宁夏建设项目档案管理制度

PAGE宁夏建设项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强宁夏建设项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，保障建设项目的顺利进行，依据国家有关法律法规和行业标准，结合宁夏实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宁夏行政区域内所有建设项目，包括新建、改建、扩建的各类工程项目。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。建设项目档案工作实行统一领导，各建设单位负责本项目档案的收集、整理、归档和保管，接受同级档案行政管理部门和上级主管部门的监督指导。2.同步管理原则。项目档案管理工作与项目建设进程同步，做到工程进度与档案形成同步，档案收集、整理与工程验收同步。3.真实性、完整性、准确性原则。项目档案应如实反映项目建设全过程，内容完整、准确，数据可靠。4.便于利用原则。项目档案的整理和保管应便于查阅和利用，满足项目建设、运行管理及后期维护等各方面的需求。二、管理职责（一）档案行政管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定宁夏建设项目档案管理的相关规定和标准。2.对宁夏建设项目档案工作进行监督检查，依法查处档案管理中的违法行为。3.组织开展建设项目档案业务培训和指导，提高档案管理人员的业务水平。4.负责建设项目档案验收的组织和监督工作。（二）建设单位职责1.建立健全本单位建设项目档案管理工作制度，明确档案管理机构和人员职责。2.负责组织、协调本项目各参建单位的档案管理工作，确保档案工作与项目建设同步进行。3.按照档案管理要求，负责收集、整理、归档本项目的各类文件材料，确保档案的完整、准确、系统。4.负责本项目档案的保管和安全保密工作，配备必要的档案保管设施和设备。5.及时向档案行政管理部门和上级主管部门报送项目档案管理情况，并接受监督检查。6.组织本项目档案的验收工作，对验收中发现的问题及时整改。（三）勘察、设计、施工、监理等参建单位职责1.按照合同要求，负责收集、整理、归档本单位承担项目任务过程中形成的文件材料，并向建设单位移交。2.对本单位形成的档案质量负责，确保档案内容真实、准确、完整。3.接受建设单位的档案管理监督检查，配合做好项目档案验收工作。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.建设项目从项目前期策划、可行性研究、勘察、设计、施工、监理到竣工验收等各个阶段，都应形成相应的文件材料。2.各参建单位应明确专人负责文件材料的形成工作，确保文件材料的及时、准确、完整。（二）文件材料的收集范围1.项目前期文件材料：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.勘察设计文件材料：包括工程地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等。3.施工文件材料：包括施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、原材料及构配件质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.监理文件材料：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件材料：包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。6.其他文件材料：如项目建设过程中的各类会议纪要、来往函件、招投标文件等。（三）文件材料的收集要求1.各参建单位应按照档案管理要求，及时收集本单位形成的文件材料，并进行分类整理。2.对建设项目中形成的电子文件，应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，确保电子文件的真实性和完整性。3.建设单位应定期对各参建单位文件材料的收集情况进行检查，督促其按时完成收集工作。四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。3.便于保管和利用。（二）整理方法1.项目前期文件材料按照文件性质和时间顺序进行整理。2.勘察设计文件材料按照专业和阶段进行整理。3.施工文件材料按照单位工程、分部工程、分项工程的顺序进行整理，同一单位工程的文件材料应集中组卷。4.监理文件材料按照监理工作阶段和内容进行整理。5.竣工验收文件材料按照竣工验收的相关要求进行整理。（三）归档要求1.各参建单位应在项目完成后[X]个月内，将整理好的档案向建设单位归档。2.归档的档案应编制档案目录，一式两份，一份随档案移交建设单位，一份由本单位留存。3.建设单位应对各参建单位移交的档案进行审核，对不符合要求的档案应退回原单位重新整理。4.建设单位在收到各参建单位移交的档案后，应及时进行汇总整理，编制项目总档案目录，并在项目竣工验收前完成项目档案的归档工作。五、档案的保管与利用（一）保管要求1.建设单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施和设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对纸质档案应进行分类存放，标识清晰，便于查找。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。5.建立档案保管制度，定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理。（二）利用要求1.建设单位应建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批手续。2.单位内部人员查阅档案应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.外单位人员查阅档案应持单位介绍信，经建设单位主管领导批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督。4.查阅档案应在档案库房内进行，严禁在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。5.档案管理人员应及时记录档案利用情况，对利用效果进行跟踪反馈。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合建设项目的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.确保鉴定结果准确、客观，既要保证档案的完整性，又要避免保存不必要的档案。（二）鉴定组织1.建设单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目技术负责人、相关专业人员等组成。2.档案鉴定小组负责对建设项目档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性、准确性。2.档案的保存价值，包括对项目建设、运行管理、后期维护等方面的利用价值。3.档案的密级和保密期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报建设单位主管领导批准。2.档案销毁前，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等内容。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字。4.销毁清册应永久保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立建设项目档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为项目建设和管理提供便捷的档案信息支持。（二）信息化管理要求1.建设单位应按照国家有关标准和规范，建立档案管理信息系统，对项目档案进行信息化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。3.对电子档案应进行规范化管理，确保电子档案的格式统一、元数据完整、背景信息准确。4.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露和被篡改。（三）电子档案与纸质档案的关系1.电子档案与纸质档案具有同等效力，两者应相互备份，确保档案信息的安全和完整。2.在档案利用过程中，应优先提供电子档案，但在需要纸质档案作为凭证时，应提供与电子档案内容一致的纸质档案。八、监督检查与考核（一）监督检查1.档案行政管理部门应定期对建设项目档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的形成与收集、整理与归档、保管与利用等方面。2.建设单位应加强对本项目各参建单位档案管理工作的日常监督检查，及时发现和解决问题。3.对监督检查中发现违反档案管理规定的行为，应责令限期整改，情节严重的依法进行处罚。（二）考核1.建设单位应建立档案管理工作考核制度，对本项目各参建单位的档案管理工作进行考核。2.考核内容包括档案管理工作制度的建立与执行情况、档案工作与项目建设同步情况（包括档案收集、整理、归档的及时性和质量）、档案保管与利用情况等