会议材料印制归档流程规范

会议材料印制归档流程规范一、总则（一）目的规范。为加强会议材料印制归档管理，确保材料质量与安全，特制定本规范。（二）适用范围。本规范适用于本单位所有会议材料的印制、分发、回收及归档工作。（三）基本原则。坚持统一管理、分级负责、全程跟踪、安全保密的原则。二、组织职责（一）责任划分。办公室是印制归档工作的归口管理部门，各部门负责人对本部门会议材料印制归档负总责。（二）岗位职责。1.办公室主任负责统筹协调全单位印制归档工作。2.文印人员负责具体印制操作。3.各部门指定专人负责材料收集与分发。4.档案管理员负责最终归档保管。（三）协作机制。1.办公室每月汇总各部门需求，制定印制计划。2.各部门需提前3个工作日提交材料清单。3.文印人员需每日核对印制数量与清单。三、印制流程（一）需求提交。各部门填写《会议材料印制申请表》，内容包括会议名称、材料名称、数量、规格、完成时限等。（二）审核流程。1.部门负责人签字确认。2.办公室分管领导审核。3.特殊情况需报分管单位领导审批。（三）印制准备。1.文印人员核对申请表与库存。2.准备纸张、墨粉等耗材。3.检查设备运行状态。（四）印制实施。1.按批准数量印制，不得擅自增减。2.双面打印需一次性完成。3.每印100页进行一次质量检查。（五）质量验收。1.文印人员自检。2.办公室派员抽检。3.发现问题立即返工，不得留有次品。四、分发回收（一）分发管理。1.文印人员按清单分发材料。2.各部门指定专人签收。3.建立分发台账，记录签收人及日期。（二）回收要求。1.会议结束后24小时内回收剩余材料。2.文印人员核对回收数量。3.破损材料需重新印制。（三）特殊情况处理。1.跨部门共用材料需登记借用。2.涉密材料需双人回收。3.逾期未回收材料按废品处理。五、归档保管（一）归档范围。1.会议通知、议程、签到表。2.领导讲话、会议记录。3.汇报材料、决议文件。4.照片、录音录像资料。（二）归档标准。1.纸质材料按年度分类。2.电子材料单独备份。3.重要材料双套保管。（三）保管要求。1.纸质材料使用档案盒存放。2.电子材料存入专用服务器。3.定期检查保管环境。（四）借阅管理。1.建立借阅登记制度。2.涉密材料不得外借。3.借阅超期需及时追回。六、保密管理（一）保密责任。1.文印人员需经过保密培训。2.接触涉密材料需签订保密承诺书。3.下班时需清空设备缓存。（二）保密措施。1.涉密材料单独印制。2.设置专用保密柜。3.监控设备全程录像。（三）违规处理。1.泄露涉密材料按违纪处理。2.造成损失的需承担赔偿责任。3.情节严重者移交司法机关。七、监督考核（一）检查机制。1.办公室每季度检查一次。2.各部门每月自查。3.年终进行全面考核。（二）考核标准。1.材料准确率≥99%。2.按时完成率≥95%。3.保密无事故。（三）改进措施。1.检查发现问题需限期整改。2.考核结果与绩效挂钩。3.定期组织业务培训。八、附则（一）名词解释。1.会议材料指会议期间使用各类纸质、电子文件。2.印制指复印、打印等制作行为。3.归档指正式保管行为。（二）解释权。本规范由办公室负责解释。（三）生效日期。本规范自发布之日起施行，原规定同时废止。（四）配套文件。1.《会议材料印制申请表》格式。2.《材料分发台账》模板。3.《保密承诺书》范本。（五）修订程序。1.办公室每年评估一次。