交供应商）应在规定的时间内与采购执行机构签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款，确保合同内容符合采购文件的要求和双方的约定。（五）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行机构应组织需求部门等相关人员按照采购合同的约定和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收人员应认真填写验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、采购合同编号、验收依据（采购合同、采购文件等）、验收内容、验收结果等内容。验收合格验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格应明确指出问题所在，并要求供应商限期整改或采取其他补救措施。3.采购执行机构应将验收报告存档备案，作为支付采购资金和进行采购项目绩效评价的依据。（六）采购资金支付1.采购资金支付应按照采购合同的约定和财政资金支付管理规定执行。采购执行机构应根据验收报告和采购合同，填写资金支付申请，报财务部门审核。2.财务部门对资金支付申请进行审核，审核无误后按照规定的程序办理资金支付手续。采购资金应直接支付给供应商，不得将采购资金支付给无合同关系的第三方。六、采购监督与管理（一）内部监督1.科技局内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购领导小组应对重大采购项目进行跟踪监督，及时发现和解决采购过程中存在的问题。3.采购执行机构应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员及采购活动的日常管理和监督，确保采购活动规范有序进行。（二）供应商管理1.建立供应商库，对参与科技局采购活动的供应商进行登记和管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、诚信记录等内容。2.采购执行机构应定期对供应商的履约情况进行评价，评价结果作为供应商后续参与采购活动的重要依据。对履约情况良好的供应商，在同等条件下优先选择；对履约情况差的供应商，限制其参与采购活动。3.加强对供应商的诚信管理，建立供应商诚信档案，记录供应商在采购活动中的违规行为和诚信情况。对有不良诚信记录的供应商，依法依规进行处理。（三）采购档案管理1.采购执行机构应建立健全采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件和资料