医院宣传档案收集制度

PAGE医院宣传档案收集制度一、总则（一）目的为加强医院宣传档案的管理，确保宣传档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥宣传档案在医院发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门在宣传工作中形成的各类档案的收集、整理、归档和保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院宣传档案实行集中统一管理，由医院宣传部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则应保证宣传档案的内容完整、准确，如实反映医院宣传工作的全过程和实际情况。3.及时归档原则宣传工作中形成的各类档案应及时收集、整理、归档，防止档案的散失和损坏。4.便于利用原则档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案收集范围（一）宣传活动档案1.医院组织的各类大型宣传活动，如义诊活动、健康讲座、主题宣传周等，包括活动策划方案、通知、宣传资料、现场照片、视频、媒体报道等。2.医院参与的外部宣传活动，如行业展会、学术交流等，相关的参展资料、会议纪要、宣传报道等。（二）宣传资料档案1.医院制作的各类宣传资料，如宣传册、海报、折页、宣传单页、宣传片、微电影等，包括设计稿、文案、制作合同、成品等。2.医院发布在各类媒体平台上的宣传稿件，如报纸、杂志、网站、微信公众号、微博等，包括稿件原文、发布截图、阅读量、转发量等数据统计。（三）媒体合作档案1.与各类媒体建立合作关系的相关文件，如合作协议、合作备忘录等。2.媒体对医院的采访记录、报道素材、媒体反馈等。（四）员工宣传作品档案1.医院员工撰写的与宣传工作相关的文章、诗歌、摄影作品、绘画作品等。2.员工参与宣传活动的相关记录，如活动照片、视频等。（五）宣传工作统计档案1.医院宣传工作的各项统计数据，如宣传活动参与人数、宣传资料发放数量、媒体曝光量等。2.宣传工作的年度总结、季度报表、月度分析等材料。三、档案收集要求（一）及时性各部门在宣传工作完成后，应及时将相关档案资料移交至医院宣传部门。一般情况下，活动结束后[X]个工作日内完成资料收集；宣传资料制作完成后[X]个工作日内提交完整档案。（二）完整性档案资料应齐全完整，包括活动策划、实施、总结等各个环节的相关材料；宣传资料应涵盖设计、制作、发布等全过程的文件。（三）准确性档案内容应真实准确，数据统计应清晰无误，宣传稿件应符合医院宣传口径，不得出现虚假信息或误导性内容。（四）规范性档案资料应按照规定的格式和要求进行整理，如文件格式统一、字体字号规范、图片清晰、视频可播放等。四、档案收集流程（一）部门提交1.各部门负责宣传工作的人员在工作完成后，按照档案收集范围和要求，对相关资料进行整理。2.将整理好的档案资料填写《医院宣传档案移交清单》，注明资料名称、数量、形成时间等信息，并签字确认。（二）宣传部门接收1.医院宣传部门指定专人负责接收各部门移交来的档案资料，并对移交清单进行核对。2.对接收的档案资料进行初步审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，如发现问题及时与移交部门沟通，要求补充或更正。（三）整理归档1.宣传部门接收的档案资料按照档案分类标准进行整理，如按照宣传活动、宣传资料、媒体合作等类别分别归档。2.对整理好的档案资料进行编号、编目，建立档案目录索引，便于查找和利用。3.将整理好并编目的档案资料存入专门的档案柜或档案存储设备中，确保档案的安全保管。五、档案整理规范（一）分类标准1.宣传活动类按照活动名称、时间顺序进行分类，同一活动的相关资料集中存放，包括活动策划、通知、参与人员名单、现场照片、视频、媒体报道等。2.宣传资料类按照宣传资料的类型进行分类，如宣传册、海报、折页、宣传单页等，每种类型下再按照制作时间或主题进行细分。对于宣传片、微电影等视频资料，单独建立文件夹存放，并注明视频名称、时长、制作时间等信息。3.媒体合作类按照合作媒体名称、合作时间进行分类，相关的合作协议、采访记录、报道素材等资料集中整理。4.员工宣传作品类按照作品类型（文章、摄影、绘画等）进行分类，同一类型下按照作者姓名、作品名称、创作时间进行排序。