行政单位内控制度规范

PAGE行政单位内控制度规范一、总则（一）目的为了加强行政单位内部控制，提高行政单位管理水平，规范行政单位经济活动，防范行政单位财务风险，确保行政单位各项工作合法合规、安全有序运行，根据国家有关法律法规和相关政策规定，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于各级各类行政单位，包括国家机关、政党机关、社会团体、事业单位等。（三）基本原则1.合法性原则：行政单位内部控制应当符合国家有关法律法规和政策规定，确保行政单位经济活动合法合规。2.全面性原则：内部控制应当贯穿行政单位经济活动的全过程，涵盖所有业务和事项，实现对经济活动的全面控制。3.重要性原则：内部控制应当在全面控制的基础上，关注重要经济活动和高风险领域，采取更为严格的控制措施，确保不存在重大缺陷。4.制衡性原则：内部控制应当在单位内部的机构设置、职责权限、业务流程等方面形成相互制约、相互监督的机制，避免或减少舞弊和错误的发生。5.适应性原则：内部控制应当与行政单位的职能范围、业务规模、管理水平等相适应，并随着外部环境的变化、单位经济活动的调整和管理要求的提高不断修订和完善。（四）定义与解释1.行政单位内部控制：是指行政单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控的动态过程和机制。2.控制目标：包括合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果。3.风险评估：是指行政单位及时识别、系统分析经济活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。4.控制活动：是指行政单位根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受范围之内。5.信息与沟通：是指行政单位及时、准确、完整地收集与经济活动相关的各种信息，并在单位内部进行有效传递，确保信息在单位内部各层级之间、单位与外部有关方面之间的沟通顺畅。6.内部监督：是指行政单位对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，及时加以改进。二、风险评估（一）风险识别行政单位应当建立健全风险识别机制，全面、系统、持续地收集与经济活动相关的信息，结合本单位实际情况，及时识别经济活动中存在的风险。风险识别应当重点关注以下方面：1.外部环境风险：包括经济形势、政策法规、市场竞争等变化可能给行政单位带来的风险。2.内部管理风险：如组织架构不合理、岗位职责不明确、决策程序不规范、管理制度不完善等导致的风险。3.经济活动风险：涵盖预算管理、收支管理、政府采购、资产管理、建设项目管理、合同管理等经济活动各环节可能存在的风险。4.信息技术风险：信息技术应用不当或信息系统安全漏洞可能引发的风险。（二）风险评估方法行政单位可采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析和评估，确定风险发生的可能性和影响程度。常用的风险评估方法包括风险矩阵、情景分析、压力测试等。在风险评估过程中，应当充分考虑风险的复杂性和不确定性，结合单位实际情况，选择合适的评估方法进行准确评估。（三）风险应对策略根据风险评估结果，行政单位应当合理选择风险应对策略，包括风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等。1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度重大的风险，行政单位应当采取措施予以规避，如停止相关经济活动、调整业务范围等。2.风险降低：通过采取控制措施，降低风险发生的可能性或减轻风险发生后的影响程度。例如，加强预算管理，严格控制支出；完善采购制度，规范采购流程等。3.风险分担：将风险部分或全部转移给其他方，如购买保险、签订合同约定风险承担方等。4.风险承受：对于风险发生可能性小且影响程度轻微的风险，行政单位可以选择承受风险，不采取特别的应对措施，但应当持续关注风险状况，如有变化及时调整应对策略。三、控制活动（一）预算管理控制1.预算编制行政单位应当按照国家有关规定，结合本单位职能、事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制预算。预算编制应当遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的真实性、完整性和准确性。加强预算编制的审核和论证，广泛征求各部门意见，提高预算编制的科学性和合理性。对于重大项目和专项预算，应当进行充分的可行性研究和成本效益分析。2.预算执行严格执行经批准的预算，按照预算安排组织各项经济活动，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应当按照规定的程序报经批准。建立健全预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行中存在的问题。加强对预算执行进度的跟踪，确保预算执行的均衡性和时效性。3.预算调整行政单位应当明确预算调整的条件、范围和程序。预算调整应当符合国家有关政策法规和单位实际情况，确保调整后的预算合理可行。对于涉及预算总额变动较大或重要项目调整的，应当进行充分的论证和审批，并及时向相关部门和人员通报预算调整情况。4.决算与评价年度终了，行政单位应当按照规定编制决算报告，全面反映年度预算执行情况。决算报告应当真实、准确、完整，与预算执行结果相符。