非营利采购制度

PAGE非营利采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范本公司/组织（以下简称“本单位”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障采购物资和服务的质量，满足本单位业务开展的需求，同时维护公共利益，促进资源合理利用，推动非营利事业的健康发展。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门及所属机构在开展非营利性业务活动过程中，涉及的各类物资采购、服务采购等相关活动。包括但不限于办公用品、设备仪器、专业服务、项目外包等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为的合法性和合规性。2.公开透明原则采购过程应公开透明，采用适当方式发布采购信息，确保潜在供应商能够平等参与竞争，保障采购结果的公正性。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商积极参与投标，通过竞争实现采购资源的优化配置，获取性价比最优且符合需求的物资和服务。4.效益原则在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益，实现本单位业务目标与资源利用的有机结合。5.诚实信用原则采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息，维护良好的市场秩序和合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由本单位高层管理人员、相关业务部门负责人及财务、法务等专业人员组成。其职责如下：1.审议和批准采购战略规划、年度采购计划及重大采购项目方案。2.审查采购预算安排，确保采购资金合理使用。3.对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商选定、采购合同签订等。4.监督采购制度的执行情况，定期评估采购工作绩效。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业采购人员，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据采购决策机构批准的采购计划，制定详细的采购实施方案。2.开展市场调研，收集供应商信息，建立和维护供应商数据库。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，按照规定程序选定供应商。4.负责采购合同的起草、审核、签订及履行跟踪，协调处理合同执行过程中的问题。5.整理和归档采购文件资料，建立采购档案，为后续审计和查询提供依据。（三）需求部门各业务需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等详细信息，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。在采购过程中，配合采购部门提供技术支持、参与评标等工作，对采购结果进行验收和使用反馈。（四）监督部门内部审计、纪检监察等监督部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购资金的使用情况等，对发现的问题及时提出整改意见，并依法依规追究相关人员责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本单位年度工作计划和业务发展需求，结合历史采购数据，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预计单价、采购时间等详细内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和分析，结合市场价格波动情况及本单位资金状况，提出调整建议，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经采购决策委员会审议通过后，报本单位财务部门审核，纳入本单位年度预算管理体系。（二）预算执行1.采购部门严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算，应按照规定程序报采购决策委员会审批，并经财务部门备案。2.财务部门根据采购合同约定和采购进度，及时安排采购资金，确保采购资金的足额、及时支付。同时，加强对采购资金使用的监督管理，防止资金浪费和挪用。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请预算调整：1.因国家政策调整、市场价格大幅波动等不可抗力因素，导致原采购预算无法执行的。2.因业务发展需要，确需增加或减少采购项目、变更采购内容或采购金额的。3.其他经采购决策委员会认定需要调整采购预算的情形。预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容及调整后的预算安排，经采购部门审核、采购决策委员会审议通过后，报财务部门调整预算。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定程序确定中标供应商。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购部门从符合条件的供应商中选择若干家发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。与单一供应商就采购事宜进行协商，确定成交价格。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请与审批需求部门填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预算金额等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。采购部门对采购申请进行初审，审核通过后报采购决策委员会审批。2.采购文件编制采购部门根据采购项目特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标、邀请招标适用）、询价通知书（询价适用）、谈判文件（竞争性谈判适用）、单一来源采购协商文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.供应商选择与确定公开招标、邀请招标：采购部门发布采购公告或投标邀请书，接受供应商报名。对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。组织开标会议，接收供应商投标文件，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。采购决策委员会根据评标结果确定中标供应商。竞争性谈判：采购部门发布谈判公告或邀请书，邀请供应商参加谈判。