5.宣传工作统计类按照统计内容和时间周期进行分类，如年度统计、季度统计、月度统计等，相关的报表、分析报告等资料有序存放。（二）编号规则1.档案编号采用[编号格式]，其中[编号部分1]表示档案类别代码，[编号部分2]表示年份，[编号部分3]表示顺序号。2.档案类别代码如下："XC"表示宣传活动类"XL"表示宣传资料类"MT"表示媒体合作类"YG"表示员工宣传作品类"TJ"表示宣传工作统计类3.例如，2023年第5个宣传活动档案编号为XC202305；2023年第[X]份宣传册档案编号为XL2023[X]。（三）编目要求1.编制档案目录，目录内容包括档案编号、类别、名称、形成时间、保管期限、备注等。将目录打印成册，并建立电子目录，方便查询和使用。2.在档案资料上标注编号，确保编号清晰、准确，便于识别和查找。六、档案保管期限（一）短期保管1.宣传活动中的临时性通知、一般性活动资料等，保管期限为[X]年。2.媒体报道中的一般性资讯、普通宣传稿件等，保管期限为[X]年。（二）中期保管1.医院宣传资料的设计稿、制作合同等，保管期限为[X]年。2.员工宣传作品中的一般性稿件、摄影作品等，保管期限为[X]年。（三）长期保管1.医院重大宣传活动的策划方案、总结报告等，保管期限为[X]年。2.医院宣传工作的重要统计数据、年度总结等，保管期限为永久。3.与重要媒体的合作协议、长期宣传合作记录等，保管期限为永久。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.医院内部人员因工作需要查阅宣传档案应填写《医院宣传档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到宣传部门办理查阅手续。2.涉及医院机密信息的宣传档案，查阅申请人需经医院分管领导批准后方可查阅。（二）查阅流程1.申请人提交《医院宣传档案查阅申请表》后，宣传部门档案管理人员根据申请内容进行查找，并提供相应的档案资料。2.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行核对，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用规定1.宣传档案的利用应严格遵守国家法律法规和医院的相关规定，不得用于商业目的或其他非法活动。2.如需将宣传档案用于医院内部宣传、培训、研究等工作，应按照规定办理相关手续，并注明档案来源。3.任何单位或个人未经医院同意，不得擅自对外公布或传播医院宣传档案内容。八、档案保密与安全（一）保密措施1.宣传部门应加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及医院机密信息的宣传档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息安全。3.在档案查阅过程中，档案管理人员应监督查阅人员的行为，防止机密信息泄露。（二）安全管理1.档案存放场所应具备防火（等级要求：[具体防火等级]）、防潮（湿度控制范围：[具体湿度范围]）、防虫（防虫措施：[具体防虫方法]）、防盗（防盗设施：[具体防盗设备]）等条件，确保档案安全保管。2.定期对档案进行检查和维护，如检查档案的完整性、存储设备的运行情况等，发现问题及时处理。3.建立档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应按照预案及时采取措施，保护档案安全，并向上级主管部门报告。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值可进行销毁。2.档案因损坏、遗失等原因无法继续使用，且经鉴定确认无保存必要可进行销毁。（二）销毁流程1.宣传部门档案管理人员定期对到期或需销毁的档案进行清理，填写《医院宣传档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、类别、形成时间、销毁原因等信息。2.将《医院宣传档案销毁申请表》提交至医院档案管理部门审核，经档案管理部门负责人签字同意后，报医院分管领导批准。3.批准后，由宣传部门档案管理人员与档案管理部门指定人员共同对需销毁的档案进行清点、核对，并在《医院宣传档案销毁清册》上签字确认。4.采用[具体销毁方式，如焚烧、粉碎等]方式对档案进行销