上海现金内部控制制度

PAGE上海现金内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范上海公司现金收支及相关业务流程，加强现金内部控制，确保现金资产的安全、完整，提高资金使用效率，防范财务风险，依据国家相关法律法规及行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于上海公司总部及所属各部门、分支机构涉及现金收支的所有经济业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关现金管理的法律法规，确保公司现金业务活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障现金资产的安全，防止现金被盗、挪用、贪污等情况发生。3.准确性原则：现金收支记录必须准确、完整、及时，确保财务信息真实可靠。4.效率性原则：在保证现金安全和财务信息准确的前提下，优化现金业务流程，提高资金使用效率。5.职责分离原则：明确各部门和岗位在现金业务中的职责，实行不相容职务分离，避免舞弊行为。二、现金收支管理（一）现金收入管理1.收款范围公司销售商品、提供劳务等业务取得的现金收入。收回的各种应收款项，如应收账款、其他应收款等。收到的各种押金、保证金等。其他符合现金收入规定的款项。2.收款流程业务部门：业务人员在与客户办理业务时，应根据业务情况及时收取现金，并开具相应的收款凭证，如发票、收据等。收款凭证应注明收款日期、客户名称、收款金额、业务内容等信息，并加盖业务部门印章。财务部门：业务人员将收取的现金及时交至财务部门。财务人员在收到现金后，应认真核对收款凭证与现金金额是否一致，无误后在收款凭证上加盖"现金收讫"章，并开具收款收据给业务人员。财务人员应于当日或次日将现金缴存银行，并在银行存款日记账上进行登记。3.收款监督财务部门应定期对业务部门的收款情况进行检查，核对收款凭证与银行存款日记账记录是否一致。审计部门应不定期对现金收入业务进行审计，检查收款流程是否合规，有无截留、挪用现金等情况。（二）现金支出管理1.支出范围公司日常经营活动中发生的各项费用支出，如办公费、差旅费、业务招待费等。支付给员工的工资、奖金、津贴、福利等。偿还债务、支付货款等款项。其他符合现金支出规定的款项。2.支出审批费用报销：员工因业务需要发生费用支出后，应填写费用报销单，并附上相关的发票、收据等原始凭证。费用报销单应注明报销日期、报销人姓名、部门、费用项目、金额等信息。报销人应将费用报销单提交给部门负责人进行审批，部门负责人应根据公司相关规定和实际情况对报销事项进行审核，签署审批意见。大额支出：对于金额较大的现金支出（具体金额标准由公司根据实际情况确定），除按上述费用报销流程审批外，还需经公司财务负责人、总经理审批。特殊支出：对于涉及重大项目投资、对外捐赠等特殊现金支出，应按照公司相关决策程序进行审批，必要时需经董事会或股东大会批准。3.支出流程财务部门：财务人员在收到经审批的费用报销单等支出凭证后，应认真审核凭证的真实性、合法性、完整性。审核无误后，按照公司规定的现金支付范围和额度，办理现金支付手续。现金支付：财务人员应根据支出凭证填写现金支票或从库存现金中支付现金，并在支出凭证上加盖"现金付讫"章。支付现金时，应要求收款人当面签收，并在收款凭证上签字确认。账务处理：财务人员应及时根据现金支出情况进行账务处理，登记现金日记账和相关明细账，确保财务记录准确无误。4.支出监督财务部门应定期对现金支出情况进行检查，核对支出凭证与现金日记账记录是否一致，检查支出是否符合公司规定的审批程序和支出范围。审计部门应不定期对现金支出业务进行审计，重点检查大额支出、特殊支出的审批情况，以及是否存在违规支出、虚报冒领等问题。三、现金库存管理（一）库存限额设定1.公司根据日常现金收支业务量及资金周转情况，合理核定现金库存限额。现金库存限额由财务部门提出申请，经公司财务负责人、总经理审批后确定。2.一般情况下，公司的现金库存限额为[X]元。如有特殊情况需要调整库存限额，应重新履行审批程序。（二）库存现金保管1.公司应设置专门的保险柜用于存放库存现金，并确保保险柜的安全可靠。保险柜应放置在安全、隐蔽的位置，配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.库存现金应按照币种、票面金额分别存放，整齐有序，便于清点和核对。3.财务部门应指定专人负责库存现金的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守现金保管制度。保管人员不得兼管收入、费用、债权、债务等账簿的登记工作以及会计档案保管工作。