会计档案保管法律制度

PAGE会计档案保管法律制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案的保管、查阅、销毁等行为，保证会计档案的真实、完整、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成记录和反映单位经济业务事项具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.保管期限：根据会计档案的性质和重要程度，分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证。（二）会计账簿1.总账：是根据会计科目开设的账簿，用于分类登记单位的全部经济业务事项，提供资产、负债、所有者权益、费用、成本、收入等总括核算的资料。2.明细账：是根据总账科目所属的明细科目设置用于分类登记某一类经济业务事项，提供有关明细核算资料。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。4.其他辅助性账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：反映公司月度财务状况和经营成果的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告：在月度报告基础上，更全面反映公司季度财务状况和经营成果的报告。3.半年度财务会计报告：对上半年公司财务情况的综合汇报。4.年度财务会计报告：全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量等情况的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，然后编制的调节表，以检查双方记账有无差错。2.银行对账单：银行提供的企业在一定时期内银行账户交易明细清单。3.纳税申报表：企业向税务机关申报缴纳税款时填写的报表。4.会计档案移交清册：记录会计档案从一个部门或人员移交到另一个部门或人员时详细情况的清册。5.会计档案保管清册：记载会计档案详细内容、保管地点、保管期限等信息的清册。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁情况，包括销毁时间、地点、内容、批准人等的清册。7.会计档案鉴定意见书：对会计档案进行鉴定后形成的关于档案保管期限、销毁等情况的意见书。三、会计档案的整理（一）分类按照会计档案的类别，将会计凭证、会计账簿文件、财务会计报告、其他会计资料分别进行整理。（二）编号1.会计凭证：按年、月顺序编号，每月从1号开始连续编号。记账凭证应连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等账簿应按页次顺序连续编号，不得跳行、隔页。使用活页式账簿应按账户顺序编号，并定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录，记明每个账户的名称和页次。3.财务会计报告：月度、季度、半年度财务会计报告应分别编号，年度财务会计报告单独编号。编号应反映报告所属年度、期间及报告类型等信息。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应按时间顺序编号，会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书等应分别编号。（三）装订1.会计凭证：装订时应使用棉线在左上角装订牢固，并在封面上加盖单位公章、会计主管人员和装订人员印章。2.会计账簿：装订成册后应在封面、封底加盖单位公章，在骑缝处加盖装订人员印章。3.财务会计报告：应按顺序装订成册，封面应注明单位名称、年度、月份、报告类型等内容，并加盖单位公章、单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）印章。4.其他会计资料：根据资料的性质和特点，采用适当的方式进行装订或整理，确保整齐、牢固，并在相关位置加盖印章。（四）装盒将整理好并装订成册的会计档案装入专门的档案盒。档案盒应标明档案类别、年度、月份、起止日期、保管期限等信息，便于查找和管理。四、会计档案的保管（一）保管机构及人员1.公司设立专门的会计档案室，配备专职或兼职的档案管理人员，负责会计档案的日常保管工作。2.档案管理人员职责负责会计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等工作。建立会计档案管理台账，详细记录会计档案的入库、保管、查阅、借出、归还、销毁等情况。定期对会计档案进行检查和盘点，确保档案的安全、完整，发现问题及时报告并处理。严格遵守会计档案管理的各项规章制度，保守档案机密。（二）保管条件1.会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防磁等安全防护设施，确保会计档案的安全。2.室内应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.采用电子存储方式保存会计档案应配备专用的存储设备，并定期进行备份，防止数据丢失。存储设备应存放在安全可靠的地点，并有防磁、防潮、防火等措施。（三）保管期限1.永久保管年度财务会计报告。会计档案保管清册。会计档案销毁清册。会计档案鉴定意见书。2.定期保管会计凭证保管期限为30年。会计账簿中总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年。其他会计资料中银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等保管期限为10年。（四）期满处置1.会计档案保管期满，需要销毁由档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。2.公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理部门、财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。4.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。5.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。五、会计档案的查阅（一）查阅申请1.公司内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人批准。2.外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经公司负责人批准。查阅申请表或单位介绍信应提交档案管理部门备案。（二）查阅审批1.档案管理部门收到查阅申请后，应对申请内容进行审核，重点审查查阅目的是否合理、查阅内容是否必要、查阅时间是否符合规定等。2.对于内部人员查阅申请，由档案管理部门负责人审批；对于外部单位查阅申请，报公司负责人审批。审批通过后，档案管理部门应向查阅人员出具《会计档案查阅通知书》，注明查阅档案的名称、数量、查阅时间、查阅地点等信息。（三）查阅方式1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得将会计档案携带出指定地点。2.查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，更不得抽换。3.因工作需要摘录、复制会计档案内容应经档案管理部门负责人同意，并在档案管理人员的监督下进行。摘录、复制的内容应与原件一致，并由档案管理人员在摘录、复制件上加盖"经核对与原件一致"印章及档案管理部门公章。（四）归还登记查阅完毕后，查阅人员应及时将会计档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确认无误后，在《会计档案查阅登记表》上记录归还时间、档案状况等信息，并由查阅人员签字确认。六、会计档案的移交（一）内部移交1.公司内部各部门之间因工作需要转移会计档案时，应填写《会计档案内部移交清单》，注明移交档案的名称、数量、所属年度、保管期限等信息，并经双方部门负责人签字确认。2.档案管理部门应根据《会计档案内部移交清单》办理档案移交手续，交接双方应在清单上签字，明确责任。移交清单一式三份，移交部门、接收部门、档案管理部门各执一份。（二）外部移交1.公司因合并、分立、撤销、解散、破产或其他原因终止在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。2.公司向其他单位移交会计档案时，应按照国家有关规定，填写《会计档案移交清册》，详细注明移交档案的名称、数量、所属年度、保管期限、交接时间等信息，并经双方单位负责人签字确认。3.移交清册一式三份，双方单位各执一份，存档一份。交接双方应按照移交清册所列内容，当面核对点收会计档案，并在移交清册上签字盖章。七、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的形成1.公司应按照国家有关规定和会计核算软件的要求，及时将会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料进行电子化处理，形成电子会计档案。2.电子会计档案应具备完整性、准确性、真实性和安全性，能够准确、完整地反映公司的经济业务事项。（二）电子会计档案的存储与管理1.存储方式：采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质或光盘等存储电子会计档案。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全。2.存储地点：电子会计档案应存储在专门的服务器或存储设备中，并设置专人管理。存储地点应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护措施。3.备份制度：建立电子会计档案备份制度，定期将电子会计档案备份到不同的存储介质上，并分别存储在不同的地点。备份数据应与原始数据进行核对，确保数据的一致性。4.数据安全：采取数据加密、用户认证、访问控制等技术手段，保障电子会计档案的数据安全。严禁未经授权的人员访问电子会计档案系统。（三）电子会计档案的查阅与利用1.查阅电子会计档案时，应使用专门的查阅软件，并在档案管理部门指定的计算机上进行操作。查阅人员应按照规定的权限和程序进行查阅，不得擅自修改、删除电子会计档案。2.因工作需要复制电子会计档案应经档案管理部门负责人同意，并在档案管理人员的监督下进行。复制的电子会计档案应与原件一致，并由档案管理人员在复制件上加盖"经核对与原件一致"印章及档案管理部门公章。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案的整理、保管、查阅、销毁等环节是否符合本制度的规定，发现问题及时提出整改意见。2.档案管理部门应定期对会计档案进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并将自查情况报告公司负责