小米档案归档制度

PAGE小米档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护公司的合法权益，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于小米公司总部及各分支机构、子公司的各类档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的档案必须是真实、准确反映公司各项活动的原始记录。3.完整性原则：全面收集公司在各项业务活动中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政类档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司行政管理工作中形成的各类文件，如工作计划、总结、报告、通知、会议纪要等。2.人事类档案：员工入职、离职、调动、晋升等相关手续文件；员工劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核等档案。3.财务类档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务核算资料；资金管理、预算管理、税务管理等相关文件。4.业务类档案：市场营销活动策划、执行、总结等文件；产品研发、生产、销售等业务流程中形成的各类技术文件、合同协议、客户资料等。5.法务类档案：合同审查、纠纷处理、诉讼案件等相关法律文件；知识产权保护、合规管理等方面的档案。6.其他类档案：不属于上述分类的其他档案，如企业文化建设、对外宣传资料等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.编号结构为：[档案类别代码][年份][流水号]。3.档案类别代码：行政类（XZ）、人事类（RS）、财务类（CW）、业务类（YW）、法务类（FW）、其他类（QT）。4.年份：采用公元纪年，取四位数字表示，如2023年表示为"2023"。5.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从0001开始。例如：行政类档案中2023年形成的第10份文件编号为"XZ20230010"。三、档案归档要求（一）归档时间1.各部门应在业务活动结束后[X]个工作日内将相关档案整理归档。2.对于重要紧急的档案，应及时归档，确保档案的时效性。（二）归档文件要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.纸张应符合档案保存要求，一般采用A4纸，破损或褪色的文件应进行修复或复制。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。同时，应制作电子文件的备份，存储在不同介质上，并定期进行检查和维护。（三）归档整理要求1.按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。2.每份档案应编制目录，目录内容包括文件编号、文件名称、日期、页数等，目录应清晰准确，便于查阅。3.对于厚度较大的档案，应进行装订，并在装订处加盖骑缝章。四、档案归档流程（一）部门整理1.各部门指定专人负责档案的收集、整理工作。2.按照档案归档要求，对本部门形成的各类文件进行分类、编号、编目，并整理成册。（二）部门初审1.部门负责人对整理好的档案进行初审，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.对不符合要求的档案，应及时退回整理人员进行补充或修改。（三）移交档案部门1.经部门初审合格的档案，由部门整理人员填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存部门，一份随档案移交公司档案管理部门。2.在规定的归档时间内，将档案移交至公司档案管理部门，并办理交接手续。（四）档案部门审核与入库1.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的分类、编号、编目等是否符合要求。2.审核合格的档案，按照档案编号顺序进行上架入库，并在档案管理系统中进行登记。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应经公司分管领导审批。（二）查阅流程1.查阅申请人持审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.涉及公司机密的档案，借阅申请人应经公司分管领导审批。（四）借阅流程1.借阅申请人持审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员根据借阅申请表提供相应的档案，并收取一定的押金（视档案重要程度而定），同时在档案借阅登记簿上记录借阅时间、借阅人、借阅内容、借阅期限等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、丢失。如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员检查档案是否完整无损，如有问题应及时查明原因并追究责任。六、档案保管与维护（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、重大合同协议、重要会议纪要等。3.长期保管的档案：保管期限为[X]年，凡是在较长时间内公司需要查考利用的档案，如一般性的业务文件、人事档案等。4.短期保管的档案：保管期限为[X]年，凡是在较短时间内公司需要查考利用的档案，如临时性的通知、报表等。（三）档案定期盘点1.档案管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。2.盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对盘点中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录盘点结果。（四）档案维护更新1.随着公司业务的发展和变化，档案管理部门应及时对档案进行维护更新，确保档案的准确性和时效性。2.对于已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否已失去利用价值，是否重复、多余或已被其他文件替代。3.考虑档案的历史意义、科学研究价值、法律凭证作用等因素。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期将到期档案清单提交给档案鉴定小组。2.鉴定小组对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对于确定无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等，经公司分管领导审批后进行销毁。（四