内部审计档案制度

PAGE内部审计档案制度一、总则（一）目的为了加强公司内部审计档案管理，规范内部审计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证内部审计档案的真实、完整、有效和安全，为公司内部审计工作及其他相关工作提供有力支持，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计机构在实施审计项目过程中形成的各类审计档案，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书以及与审计项目相关的其他资料。（三）基本原则1.集中管理原则内部审计档案实行集中统一管理，由公司内部审计机构指定专人负责档案的收集、整理、保管和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和专业化。2.真实完整原则审计档案应如实反映审计项目实施过程和结果，保证档案内容的真实性、完整性和准确性，不得篡改、伪造或故意遗漏重要信息。3.安全保密原则加强审计档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、损毁或丢失。对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，应严格按照保密规定进行管理。4.有效利用原则充分发挥审计档案的作用，建立健全档案利用机制，为公司内部管理决策、监督检查、风险防控等工作提供及时、有效的信息支持。二、档案管理职责（一）内部审计机构职责1.负责制定和完善内部审计档案管理制度，并组织实施。2.按照审计项目进度，及时收集、整理审计项目过程中形成的各类文件资料，确保档案的齐全、完整。3.对收集到的审计档案进行分类、编号、装订等整理工作，编制档案目录，建立档案索引，便于查询和利用。4.负责审计档案的保管工作，确保档案存储环境安全、适宜，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。5.根据公司内部各部门及外部相关单位的需求，提供审计档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。6.按照规定的程序和期限，对已超过保管期限的审计档案提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作。（二）审计项目负责人职责1.在审计项目实施过程中，负责指导和督促审计人员及时收集、整理审计工作底稿等相关资料，并对资料的真实性、完整性进行审核。2.审计项目结束后，协助内部审计机构对审计档案进行整理、归档，确保档案资料符合归档要求。3.根据工作需要，配合内部审计机构提供审计档案查阅、借阅等相关信息。（三）审计人员职责1.在审计项目实施过程中，按照审计工作规范和要求，认真做好审计记录，及时形成审计工作底稿，并保证底稿内容真实、准确、完整。2.审计工作完成后，将审计工作底稿及其他相关资料及时移交审计项目负责人，配合做好审计档案的整理和归档工作。3.严格遵守审计档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借审计档案。（四）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责审计档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、查阅、借阅登记等。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整，发现档案损坏、丢失等情况及时报告并采取相应措施。4.积极配合内部审计机构及其他相关部门的工作，提供档案利用服务，提高档案利用效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围内部审计档案收集的文件资料主要包括但不限于以下内容：1.审计计划：包括年度审计计划、项目审计方案等。2.审计通知书：向被审计单位送达的审计通知书及相关回执。3.审计工作底稿：审计人员在审计过程中形成的记录审计程序执行情况、审计证据获取情况以及审计结论等的工作底稿。4.审计证据：包括与审计事项相关的各种原始凭证、报表、文件、合同、会议记录、函证回函等。5.审计报告：审计项目结束后出具的审计报告，包括审计意见、审计发现的问题及建议等。6.被审计单位反馈意见及整改情况：被审计单位对审计报告的反馈意见以及针对审计发现问题的整改措施、整改结果等资料。7.审计决定书：对被审计单位作出的审计决定文件。8.审计移送处理书：将审计发现的违法违规问题移送相关部门处理的文件。9.其他与审计项目相关的资料：如审计过程中的沟通记录、会议纪要、专家咨询意见等。（二）收集要求1.审计人员应在审计项目实施过程中及时收集相关文件资料，确保资料的真实性、完整性和及时性。2.对于电子文件资料，应同时收集其纸质版本或进行有效的备份存储，保证电子文件的可读性和可追溯性。3.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。对于不符合要求的资料，应及时补充或更正。（三）整理方法1.分类按照审计项目的性质、内容和档案形成的时间顺序等进行分类。一般可分为财务审计档案、经济效益审计档案、内部控制审计档案、专项审计调查档案等类别。每个类别下再根据具体项目进行细分。2.编号对整理好的审计档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用"年份+项目序号"的方式，如"20XX0X"，其中"20XX"表示年份，"0X"表示该年份内审计项目从01开始的序号。3.装订将同一审计项目的文件资料按照一定顺序进行排列，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件资料牢固、整齐，便于查阅和保管。装订时应去除文件资料中的金属物，如订书钉、回形针等。4.编制目录根据分类和编号情况，编制审计档案目录。目录应包括档案编号、档案名称、形成日期、保管期限、存放位置等信息，以便快速查找和核对档案内容。四、档案的保管（一）保管期限内部审计档案的保管期限根据审计项目的重要程度、性质和影响等因素确定，分为永久保管、定期保管两类。1.永久保管涉及公司重大决策、重要资产处置、严重违法违规问题等审计项目的档案，应永久保管。2.定期保管其他审计项目的档案保管期限一般为[X]年，自审计项目结束次年起计算。对于一些具有特殊情况的审计项目，保管期限可适当延长或缩短，但需经内部审计机构负责人批准，并在档案目录中注明。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案存放安全、有序。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜范围内。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子审计档案进行集中存储和管理。电子档案应进行加密存储，并定期进行备份，备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。同时，应建立电子档案的访问权限控制机制，严格限制未经授权的人员访问电子档案。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。发现档案损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或追查处理。2.对保管期限已满但仍需留存查考的档案，应单独抽出，另行立卷，由内部审计机构继续保管。在继续保管期间，应按照本制度的规定进行管理和利用。3.档案管理人员应严格遵守档案保管的各项规定，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。因工作需要查阅、借阅档案应按照规定办理相关手续。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部各部门因工作需要查阅审计档案应填写《审计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字同意后，提交内部审计机构负责人审批。内部审计机构根据审批意见，安排档案管理人员提供查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等。2.外部单位因特殊原因需要查阅公司审计档案应出具单位介绍信，并填写《审计档案查阅申请表》，详细说明查阅理由、查阅范围等，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，不得将档案原件借出，如需复印或摘录相关内容，应经内部审计机构负责人同意，并做好登记。3.公司内部人员因工作需要借阅审计档案应填写《审计档案借阅申请表》，注明借阅档案名称及编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和内部审计机构负责人签字批准。档案管理人员按照批准的借阅期限和范围提供档案借阅服务，并办理借阅登记手续。借阅人应在规定期限内归还档案，如因特殊情况需要延期归还应提前办理续借手续。（二）利用限制1.查阅、借阅审计档案的人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。对于涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，应按照公司保密规定进行管理和使用。2.未经内部审计机构负责人批准，查阅、借阅人员不得对审计档案进行涂改、拆封、抽换、转借或复印等操作。3.审计档案仅供查阅、借阅人员在规定的范围内使用，不得用于与工作无关的其他目的。六、档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限已满且无继续留存价值的审计档案，经内部审计机构鉴定并提出销毁意见后，可进行销毁。2.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法继续保存且无利用价值经内部审计机构负责人批准后，可予以销毁。（二）销毁程序1.内部审计机构定期对已到保管期限的审计档案进行清理，组织相关人员对档案进行鉴定，确定拟销毁的档案清单。2.将拟销毁的档案清单报公司分管领导审批，经批准后，由内部审计机构会同公司档案管理部门共同组织