高校档案管理制度

PAGE高校档案管理制度一、总则（一）目的为了加强高校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和教育教学质量，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分级负责原则学校各部门、各单位负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和提供利用，并接受学校档案管理部门的监督和指导。3.维护档案的真实性、完整性和保密性原则严格遵守档案管理的各项规定，维护档案的原始面貌，确保档案信息不被泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管全校各类档案，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。3.对全校各部门、各单位的档案工作进行业务指导和监督检查，定期开展档案工作考核评估。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.开发利用档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案资料支持，开展档案编研工作，编辑出版档案史料。（二）各部门、各单位档案工作小组学校各部门、各单位设立档案工作小组，由本部门、本单位负责人担任组长，指定专人负责档案工作。其主要职责包括：1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的及时归档和安全存放。2.按照学校档案管理部门的要求，定期向学校档案管理部门报送档案工作情况。3.积极配合学校档案管理部门开展档案业务培训和宣传工作，提高本部门、本单位人员的档案意识。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群类档案包括学校党委、工会、团委等组织形成的各类文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表、重要活动资料等。2.行政类档案学校行政部门形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、人事档案、财务档案、资产档案等。3.教学类档案教学管理部门、各教学单位形成的教学计划、教学大纲、课程表、教案、教材、试卷、学生成绩册、教学实习资料、毕业设计（论文）资料等。4.科研类档案科研管理部门、各科研项目组形成的科研项目申报书、研究计划、实验数据、研究报告、成果鉴定材料、学术论文、著作等。5.基本建设类档案学校基本建设项目从项目立项到竣工验收全过程形成的各类文件、图纸、合同、协议、预决算资料等。6.仪器设备类档案学校购置的各类仪器设备从申购、采购、验收、安装调试到使用、维护、报废等环节形成的文件资料、说明书、操作规程、维修记录等。7.学生类档案学生个人档案，包括学生登记表、成绩单、奖惩材料、体检表、学籍变动材料、毕业派遣材料等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门、本单位形成的各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.档案收集责任人应认真审核档案资料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的档案资料及时进行补充或修正。3.对于重要活动、重大事件形成的档案资料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集整理，确保档案资料的时效性。（三）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档工作。2.科研项目档案在项目结题后三个月内完成归档。3.基本建设项目档案在项目竣工验收后一个月内完成归档。4.仪器设备档案在仪器设备验收合格后及时归档。5.学生毕业档案在学生毕业当年六月底前完成归档。（四）归档程序1.各部门、各单位档案收集责任人对收集到的档案资料进行分类整理，编制档案目录，填写档案移交清单。2.档案移交清单应注明档案的类别、名称、数量、起止时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.各部门、各单位档案工作小组将整理好的档案资料连同档案移交清单一并移交学校档案管理部门。4.学校档案管理部门对接收的档案资料进行审核验收，对不符合要求的档案资料退回原部门、原单位重新整理。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.党群类档案按照《归档文件整理规则》进行分类整理，采用年度保管期限机构（问题）分类法。2.行政类档案按照《归档文件整理规则》进行分类整理，采用年度保管期限机构（问题）分类法。3.教学类档案按照教学环节和文件类别进行分类整理，分为教学综合、学科与专业建设、课程建设、实践教学、教学研究与改革、学生管理等二级类目。4.科研类档案按照科研项目类别和文件形成阶段进行分类整理，分为科研项目立项、研究过程、研究成果、科研奖励等二级类目。5.基本建设类档案按照项目建设阶段和文件类别进行分类整理，分为项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工验收文件等二级类目。6.仪器设备类档案按照仪器设备类别和文件形成阶段进行分类整理，分为仪器设备申购、采购、验收、安装调试、使用维护、报废等二级类目。7.学生类档案按照学生个人信息和文件类别进行分类整理，分为学生登记表、成绩单、奖惩材料、体检表、学籍变动材料、毕业派遣材料等二级类目。（三）编号与编目1.档案整理完成后，应按照分类方案对档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。2.编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等字段信息。3.档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便档案的查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所学校档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等，以保证档案的质量不受损害。（三）档案上架档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应在档案密集架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，方便档案的管理和利用。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（五）档案鉴定与销毁1.学校档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报学校主管领导批准后予以销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。六、档案的利用（一）利用范围本校教职员工、学生以及校外单位因工作需要，经学校档案管理部门批准，可以查阅、借阅学校档案。（二）利用方式1.查阅查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，按时归还档案。（三）利用手续1.本校教职员工查阅、借阅档案，应凭本人有效证件到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.本校学生查阅、借阅档案，应凭本人学生证到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.校外单位查阅、借阅档案，应凭单位介绍信和查阅人有效证件到档案管理部门办理查阅、借阅手续，并按照规定缴纳查阅、借阅费用。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、查阅人姓名、单位、查阅内容、借阅期限等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标推进档案数字化管理，建立涵盖全校各类档案的数字化档案信息资源库，实现档案信息的快速检索、高效利用和远程共享。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为JPEG或TIFF，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案目录信息和图像数据录入档案管理系统，建立数字化档案信息资源库。4.挂接与存储将处理后的图像数据与目录信息进行挂接，并存储在服务器上，确保数据的安全可靠。（三）信息安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止档案信息泄露、篡改和丢失。2.定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时发现和排除安全隐患。3.对档案数字化加工过程进行全程监控，确保数字化档案信息的质量和安全。4.加强对档案管理人员的信息化安全培训，提高安全意识和操作技能。八、档案工作的监督与考核（一）监督检查学校档案管理部门应定期对全校各部门、各单位的档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等方