中国保监会档案利用制度

PAGE中国保监会档案利用制度一、总则（一）目的为了加强中国保监会档案的利用管理，充分发挥档案的作用，保障档案信息的合理开发与有效利用，根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合中国保监会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国保监会机关及直属事业单位在档案形成、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则档案利用工作必须严格遵守国家法律法规，确保档案利用活动合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，要始终将档案安全和保密放在首位，防止档案信息泄露、丢失或损坏。3.服务高效原则以服务保险监管工作和社会公众需求为出发点，优化利用流程，提高档案利用效率，确保利用者能够及时、便捷地获取所需档案信息。二、档案利用的范围与对象（一）利用范围1.各类保险监管政策文件、法规草案、研究报告、会议纪要等，为保险监管决策、政策制定、业务指导等提供参考依据。2.涉及保险机构设立、变更、终止等行政审批事项的档案，用于审核工作的追溯和参考。3.保险市场违法违规案件查处档案，为案件复查、责任追究等提供证据支持。4.保险行业统计数据、信息分析报告等，为行业研究、市场监测等提供基础资料。5.其他与保险监管工作相关的各类档案，如信访投诉处理档案、内部管理文件等。（二）利用对象1.中国保监会机关工作人员，用于日常工作中的政策查询、业务办理、决策支持等。2.直属事业单位工作人员，满足其在履行职责过程中的档案信息需求。3.保险机构，在办理行政审批、合规经营等方面可按规定查阅相关档案。4.司法机关、政府有关部门等，因工作需要依法查阅涉及保险监管的相关档案。5.符合条件的社会公众，在遵循一定程序和规定的前提下，可获取公开的保险监管档案信息。三、档案利用的方式与途径（一）查阅利用者可到档案管理部门指定的场所，按照规定程序查阅纸质档案或电子档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。（二）借阅因工作需要短期使用档案可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长应提前办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，并在规定时间内归还。（三）复制根据利用者的需求，可提供档案的复制服务。复制方式包括复印、扫描、拍照等。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。复制件的使用应遵循与原件相同的保密和使用规定。（四）咨询档案管理部门应设立咨询服务窗口或提供咨询电话，为利用者解答有关档案内容、利用程序等方面的问题。对于利用者提出的复杂问题，应及时组织相关人员进行研究，并在规定时间内给予答复。四、档案利用的程序（一）申请利用者需填写档案利用申请表，详细说明利用目的、所需档案的名称、内容、范围等信息。申请表应加盖单位公章或个人签名，并提交给档案管理部门。（二）审核档案管理部门收到利用申请表后，应及时进行审核。审核内容包括利用目的的合理性、利用范围的合规性、利用者身份的真实性等。对于符合规定的申请，予以批准；对于不符合规定的申请，应向利用者说明理由。（三）登记经审核批准的利用申请，档案管理部门应进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用目的、档案名称及编号、查阅或借阅期限、复制份数等信息。登记册应妥善保管，以备查询。（四）提供利用服务根据利用申请的审核结果和登记信息，档案管理部门按照规定的方式和途径为利用者提供档案利用服务。查阅档案时，应在指定场所进行，并由档案管理人员现场监督；借阅档案时，应向借阅者发放档案借阅证，并办理交接手续；复制档案时，应按照规定的程序和要求进行操作。（五）归还与注销借阅档案的利用者应在规定期限内归还档案。档案管理人员在接收归还的档案时，应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。利用申请结束后，档案管理部门应及时注销相关登记信息。五、档案利用的安全与保密管理（一）安全管理1.档案管理部门应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案实体安全。2.加强对档案利用场所的安全管理，限制无关人员进入，防止档案在利用过程中受到损坏或丢失。3.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保电子档案数据的安全存储和有效读取。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息进行严格保密。2.档案利用过程中，利用者不得擅自将档案内容泄露给无关人员，不得在非保密场所讨论档案内容。3.档案管理人员应严格控制档案的查阅范围，对于涉及保密内容的档案，应按照规定的审批程序进行利用。4.对档案利用过程中产生的复印件、摘录件等，应按照与原件相同的保密要求进行管理。六、特殊档案利用的规定（一）涉及国家秘密档案的利用涉及国家秘密的档案利用，必须严格按照国家保密规定和中国保监会保密制度执行。利用者需经过专门的保密审查和审批程序，填写保密承诺书，并在指定的保密场所查阅或复制。档案管理人员应全程监督，确保国家秘密不被泄露。（二）历史档案的利用历史档案的利用应遵循保护与利用相结合的原则。对于珍贵的历史档案，在利用前应进行必要的技术处理和保护措施，防止档案受损。同时，应加强对历史档案利用的研究和开发，充分发挥其历史价值和文化价值。（三）电子档案的利用电子档案利用应依托档案管理信息系统进行操作。利用者应通过系统授权获取相应的电子档案，并按照系统规定的操作流程进行查阅、下载、打印等操作。档案管理部门应加强对电子档案利用的审计和监控，确保电子档案信息安全。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应建立健全内部监督机制，定期对档案利用工作进行自查，检查利用程序是否合规、登记信息是否准确、档案安全保密措施是否落实等。2.加强对档案管理人员的培训和教育，提高其责任意识和业务水平，确保档案利用工作规范有序进行。（二）外部监督接受上级主管部门、纪检监察部门等的监督检查，积极配合相关部门对档案利用工作的专项检查和审计。对于监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告上级主管部门。八、责任追究（一）利用者责任利用者违反本制度规定，有下列行为之一应视情节轻重给予批评教育、警告、通报批评等处理；造成档案损坏、丢失、泄露等严重后果依法追究其法律责任：1.擅自涂改、污损、抽取、撤换、销毁档案的。2.擅自将档案转借他人或在非规定场所查阅、利用档案的。3.未按规定程序申请、利用档案，或提供虚假利用申请信息的。4.违反档案安全保密规定，泄露档案内容的。（二）档案管理人员责任档案管理人员违反本制度规定，有下列行为之一应视情节轻重给予批评教育、警告、通报批评、调离岗位等处理；造成档案利用工作失误或不良影响依法追究其相应责任：1.未按规定程序审核利用申请，或对不符合规定的申请予以批准的。2.未妥善保管档案利用登记册，导致登记信息丢失或不准确的。3.在档案利用服务过程中，未