侨联档案工作责任制度表

PAGE侨联档案工作责任制度表一、总则（一）目的为加强侨联档案工作的规范化、科学化管理，确保侨联档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在侨联工作中的作用，特制定本责任制度表。（二）适用范围本制度适用于侨联机关各部门及所属单位的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。侨联档案工作在侨联党组的统一领导下，实行分级管理，确保档案工作的有序开展。2.集中统一管理原则。侨联机关及所属单位的各类档案，由侨联档案管理部门集中统一管理，不得分散保存。3.完整准确原则。档案的收集、整理、归档应确保其内容的完整性和准确性，如实反映侨联工作的历史全貌。4.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护档案的机密性和安全性。二、档案工作职责（一）侨联党组职责1.加强对侨联档案工作的领导，将档案工作纳入侨联整体工作规划，定期研究解决档案工作中的重大问题。2.保障档案工作所需的经费、设备等物质条件，为档案工作的顺利开展提供支持。3.监督检查侨联档案工作责任制度的执行情况，对档案工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对违反档案工作制度的行为进行纠正和处理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定侨联档案工作规章制度并组织实施。2.负责侨联各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、编目准确。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、人名索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变，确保档案的安全。5.按照规定的期限和程序，做好档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，经严格鉴定后，编制销毁清册，报经批准后予以销毁。6.积极开展档案的开发利用工作，根据工作需要，及时、准确地提供档案资料，为侨联各项工作服务，同时做好档案利用效果的跟踪反馈。7.负责组织档案工作人员的业务培训，提高档案人员的业务素质和工作能力。8.加强与上级档案管理部门及其他相关单位的联系与沟通，及时了解档案工作的新动态、新要求，学习借鉴先进经验，推动侨联档案工作不断发展。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的文件材料移交档案管理部门归档，并办理交接手续。3.积极配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，如实提供相关信息和资料。4.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和督促检查，确保档案工作责任落实到人。（四）档案工作人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，严格遵守侨联档案工作规章制度。2.热爱档案工作，忠于职守，具备良好的职业道德和敬业精神，保守档案机密。3.熟练掌握档案业务知识和技能，认真做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，保证档案工作质量。4.积极参加档案业务培训和学习交流活动，不断提高自身业务水平和综合素质。5.负责档案管理设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.侨联机关在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、材料、会议记录、纪要、简报、统计报表、工作计划、总结、调研报告、合同协议、书信、照片、音像资料等。2.侨联组织的各类会议、活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、发言材料、会议记录、照片、音像资料等。3.侨联与国内外侨胞、社团及相关单位的往来文件、信函、合作协议、交流活动资料等。4.侨联干部职工的任免、考核、奖惩、培训、工资福利等人事档案材料。5.侨联财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表等财务档案材料。6.侨联开展的各类业务工作项目形成的文件材料，如侨务扶贫、文化交流、权益维护等项目的相关资料。7.侨联获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案材料。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.对于重要文件材料，应及时收集并向档案管理部门移交，不得积压或擅自销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、人事档案、财务档案、业务档案、实物档案等类别。文书档案可进一步按照年度保管期限机构（问题）进行分类；人事档案按照干部职工个人进行分类；财务档案按照会计年度进行分类；业务档案按照不同业务项目进行分类；实物档案按照不同实物类别进行分类。2.组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。文书档案一般以每份文件为一件进行整理，重要文件的附件可与正文一起组卷；人事档案按照档案材料的类别和形成时间顺序进行组卷；财务档案按照会计凭证、账簿、报表等分别组卷；业务档案根据项目进展情况和文件材料的多少进行合理组卷；实物档案应单独存放，并做好登记。3.排列：在分类方案的最低一级类目内，按照文件材料的重要程度、时间顺序等进行排列。文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）依次排列；人事档案按照档案材料的类别依次排列；财务档案按照会计年度内的时间顺序排列；业务档案按照项目实施过程中的时间顺序排列；实物档案按照不同实物的重要性和时间顺序排列。4.编号：对整理好的案卷和单件文件进行编号。文书档案的案卷编号采用年度流水号，单件文件编号采用"年度+保管期限+件号"的形式；人事档案的案卷编号采用个人档案编号，单件文件编号采用档案材料类别代码+顺序号；财务档案的案卷编号采用会计年度流水号，单件文件编号采用凭证号、账簿页码等；业务档案的案卷编号采用项目编号，单件文件编号采用项目内流水号；实物档案的编号采用实物类别代码+顺序号。