华润集中采购制度

PAGE华润集中采购制度总则制度目的本制度旨在规范华润集团及各下属公司（以下统称"公司"）的采购行为，通过集中采购的方式，实现资源优化配置，降低采购成本，提高采购效率，确保采购质量，加强采购风险管理，保障公司运营的顺利进行。适用范围本制度适用于华润集团总部及各下属公司在生产、经营、建设等活动中涉及的各类物资、服务及工程项目的采购。基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规章制度。2.集中性原则：对采购项目进行分类管理，通过集中采购平台或指定的采购渠道，实现集中采购，提高采购的集中度和规模效益。3.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，遵循公平竞争的原则选择供应商，保证采购结果的公正性。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，通过优化采购流程、合理选择供应商等方式，降低采购总成本，提高采购活动的经济效益。5.风险管理原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立有效的风险防控机制，确保采购活动的顺利进行和公司利益的安全。采购组织与职责采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目的采购策略、供应商选择、采购合同等重要事项。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等，其职责如下：1.制定和修订公司采购战略和政策。2.审议年度采购计划和预算。3.审批重大采购项目的采购方案和供应商选择。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。采购执行部门公司设立采购中心或指定相关部门作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门的职责如下：1.贯彻执行公司采购制度和政策。2.编制和执行采购计划，组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。3.负责供应商的开发、评估、选择和管理。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同履行过程中的问题。5.建立采购档案，整理和保管采购相关文件和资料。6.定期统计采购数据，分析采购成本和效益，为公司决策提供支持。其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商评估等工作，负责采购物资和服务的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算、合同付款条款，监督采购资金的支付，参与采购成本的核算和分析。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。采购流程采购需求提出1.需求部门根据公司生产、经营、建设等实际需要，填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购申请单应经需求部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。采购计划编制采购执行部门收到采购申请单后，结合公司库存情况、采购周期等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报采购决策机构审批。供应商选择与管理1.供应商开发：采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查和评估，了解其生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面的情况，筛选出合格的供应商纳入供应商名录。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、环保等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商选择：采购项目实施前，采购执行部门根据采购需求和供应商评估情况，从供应商名录中选择合适的供应商参与采购项目。对于重大采购项目，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择供应商。采购实施1.招标采购：对于达到招标标准的采购项目，采购执行部门应按照国家法律法规和公司内部规定组织招标活动。招标程序包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。评标应组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，选择中标供应商。2.询价采购：对于采购金额较小、技术规格简单的采购项目，采购执行部门可以采用询价采购方式。向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择价格合理、信誉良好的供应商成交。3.谈判采购：对于一些特殊采购项目，如技术复杂、独家供应、紧急采购等，采购执行部门可以与供应商进行谈判采购。谈判前应制定谈判策略和方案，明确谈判目标和底线，谈判过程中应保持公正、公平、公开，确保谈判结果符合公司利益。合同签订采购项目确定供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订前，应经公司法律部门或法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。合同执行与验收1.合同执行：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。2.验收：需求部门负责采购物资和服务的验收工作。验收应按照合同约定的质量标准进行，验收合格后出具验收报告。对于验收不合格的物资或服务，需求部门应及时通知采购执行部门，采购执行部门负责与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。付款管理财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购执行部门提交的付款申请，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。采购风险管理风险识别与评估1.建立风险识别机制：采购执行部门和相关部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类排序，为制定风险应对措施提供依据。风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时掌握物资或服务的价格波动情况，通过合理安排采购时间、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理,建立供应商评估和淘汰机制，与优质供应商建立长期稳定的合作关系。要求供应商提供履约担保，增加供应商违约成本。对重要物资或服务的供应商进行实地考察，确保供应商具备相应的生产能力和质量控制水平。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资和服务的检验和验收。要求供应商提供质量合格证明文件，对关键物资或服务进行抽检或监造。对于质量不合格的物资或服务，严格按照合同约定处理，确保公司利益不受损失。4.合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，确保合同条款合法、合规、完整。合同签订前进行法律审核，避免合同纠纷。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决，必要时通过法律途径维护公司权益。5.法律风险应对：加强采购人员的法律意识培训，提高其法律素养。采购活动严格遵守国家法律法规，确保采购行为的合法性。对于重大采购项目，咨询专业法律意见，防范法律风险。采购监督与审计内部监督1.采购执行部门应建立健全内部监督机制，对采购活动的各个环节进行自我监督和检查，确保采购活动符合公司制度和流程要求。2.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的合理性、采购合同的履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的采购专项检查、审计等工作，确保公司采购活动合法合