与供应商进行多轮谈判，要求供应商提供最终报价。采购决策委员会根据谈判情况和报价确定成交供应商。单一来源采购：采购部门与单一供应商进行协商，就采购价格、技术规格、服务条款等内容达成一致意见。采购决策委员会审核通过后，确定成交供应商。询价：采购部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。对供应商报价进行比较，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商。4.合同签订与履行采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。5.验收与付款需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收，按照合同约定的质量标准进行检验，出具验收报告。验收合格后，采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单，报财务部门审核。财务部门审核通过后，按照规定程序支付采购款项。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、清晰。2.采购部门负责合同文本的起草，合同文本应参照国家有关合同示范文本，并结合采购项目的实际情况进行拟定。合同文本起草完成后，应提交财务、法务等部门进行审核，提出修改意见。3.采购部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，经采购决策委员会批准后，与供应商签订采购合同。合同签订过程中，应确保双方签字盖章手续齐全，合同生效。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息，协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行合同义务，按时交付采购物资或服务，并确保其质量符合合同约定标准。如遇特殊情况需要变更合同履行内容，应提前通知采购部门，并经双方协商一致后签订补充协议。3.需求部门应积极配合采购部门做好合同履行的监督工作，对采购物资或服务进行验收，如发现问题应及时反馈给采购部门，以便及时采取措施解决。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。2.如因一方严重违约或其他法定事由需要解除合同的，应按照合同约定或法律法规规定的程序办理，并承担相应的违约责任。解除合同的通知应书面送达对方，双方应就合同解除后的善后事宜进行协商处理，如清理货款结算、物资返还等。（四）合同纠纷处理1.采购合同履行过程中如发生纠纷争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2.在纠纷处理过程中，采购部门应及时收集、整理相关证据材料，配合法务部门做好应对工作，维护本单位的合法权益。同时，应积极采取措施减少纠纷对采购项目和本单位业务的影响。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度，评估结果作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对密切关注市场动态，加强市场调研分析，及时掌握市场价格波动、供求变化等信息，合理安排采购时间和采购数量，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.供应商风险应对建立严格的供应商选择和评价机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、财务状况等进行全面考察，选择优质供应商合作。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商表现，建立供应商淘汰机制，降低供应商违约风险。3.合同风险应对加强合同管理，严格按照合同签订流程操作，确保合同条款合法合规、严密完整。在合同履行过程中，密切跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同履行中的问题，防范合同纠纷风险。4.质量风险应对明确采购物资或服务的质量标准，在采购文件中详细规定质量要求和验收方法。加强对采购物资或服务的检验检测，严格按照验收程序进行验收，确保采购物资或服务质量符合要求。对质量不合格的供应商，按照合同约定追究其责任。5.法律风险应对加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识和合规意识。在采购活动中，严格遵守法律法规规定，确保采购行为合法合规。重大采购项目应咨询专业法律意见，防范法律风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险状况进行检查和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如采购成本超支比例、供应商违约次数、合同纠纷发生率等。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应的风险应对措施进行处理，并向采购决策委员会报告风险情况。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立广泛的信息收集渠道，收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态、政策法规等。2.定期收集和整理采购项目的历史数据，如采购申请、采购文件、投标文件、合同文本、验收报告等，为采购决策和管理提供数据支持。（二）采购信息分析与利用1.对收集到的采购信息进行分析研究，提取有价值的信息，为采购决策、供应商管理、采购成本控制等提供参考依据。2.通过数据分析，评估采购活动的绩效，发现采购过程中存在的问题和不足，及时采取改进措施，提高采购工作质量和效率。（三）采购信息保密1.采购部门应建立严格的信息保密制度，对采购过程中涉及的商业秘密、供应商信息、采购预算等敏感信息进行保密管理。2.明确信息保密责任，与采购人员签订保密协议，要求其严格遵守保密规定。对因工作需要接触采购信息的人员，进行必要的保密培训，防止信息泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.监督部门定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购资金的使用情况、采购合同的履行情况等。2.采用专项检查、定期审计、日常巡查等方式，对采购项目进行全过程监督，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。（二）违规处理1.对于违反采购制度规定的行为，监督部门应责令相关部门或人员限期整改，并依法依规追究相关人员的责任。2.对违规采购行为造成本单位经济损失的，应要求责任部门或人员承担相应的赔偿