行政单位档案三合一制度

PAGE行政单位档案三合一制度一、总则（一）目的为加强行政单位档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合行政单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位各部门及所属单位的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案管理工作实行集中统一领导，由本单位档案管理部门负责统筹协调各部门档案工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案应如实反映行政单位各项工作活动的全过程，确保档案内容真实、准确、完整，不得伪造、篡改、损毁档案。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理本单位各类档案，接收、整理、保管、统计和提供利用档案。3.指导、监督各部门档案工作，对档案管理人员进行业务培训。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。5.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保归档文件材料齐全、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和移交工作，并接受档案管理部门的业务指导。3.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案。4.积极配合档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案事业，遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。2.认真履行岗位职责，负责档案的收集、整理、鉴定、编目、装订、上架等日常管理工作。3.熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能，不断提高业务水平。4.做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。5.积极为档案利用者提供优质服务，及时、准确地查找和提供所需档案。三、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括行政单位在履行职能过程中形成的通用文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.业务档案根据行政单位不同业务领域，分为各类专门业务档案，如财务档案、人事档案、项目档案等。3.科技档案记录行政单位科技活动的文件材料，包括科研项目档案、工程建设档案等。4.声像档案以照片、录音、录像等形式记录行政单位工作活动的档案。5.电子档案以数字形式存储在电子介质上的各类档案。（二）编号规则1.文书档案编号采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号根据不同业务特点，制定相应的编号规则。如财务档案编号可采用年度类别顺序号，人事档案编号可采用个人档案号等。3.科技档案编号按照项目编号或工程编号进行管理，确保科技档案与项目或工程的对应关系清晰。4.声像档案编号结合时间、内容等因素进行编号，如照片档案编号可采用拍摄时间主题序号，录像档案编号可采用录制时间项目名称序号等。5.电子档案编号与相应的纸质档案编号相对应，便于查找和管理。四、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案收集行政单位在日常工作中形成的各类文件材料，包括收文、发文、内部文件、会议文件等。2.业务档案按照各业务部门的工作流程和要求，收集相关业务活动中产生的文件材料，如财务报表、人事任免文件、项目申报材料等。3.科技档案收集科研项目立项、研究、验收等过程中形成的文件材料，工程建设项目从规划、设计、施工到竣工验收各阶段的文件材料。4.声像档案收集反映行政单位重要活动、重大事件、领导视察等的照片、录音、录像资料。5.电子档案收集以电子形式产生或处理的各类文件、数据、图表等，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统产生的数据文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁、损毁。3.对于重要文件材料，应收集原件；如原件已归档，可收集复印件，并注明原件保存地点。4.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，采用科学合理的分类方法和编号系统。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）分类，进行装订、编目、装盒。2.业务档案整理根据不同业务特点，采用相应的分类方法进行整理，如财务档案按会计年度、类别整理，人事档案按个人档案进行整理。3.科技档案整理按照项目或工程的阶段进行分类整理，建立项目或工程档案卷册。4.声像档案整理对照片、录音、录像资料进行分类编号，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。5.电子档案整理按照电子文件的类别和存储结构，进行分类整理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的有序存储和快速检索。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房面积应根据档案数量和未来发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。3.档案库房应安装必要的安全防护设备，如消防器材、温湿度控制设备、防盗报警装置等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的搬运和存取。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映行政单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.按照档案保管期限，对到期档案进行鉴定和处置，定期向同级国家综合档案馆移交档案。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本单位档案管理制度，确保档案信息的合法使用。2.服务为本原则以服务行政单位各项工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露，确保档案实体安全。（二）利用范围1.本行政单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅本单位档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅相关档案。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，帮助利用者查找所需档案。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、复制内容等。（五）利用监督1.档案管理部门应对档案利用情况进行监督检查，确保利用过程符合规定要求。2.对违反档案利用规定的行为，应及时制止，并按照有关规定进行处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（二）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素。2.价值评估原则根据档案对行政单位工作、历史研究、社会利用等方面的价值，进行科学评估。3.慎重处置原则对拟销毁的档案要进行严格审核，确保销毁档案确无保存价值。（三）鉴定方法1.直接鉴定法由鉴定工作小组对档案逐件进行审查，确定档案的价值和保管期限。2.综合评估法结合档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，对档案价值进行综合评估。（四）销毁程序1.鉴定工作小组对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案名称、文号、日期、保管期限、数量等内容，并经档案管理部门负责人和单位分管领导审核签字。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁方式、时间等信息。（五）销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量、销毁方式、监销人员等信息，记录保存期限与档案保管期限相同。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为行政单位各项工作提供有力支持。（二）数字化流程1.档案扫描按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、调整亮度对比度等处理，提高图像质量。3.数据挂接将数字化档案图像与对应的档案目录数据进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与维护实现档案目录信息的录入、修改、删除等功能，确保档案数据的准确性和完整性。2.检索查询提供多种检索方式，如按关键词、年度、保管期限、文号等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理对档案借阅申请、审批、归还等流程进行信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.统计分析对档案数量、利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置用户权限，对不同用户的操作进行权限控制，确保档案信息安全。