县残联政府采购内部控制管理制度

PAGE县残联政府采购内部控制管理制度一、总则（一）制定目的为了加强县残联政府采购活动的内部控制管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保政府采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规，结合县残联实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县残联使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障各参与方的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，节约财政资金。二、组织与职责（一）政府采购领导小组1.组成人员：由县残联理事长担任组长，分管副理事长担任副组长，各相关业务部门负责人为成员。2.主要职责研究制定政府采购工作的方针、政策和制度。审议政府采购预算和采购计划。决策重大采购项目和采购方式变更等事项。协调解决政府采购工作中的重大问题。（二）政府采购工作小组1.组成人员：由财务部门、业务部门、纪检监察部门等相关人员组成。2.主要职责负责具体实施政府采购活动，包括编制采购文件、组织采购评审、签订采购合同等。对采购项目进行市场调研和分析，提出采购需求和技术参数建议。审核采购项目的预算执行情况，确保资金使用合规。配合纪检监察部门对采购活动进行监督检查。（三）各部门职责1.财务部门负责编制政府采购预算，审核采购资金支付申请。对采购项目的资金使用情况进行监督和核算。配合采购工作小组做好采购项目的成本控制和效益分析。2.业务部门根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和审核，提供专业技术支持。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。3.纪检监察部门对政府采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、公正。受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规违纪行为。监督采购项目的信息公开情况，确保采购活动透明。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各业务部门应根据年度工作计划和实际需求，在规定时间内编制政府采购预算草案，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.财务部门对各业务部门提交的采购预算草案进行审核，结合财政部门下达的预算控制指标，汇总编制县残联年度政府采购预算。3.政府采购预算经县残联政府采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）采购计划制定1.根据批准的政府采购预算，各业务部门应按照项目实施进度，提前制定采购计划，明确采购项目的具体实施时间、采购方式、采购组织形式等。2.采购计划应报政府采购工作小组审核，经领导小组批准后实施。采购计划一经批准，应严格执行，不得擅自变更。3.因特殊情况需要调整采购计划应按照规定程序报原批准部门审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目。2.邀请招标：符合下列情形之一可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判：符合下列情形之一可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。（二）采购程序1.采购申请：各业务部门根据采购计划，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、技术要求、售后服务等内容，并提交相关证明材料。2.采购审批：《政府采购申请表》经业务部门负责人签字后，报财务部门审核预算，再报政府采购工作小组审核采购方式和采购需求，最后报政府采购领导小组审批。3.采购文件编制：采购工作小组根据批准的采购申请，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购文件、投标文件格式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的各项要求和评审办法。4.发布采购信息：根据采购方式的不同，按照规定在相关媒体上发布采购信息。公开招标项目应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标项目应向不少于三家符合条件的供应商发出邀请书；竞争性谈判、询价等项目应在县残联官方网站或其他指定媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目的基本情况、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。5.供应商报名与资格审查对公开招标和邀请招标项目，供应商应在规定时间内报名并提交资格证明文件。采购工作小组对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。对竞争性谈判和询价项目，采购工作小组应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判或询价。6.采购评审：采购工作小组组织评审委员会对符合资格条件的供应商提交的投标文件进行评审。评审委员会由县残联相关人员和评审专家组成，评审专家应从省级以上财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，确定中标或成交供应商。7.采购结果公示：采购工作小组应将采购结果在县残联官方网站或其他指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容包括采购项目名称、采购方式、中标或成交供应商名称、中标或成交金额、主要中标或成交标的规格型号等。8.签订采购合同：采购结果公示无异议后，县残联与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规和采购文件的要求，不得擅自变更合同条款。9.采购验收：采购项目完成后，业务部门应按照采购合同和相关验收标准组织验收。验收合格后，填写《政府采购验收报告》，报政府采购工作小组备案。财务部门根据验收报告和采购合同办理资金支付手续。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标或成交通知书发出之日起三十日内签订。签订合同前，采购工作小组应对合同条款进行审核，确保合同内容符合采购文件要求和法律法规规定。2.合同签订应使用规范的合同文本，明确双方的权利和义务、采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。合同条款应具体、明确、可操作性强，避免模糊不清或歧义条款。3.合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、纪检监察部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务；县残联应按照合同约定及时支付采购资金。2.业务部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如供应商未能按时交货、提供的货物不符合质量要求等，业务部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题。如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。3.财务部门应按照合同约定和资金支付程序，及时审核支付申请，办理采购资金支付手续。在支付采购资金前，应核实采购项目的验收情况和合同履行情况，确保资金支付合规。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订前，应报政府采购工作小组审核，经领导小组批准后实施。2.如因不可抗力或其他法定事由需要终止采购合同合同双方应按照法律法规规定和合同约定办理终止手续。终止合同后，应及时清理合同履行情况，办理相关结算手续。六、采购监督与检查（一）内部监督1.纪检监察部门应加强对政府采购活动的全程监督，定期检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购评审是否公正等。对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.财务部门应加强对采购资金使用情况的监督，审核采购资金支付申请，检查采购资金是否专款专用，是否存在截留、挪用等违规行为。3.业务部门应加强对采购项目实施过程的监督，检查采购项目的执行进度、质量标准、售后服务等情况，确保采购项目达到预期目标。（二）外部监督1.接受财政部门的监督检查，积极配合财政部门对政府采购活动的专项检查和日常监管。对财政部门提出的问题及时整改，并按时报送整改情况报告。2.接受审计部门的审计监督，配合审计部门对政府采购项目的预算执行情况、采购资金使用情况等进行审计。对审计发现的问题，按照审计意见进行整改，并及时调整相关财务账目。3.接受社会监督，及时公开政府采购信息，保障社会公众对政府采购活动的知情权和监督权。对社会公众提出的质疑和投诉，应认真调查处理，并及时反馈处理结果。七、采购档案管理（一）档案内容政府采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、投标文件、评审记录、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1采购工作小组应在采购项目完成后及时整理采购档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应指定专人负责保管，建立档案管理制度，确保档案的安全、完整。档案保管期限应按照法律法规和相关