4.非保管人员未经授权不得接触库存现金。因工作需要必须接触库存现金时，应经财务负责人批准，并在保管人员的监督下进行操作。（三）库存现金盘点1.财务部门应定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务负责人或指定的其他财务人员负责组织，保管人员必须在场。2.现金盘点应采用实地盘点法，按照现金收付业务发生顺序逐笔登记盘点金额，并与现金日记账余额进行核对。盘点结束后，应编制现金盘点报告表，注明盘点日期、实际库存现金金额、现金日记账余额、账实差异及原因等内容。3.如发现账实不符，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。属于现金短缺应由保管人员说明原因，经批准后进行账务处理；属于现金溢余应及时查明原因，如无法查明原因，应作为营业外收入处理。4.审计部门应不定期对库存现金盘点情况进行监督检查，确保库存现金盘点工作的真实性、准确性和规范性。四、现金日记账管理（一）记账要求1.财务人员应按照国家统一的会计制度规定和公司财务管理制度的要求，及时、准确、完整地登记现金日记账。2.现金日记账应采用订本式账簿，按照现金收付业务发生的先后顺序逐笔登记，不得跳行、隔页。每日终了，应计算当日现金收入、支出合计数及结余数，并与库存现金实有数进行核对，做到账实相符。3.现金日记账的记录应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。红色墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用。（二）账簿保管1.现金日记账作为公司重要的财务账簿，应妥善保管。账簿的保管期限按照国家相关法律法规规定执行。2.财务部门应指定专人负责现金日记账的保管，不得随意出借、销毁账簿。如有需要查阅或复印现金日记账，应经财务负责人批准，并办理相关手续。3.在账簿保管期满后，如需销毁，应按照公司档案管理制度的规定，履行审批程序后进行销毁。销毁过程应进行记录，确保账簿销毁的合规性。五、票据及印章管理（一）票据管理1.公司涉及的现金相关票据主要包括发票、收据、支票等。财务部门应指定专人负责票据的购买、保管、使用和核销工作。2.票据购买时，应向合法的票据供应商购买，并建立票据购买登记台账，记录票据的种类、数量、号码、购买日期等信息。3.票据应存放在专门的保险柜或文件柜中，按照票据种类和号码顺序排列，妥善保管，防止票据丢失、被盗、损坏。4.票据使用时，应严格按照规定的用途和范围开具，确保票据内容真实、准确、完整。开具票据后，应加盖公司财务专用章或发票专用章，并由收款人签字确认。5.财务人员应定期对票据的使用情况进行核对，确保已使用票据的存根联、记账联与实际开具情况一致。同时，应及时对作废票据进行登记，并加盖"作废"戳记，妥善保管，不得随意丢弃。6.票据核销时，应按照公司规定的程序进行，将已使用的票据存根联、记账联等与相关业务凭证进行核对，确认无误后进行核销处理。核销后的票据应按照规定的期限进行保存，以备查验。（二）印章管理1.公司涉及现金业务的印章主要包括财务专用章、发票专用章、现金收讫章、现金付讫章等。印章的刻制、启用、保管、使用和废止应严格按照公司印章管理制度执行。2.印章刻制应经公司法定代表人或授权人批准，由指定的部门或单位统一办理。印章刻制完成后，应进行备案登记，并及时启用。3.印章应指定专人保管，保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。印章存放处应配备必要的安全设施，确保印章安全。4.印章使用时，应严格履行审批手续。使用人应填写印章使用申请表，注明使用日期、用途、金额、使用部门等信息，经相关负责人审批后，方可使用印章。印章使用应在指定地点进行，使用完毕后，应及时归还保管人员，并在印章使用登记簿上进行登记。5.如因业务调整或其他原因需要废止印章，应及时办理印章废止手续。废止的印章应及时上缴公司指定部门，并进行登记备案，防止印章被非法使用。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对现金内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查现金收支业务是否合规、库存现金管理是否安全、现金日记账记录是否准确等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。3.财务部门应加强对现金业务的日常监督检查工作，定期对现金收支凭证、库存现金、现金日记账等进行核对和检查，发现问题及时处理。（二）外部监督1.公司应积极配合国家