万科集团采购制度

PAGE万科集团采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范万科集团（以下简称"集团"）的采购活动，确保采购工作的高效、透明、合规，保障集团项目的顺利推进，实现采购成本的合理控制，提高集团整体经济效益。（二）适用范围本制度适用于万科集团总部及各下属公司、项目公司的所有采购活动，包括但不限于工程建设、设备采购、材料采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证竞争环境的公平性。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受集团内部及相关部门的监督，确保采购过程的透明度。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、交货期等因素，追求采购效益的最大化。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝贪污受贿等违法违纪行为，确保采购活动的廉洁性。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.集团采购决策委员会组成：由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成。职责：负责审议重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重要事项，对采购决策提供指导和监督。2.项目采购决策小组组成：由项目公司负责人、项目相关部门负责人等组成。职责：根据项目需求，对项目层面的采购事项进行决策，包括采购计划制定、供应商推荐等，并向集团采购决策委员会汇报重大采购事项。（二）采购执行部门1.集团采购管理部门职责：制定和完善集团采购管理制度、流程及标准。统筹管理集团采购工作，协调各部门之间的采购需求。建立和维护供应商管理体系，组织供应商评估、选择和考核。负责采购合同的审核、签订、执行跟踪及结算等工作。定期对采购工作进行统计分析，提供采购绩效报告，为集团决策提供数据支持。2.项目采购部门职责：依据项目进度和需求，具体执行项目采购工作。负责编制项目采购计划，明确采购需求和时间节点。组织项目采购的招标、询价、谈判等工作，选择合适的供应商。协助供应商进行合同签订前的准备工作，确保合同条款符合项目要求。负责项目采购的现场协调、交货验收等工作，及时处理采购过程中的问题。（三）其他相关部门1.需求部门职责：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等技术参数，并对采购结果进行验收。配合采购部门进行供应商选择、合同谈判等工作，提供必要的技术支持和商务意见。2.财务部门职责：参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。负责采购资金的安排和支付管理，并对采购成本进行核算和分析。监督采购合同的执行情况及财务结算工作，确保资金使用的合规性和合理性。3.法务部门职责：参与采购合同的起草、审核，提供法律方面的专业意见，确保合同条款符合法律法规要求。处理采购过程中的法律纠纷和风险防范工作，维护集团的合法权益。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据项目计划、业务发展需求及实际工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》需经需求部门负责人审核签字后，提交至项目采购部门或集团采购管理部门。（二）采购计划制定1.项目采购部门或集团采购管理部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行汇总、分析和评估。2.根据采购需求的紧急程度、重要性及预算情况，制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。3.采购计划经项目采购决策小组或集团采购决策委员会审批后执行。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面情况，确定入围供应商名单。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、环保要求等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。3.供应商选择根据采购计划和项目需求特点，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与采购活动。对于重大采购项目，采用公开招标、邀请招标等方式选择供应商；对于一般性采购项目，可采用询价、竞争性谈判等方式进行采购决策。（四）采购实施1.招标采购发布招标公告，邀请合格供应商参与投标。组织开标、评标、定标等工作，按照招标文件规定的评标标准和方法，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.询价采购向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、满足采购需求的供应商进行采购谈判。谈判达成一致后，签订采购合同。3.竞争性谈判采购确定参与竞争性谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判会议，与供应商就采购价格、技术规格、交货期等条款进行谈判协商。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（五）合同签订与执行1.合同签订采购部门负责起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务、采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期及质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同经法务部门审核、集团采购决策委员会审批后，由采购部门与供应商签订。2.合同执行跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门应配合采购部门做好合同执行过程中的验收工作，如发现问题及时反馈给采购部门。3.合同变更与解除在合同执行过程中如需变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议需经相关审批程序后生效。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，采购部门应按照合同约定及相关法律法规办理解除手续，并妥善处理善后事宜。（六）验收与付款1.验收需求部门按照采购合同约定的验收标准和方法，对采购物品或服务进行验收。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，直至达到验收要求。2.付款采购部门根据合同约定及验收情况，填写《付款申请单》，附上相关合同、验收报告等资料，提交至财务部门审核。财务部门审核通过后按照集团资金管理规定进行付款操作。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购过程中可能面临的风险包括但不限于以下方面：1.供应商风险：供应商资质不足、信誉不佳、生产能力受限、产品质量不稳定等可能导致交货延迟、质量问题等风险。2.市场风险：市场价格波动、原材料供应短缺等可能影响采购成本和交货期。3.合同风险：合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给集团带来经济损失和法律风险。4.内部管理风险：采购流程不规范、采购人员违规操作等可能导致采购效率低下、采购成本增加等问题。采购部门应定期对采购风险进行识别和评估，分析风险发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强供应商开发和评估工作，严格筛选供应商，确保其具备良好的资质和信誉。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，特别是质量、交货期等关键条款，并约定违约责任。建立供应商绩效评估体系，定期对供应商进行考核，对于表现不佳的供应商及时采取警告、整改、淘汰等措施。2.市场风险管理关注市场动态，建立市场价格监测机制，及时掌握价格波动情况，合理安排采购时机。与供应商协商签订价格调整条款，或采用套期保值等金融工具规避价格风险。拓展供应商渠道，优化供应商结构，降低对单一供应商的依赖，以应对原材料供应短缺等风险。3.合同风险管理加强合同起草、审核工作确保合同条款合法合规、明确清晰，避免模糊不清或存在歧义的条款。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题，防止纠纷的发生。加强与法务部门的沟通协作，对于重大合同纠纷及时寻求法律支持，维护集团合法权益。4.内部管理风险管理完善采购管理制度和流程，加强对采购人员的培训和监督，确保采购工作严格按照规定程序执行。建立采购信息公开制度和内部监督机制，加强对采购过程的透明度和公正性，防止采购人员违规操作。定期对采购工作进行审计和检查，及时发现和纠正存在的问题，不断完善采购管理工作。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本指标：包括采购价格、采购费用（如运输费、保险费等）、采购成本节约率等，衡量采购成本控制效果。2.采购质量指标：如采购物品或服务的合格率、退货率等，反映采购质量水平。3.采购效率指标：如采购周期、订单处理及时率等，评估采购工作的执行效率。4.供应商管理指标：如供应商满意度、供应商投诉率等，体现供应商管理工作的成效。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期（如每月或每季度）收集采购相关数据，按照设定的评估指标进行计算和分析，形成采购绩效报告。2.项目评估：对于重大采购项目，在项目结束后进行专项评估，评估内容包括项目采购目标完成情况、采购过