专用章使用管理制度规范

PAGE专用章使用管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司专用章的管理，规范专用章的使用行为，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在涉及公司专用章使用的各类业务活动中。（三）专用章定义及种类1.定义：专用章是公司在特定业务领域用于证明公司意志、代表公司行为的印章。2.种类：合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律约束力的文件。财务专用章：用于办理公司财务收支、资金结算、票据开具等财务相关业务。发票专用章：专门用于开具公司各类发票。法人章：在特定情况下代表法人行使职权，如办理银行账户开户、销户等重要财务手续。业务专用章：根据公司不同业务部门的需求，用于特定业务领域的证明文件，如销售专用章用于销售业务相关文件，采购专用章用于采购业务相关文件等。二、专用章的刻制与启用（一）刻制流程1.由需要使用专用章的部门提出申请，填写《专用章刻制申请表》，详细说明专用章的名称、用途、使用范围等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司行政管理部门。3.行政管理部门对申请进行审核，确认符合刻制条件后，报公司法定代表人审批。4.经法定代表人批准后，行政管理部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。（二）启用流程1.专用章刻制完成后，行政管理部门负责领取并进行登记。2.填写《专用章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等内容。3.申请表经行政管理部门负责人签字后，报公司法定代表人审批。4.经批准后，行政管理部门发布专用章启用通知，明确专用章正式启用的时间、使用范围等信息，并将启用后的专用章移交至申请部门妥善保管。三、专用章的保管（一）保管原则1.专用章应实行专人保管制度，确保专用章的安全使用。2.保管人员应具备高度的责任心，严格遵守公司的印章管理制度，不得擅自将专用章交予他人使用。（二）保管人员职责1.负责专用章的日常保管工作，确保专用章存放安全，防止丢失、被盗、损坏等情况发生。2.严格按照公司规定的使用流程和审批权限使用专用章，对每一次盖章行为进行详细登记。3.定期检查专用章的使用情况，发现异常情况及时向公司行政管理部门报告，并配合相关部门进行调查处理。（三）保管地点与设施1.专用章应存放在安全可靠的专用保险柜或保管箱内，保险柜或保管箱应放置在有安全防护措施的房间内。2.存放专用章的房间应配备必要的防盗、防火、防潮等设施，确保专用章的存放环境安全。四、专用章的使用（一）使用范围1.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议、合作意向书等具有法律约束力的文件。2.财务专用章：用于办理公司财务收支、资金结算、票据开具、银行账户管理等财务相关业务。3.发票专用章：专门用于开具公司各类销售发票、增值税专用发票等。4.法人章：在办理银行账户开户、销户、重大资金支付、签署重要财务文件等情况下代表法人行使职权。5.业务专用章：根据公司不同业务部门的业务需求，用于特定业务领域的证明文件，如销售业务相关的报价单、订单确认函，采购业务相关的采购合同、验收单等。（二）使用流程1.申请：使用部门填写《专用章使用申请表》，详细说明盖章事项的内容、用途、涉及金额、合同对方信息等情况。申请表经部门负责人审核签字后，提交至相关审批人进行审批。审批人应根据公司规定的审批权限进行审批，确保盖章事项符合公司利益和相关规定。2.审核：行政管理部门对申请表进行形式审核，检查申请内容是否完整、审批手续是否齐全等。对于涉及重大经济合同、重要决策事项等的盖章申请，行政管理部门可会同法务部门、财务部门等相关部门进行联合审核，确保盖章事项的合法性、合规性和风险可控性。3.盖章：经审核通过后，保管人员凭审批后的《专用章使用申请表》，在规定的文件上加盖专用章。盖章时应确保印章清晰、端正，与文件内容相符。盖章完成后，保管人员应在申请表上记录盖章时间、盖章文件名称及份数等信息，并签字确认。（三）使用审批权限1.一般业务事项的盖章申请，由部门负责人审批。2.涉及金额较大（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的经济合同、重大投资项目、重要业务合作等事项的盖章申请，需经公司分管领导审批。3.涉及公司重大决策、对外担保、资产处置等重要事项的盖章申请，需经公司法定代表人审批。（四）特殊情况使用规定1.在紧急情况下（如因不可抗力因素导致必须立即盖章的情况），无法按照正常流程进行审批时，使用部门可先电话向相关审批人说明情况，经同意后先行盖章，但事后应及时补办审批手续。2.对于异地签订合同等特殊情况，如确实无法携带专用章前往现场盖章，可采用传真、扫描等电子方式加盖专用章，并在合同签订后及时将原件带回公司存档备案。同时，应确保电子盖章的文件具有同等法律效力，并符合相关法律法规和行业标准的要求。五、专用章的停用与销毁（一）停用条件1.专用章所涉及的业务范围已停止或变更，不再需要使用该专用章。2.专用章因磨损、损坏等原因无法正常使用。3.根据公司内部管理调整，需要对专用章进行清理或整合。（二）停用流程1.使用部门提出专用章停用申请，填写《专用章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司行政管理部门。3.行政管理部门对申请进行审核，确认符合停用条件后，报公司法定代表人审批。4.经批准后，行政管理部门发布专用章停用通知，明确专用章停止使用的时间、范围等信息，并将停用的专用章收回统一保管。（三）销毁流程1.对于已停用且无保留价值的专用章，由行政管理部门填写《专用章销毁申请表》，详细说明销毁原因、专用章名称、数量等信息。2.申请表经行政管理部门负责人审核签字后，报公司法定代表人审批。3.经批准后，行政管理部门会同法务部门、审计部门等相关人员共同对专用章进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并形成销毁记录文件。4.销毁记录文件应妥善保存，以备日后查阅和审计。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对专用章的使用情况进行日常监督检查，确保专用章的使用符合本管理制度的规定。（二）检查内容1.专用章的保管情况，包括保管人员是否符合规定、保管地点是否安全、保管设施是否完善等。2.专用章的使用流程执行情况，包括申请、审核、盖章等环节是否按照规定操作，审批手续是否齐全等。3.专用章的使用记录情况，包括盖章事项的登记是否完整、准确，使用台账是否及时更新等。（三）违规处理1.对于违反本管理制度使用专用章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.情节较轻给予批评教育、责令改正等处理，并要求相关责任人书面检讨。3.情节严重如因违规盖章给公司造成经济损失或法律风险将依法追究相关责任人的法律责任，