5.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录等。案卷目录应包括案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数、备注等内容；卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容；全引目录应将案卷目录和卷内文件目录相结合，便于查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内配备必要的消防器材、温湿度测量设备、防虫防鼠药品等，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。2.对不同类型的档案应采用相应的装具进行存放，如文书档案采用档案柜存放，人事档案采用专用档案盒存放，实物档案采用专门的陈列架或展示柜存放等。（三）档案保管期限划分1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的文书档案主要包括：侨联制定的重要规章制度、年度工作计划和总结、重要会议文件、重要请示与批复、机构演变、人事任免、表彰奖励、处分决定、财务预决算、统计年报、与国内外侨胞签订的重要合作协议等。保管期限为30年的文书档案主要包括：侨联一般性工作文件、重要业务活动文件、阶段性工作计划和总结、重要信访材料等。保管期限为10年的文书档案主要包括：侨联一般性事务文件、一般性会议文件、一般性信访材料等。2.人事档案的保管期限为干部职工在职期间及退休后一定期限，具体按照国家有关人事档案管理规定执行。3.财务档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。4.业务档案的保管期限根据不同业务项目的特点和要求确定，一般应保存至项目结束后一定期限，确保业务档案能够为后续工作提供参考和依据。5.实物档案应根据其价值和保存意义确定保管期限，重要的实物档案应长期保存，一般性的实物档案可根据实际情况确定保管期限。（四）档案保管检查1.档案管理部门应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境、装具状况等，对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理。3.建立档案保管检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等，以备查阅。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规和侨联档案工作规章制度，确保档案利用合法合规。2.服务大局原则。档案利用要紧密围绕侨联工作大局，为侨联各项工作的开展提供有力支持。3.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。4.安全保密原则。在档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案的安全。（二）利用范围1.侨联机关各部门因工作需要查阅档案。2.侨联干部职工因个人工作或学习需要查阅本人相关档案。3.国内外侨胞、社团及相关单位因与侨联工作相关的事宜查阅档案。4.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅侨联档案。（三）利用手续1.侨联机关各部门查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人签字后，提交档案管理部门审批。2.侨联干部职工查阅本人档案，应填写《个人档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字后，提交档案管理部门审批。3.国内外侨胞、社团及相关单位查阅档案，应提前向侨联提出申请，说明查阅目的、查阅内容等，经侨联相关领导批准后，由档案管理部门安排查阅。4.司法机关、纪检监察部门等查阅档案，应出具正式的查阅函件，注明查阅目的、查阅内容等，经侨联相关领导批准后，由档案管理部门提供协助。5.档案管理部门对查阅申请进行审批，同意查阅应明确查阅范围、查阅方式、查阅时间等，并安排专人负责提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、抄录等。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅目的、查阅内容、查阅方式、档案名称及编号、利用效果等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，登记薄应妥善保管，以备查阅。（五）利用效果跟踪1.档案管理部门应定期对档案利用效果进行跟踪反馈，了解利用者对档案利用的满意度，收集利用者对档案工作的意见和建议。2.对于通过档案利用取得显著工作成效或提供重要决策依据的案例，应进行总结和宣传，进一步提高档案工作的影响力和知名度。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立侨联档案鉴定工作小组，由侨联分管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关业务部门负责人为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定工作计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合侨联工作实际，对档案的保存价值进行鉴定。2.鉴定档案的保存价值应从档案的来源、内容、时间、形式等方面进行综合分析，判断其是否具有历史凭证作用、现实利用价值和科学研究价值。3.对于保管期限已满但仍具有重要价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应及时予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定依据、鉴定意见等。2.将初步鉴定意见提交档案鉴定工作小组进行审核。鉴定工作小组通过查阅档案、听取汇报、组织讨论等方式，对档案的保存价值进行全面评估，形成审核意见。3.审核意见报侨联分管领导审批。经审批同意销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、销毁原因等；经审批同意延长保管期限的档案，重新确定保管期限，并做好相