政府档案接收移交制度

PAGE政府档案接收移交制度一、总则（一）目的为加强政府档案管理，规范档案接收与移交工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和开发，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区各级政府部门、直属机构、派出机构以及其他依法履行行政管理职能的单位（以下统称"各单位"）档案的接收与移交管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证接收与移交的档案内容真实、准确、完整，全面反映各单位工作活动和历史面貌。3.及时高效原则：各单位应按照规定的时间和要求，及时完成档案的整理、移交工作，提高工作效率，避免档案积压。4.安全保密原则：加强档案管理过程中的安全防护措施，确保档案信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案接收（一）接收范围1.文书档案：各单位在履行职能活动中形成的各类文件、公文、函件、会议记录、纪要、决议等。2.科技档案：涉及本地区基础设施建设、重大科研项目、技术改造等活动中形成的图纸、图表、数据、研究报告等科技文件材料。3.人事档案：记录工作人员基本情况、履历、考核、任免、奖惩、工资、培训等内容的档案。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务核算和财务管理过程中形成的档案。5.业务档案：各单位在履行特定业务职能过程中产生的专业性档案，如行政执法档案、行政审批档案、项目建设档案等。6.声像档案：照片、录音、录像等反映本地区重要活动、事件、人物等的声像资料。7.电子档案：以数字形式存储在计算机系统或其他电子存储设备中的各类档案信息。（二）接收要求1.档案整理规范：各单位应按照国家档案局制定的档案整理规则，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案排列有序、目录清晰、装订整齐。2.质量审核：档案接收部门应组织对接收的档案进行质量审核，重点检查档案的完整性、准确性、规范性以及与相关业务活动的关联性。对于不符合要求的档案，应及时通知移交单位进行整改。3.交接手续完备：档案移交单位与接收单位应办理详细的交接手续，填写档案交接清单，明确档案的名称、数量、移交时间、移交人、接收人等信息，并由双方签字确认。交接清单一式两份，双方各留存一份。（三）接收流程1.移交申请：各单位在档案整理完成后，应向档案接收部门提交档案移交申请，说明档案的种类、数量、形成时间、保管期限等基本情况，并附档案移交清单。2.受理审核：档案接收部门收到移交申请后，对申请材料进行审核。审核通过确定接收时间和方式；审核不通过书面通知移交单位补充或修改相关材料。3.现场交接：按照约定的时间和地点，移交单位与接收单位进行现场档案交接。移交单位应安排专人负责档案的搬运、清点等工作，接收单位应对接收的档案进行逐一核对，确保档案数量准确、质量合格。4.入库存储：档案接收后，应及时按照档案管理的要求进行入库存储。对于电子档案，应进行数据备份，并存储在安全可靠的存储设备中。同时，建立档案存储管理台账，记录档案的入库时间、存放位置等信息。三、档案移交（一）移交范围1.到期档案：根据档案保管期限的规定，已到保管期限且无需继续保存的档案。2.重复档案：各单位在档案整理过程中发现的内容重复、价值不大的档案。3.已完成特定工作或项目的档案：与特定工作或项目相关的档案，在该工作或项目结束后，按照规定应进行移交的档案。（二）移交要求1.档案鉴定：各单位在档案移交前，应组织对拟移交的档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理人员、业务人员以及相关专家组成的鉴定小组共同进行，根据档案的价值和保管期限等因素，确定档案的存毁意见。2.销毁审批：对于经鉴定确定销毁的档案，应填写档案销毁审批表，报本单位负责人审批。审批通过后，方可进行销毁处理。3.移交清单编制：编制档案移交清单，详细记录移交档案的名称、数量、保管期限、移交原因等信息。移交清单应一式三份，移交单位、接收单位和档案管理部门各留存一份。（三）移交流程1.提出申请：各单位根据档案移交的范围和要求，向档案管理部门提出档案移交申请，提交档案移交清单及相关鉴定材料。2.审核批准：档案管理部门对移交申请和相关材料进行审核。审核通过报上级主管部门批准；审核不通过通知移交单位重新整理或补充材料。3.交接实施：经批准后，移交单位与接收单位按照规定的程序进行档案交接。交接过程中，双方应认真核对档案清单，确保档案移交的准确性和完整性。4.监销处理：对于销毁的档案，应在档案管理部门的监督下进行销毁。销毁过程中，应确保档案信息彻底消除，无法恢复。销毁完成后，监销人员应在档案销毁审批表上签字确认。四、档案管理职责分工（一）档案形成单位职责1.负责本单位档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.按照本制度的要求，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁意见，并及时向档案管理部门移交到期档案或重复档案。3.配合档案管理部门做好档案接收、移交等相关工作，提供必要的协助和支持。（二）档案接收单位职责1.负责制定档案接收计划，明确接收档案的范围、时间、要求等，并组织实施档案接收工作。2.对接收的档案进行质量审核、整理、存储和管理，建立健全档案管理制度，确保档案的妥善保管和有效利用。3.定期对接收的档案进行统计分析，为档案资源的开发利用提供依据。（三）档案管理部门职责1.负责制定和完善本地区档案接收移交制度，并组织实施和监督检查。2.指导各单位档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动，提高档案管理水平。3.统筹协调档案接收与移交工作，对各单位档案移交情况进行审核和备案，确保档案管理工作规范有序。4.负责档案信息资源的整合与开发利用，推动档案数字化建设，提高档案服务效能。五、监督检查与责任追究（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各单位档案接收移交制度的执行情况进行监督检查，重点检查档案整理质量、交接手续、保管期限执行等方面的情况。2.建立档案管理工作监督检查档案，记录检查时间、检查内容、发现问题及整改情况等信息，作为对各单位档案管理工作考核评价的依据。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。整改完成后，进行复查验收，确保问题得到彻底解决。（二）责任追究1.各单位违反本制度规定，导致档案丢失、损坏、泄露或未按时完成档案移交工作由档案管理部门责令限期改正，并视情节轻重，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。2.档案管理人员在档案接收、移交过程中，存在玩忽职守、徇私舞弊等行为依法给予相应的处分；构成犯罪依法追究刑事责任。3.因不可抗力等特殊原因导致档案接收移交工作无法正常进行相关单位应及时采取补救措施，并向档案管理部门报告。如因未及时采取措施造成损失依法追究相关单位和人员的责任。