开展预算绩效评价工作，对预算执行情况和资金使用效益进行评价。绩效评价结果应当作为改进预算管理、安排以后年度预算的重要依据。（二）收支管理控制1.收入管理行政单位应当严格执行国家有关收入管理规定，依法组织各项收入，确保收入来源合法合规。加强对收费项目、标准和范围的管理，严禁擅自设立收费项目、扩大收费范围、提高收费标准。建立健全收入台账制度，及时、准确记录各项收入情况。加强对收入票据的管理，严格按照规定使用和保管票据，确保收入票据的真实性、完整性和合法性。2.支出管理行政单位应当按照国家有关财务规章制度规定的开支范围和标准，严格控制各项支出。建立健全支出审批制度，明确审批流程和审批权限，确保支出审批规范、严格。加强对支出的审核和监控，重点审核支出的真实性、合法性、合理性和相关性。对于大额支出、专项支出等，应当进行专项审核和跟踪管理。优化支出结构，提高资金使用效益。严格控制“三公”经费等一般性支出，确保行政单位经费支出合理、合规、有效。（三）政府采购控制1.采购预算与计划行政单位应当根据年度预算和工作需要，编制政府采购预算和采购计划。采购预算应当明确采购项目、采购数量、采购金额等内容，采购计划应当合理安排采购时间和采购方式。加强对政府采购预算和计划的审核和管理，确保采购预算和计划的科学性、合理性和可行性。对于重大采购项目，应当进行充分的市场调研和论证。2.采购实施严格按照政府采购法律法规和相关制度规定组织实施采购活动。采购方式应当符合规定要求，采购程序应当公开、公平、公正。加强对采购过程的管理和监督，确保采购活动依法依规进行。建立健全采购档案管理制度，妥善保管采购文件、合同等资料。3.验收与付款采购项目完成后，行政单位应当及时组织验收。验收应当严格按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目质量符合要求。按照合同约定及时支付采购款项，严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。加强对采购资金支付的管理，防范资金支付风险。（四）资产管理控制1.资产配置行政单位应当根据履行职能的需要和资产状况，按照国家有关规定合理配置资产。资产配置应当遵循科学合理、优化结构、勤俭节约的原则，避免资产闲置和浪费。加强对资产配置的审核和管理，严格控制资产购置。对于需要购置资产的，应当进行必要性和可行性论证，按照规定的程序报经批准。2.资产使用建立健全资产使用管理制度，明确资产使用部门和人员的职责权限，规范资产使用行为。加强对资产使用情况的监督检查，确保资产安全、有效使用。行政单位应当定期对资产进行清查盘点，做到账账相符、账实相符。对于盘盈、盘亏的资产，应当及时查明原因，按照规定进行处理。3.资产处置行政单位应当按照国家有关规定，对资产处置进行严格管理。资产处置应当遵循公开、公平、公正的原则，履行相关审批程序。加强对资产处置收入的管理，资产处置收入应当按照国家有关规定上缴国库或纳入单位预算管理，不得截留、挪用。（五）建设项目管理控制1.项目立项与可行性研究行政单位建设项目应当按照国家有关规定进行立项审批。在立项前，应当开展充分的可行性研究，对项目的必要性、可行性、经济性等进行全面论证。可行性研究报告应当真实、准确、完整，为项目决策提供可靠依据。加强对可行性研究报告的审核和评估，确保项目立项科学合理。2.项目招标与合同管理建设项目应当按照国家有关招投标法律法规规定，进行招标采购。招标过程应当公开、公平、公正，确保选择具有资质和信誉的施工单位和供应商。加强对建设项目合同的管理，合同应当明确双方的权利义务、工程内容、工程质量、工程进度、价款支付、违约责任等条款。严格按照合同约定履行义务，加强对合同执行情况的监督检查。3.项目建设与竣工验收建设单位应当加强对项目建设过程的管理，严格按照设计文件和施工规范组织施工，确保工程质量。建立健全项目建设进度监控机制，及时解决项目建设中出现的问题。项目竣工后，应当及时组织竣工验收。竣工验收应当严格按照国家有关规定和合同约定进行，确保项目符合验收标准。验收合格后方可交付使用，并办理相关资产交付手续。（六）合同管理控制1.合同订立行政单位应当建立健全合同管理制度，明确合同订立的流程和审批权限。合同订立应当遵循合法合规、平等自愿、公平公正的原则，确保合同条款完整、准确、合法。加强对合同对方主体资格、信用状况等的审查，防范合同风险。对于重大合同，应当组织法律、财务等相关人员进行审核，并征求法律顾问意见。2.合同履行严格按照合同约定履行义务，及时跟踪合同履行情况，确保合同有效执行。加强对合同执行过程的监督检查，发现问题及时采取措施解决。如因特殊情况需要变更或解除合同的，应当按照规定的程序报经批准，并及时与对方协商处理，确保双方权益不受损害。3.合同登记与归档建立合同登记台账，对合同的订立、履行、变更、解除等情况进行详细记录。加强对合同档案的管理，妥善保管合同文本及相关资料，确保合同档案完整、安全。四、信息与沟通（一）信息收集与整理行政单位应当建立健全信息收集机制，广泛收集与经济活动相关的各类信息，包括内部信息和外部信息。内部信息主要来源于单位各部门、各岗位的工作记录、统计报表、财务数据等；外部信息主要来源于国家法律法规、政策文件、市场动态、行业信息等。对收集到的信息进行及时整理和分析，确保信息的真实性、准确性和完整性。对于重要信息，应当进行分类、汇总和存储，以便于查询和使用。（二）信息传递与共享建立信息传递渠道，确保信息在单位内部各层级之间、各部门之间及时、准确传递。通过内部办公系统、会议、文件等方式，实现信息的有效沟通和共享。加强与外部有关方面的信息沟通，及时了解国家政策法规变化、市场动态等外部信息，为单位经济活动决策提供参考依据。同时，积极向外部传递单位的相关信息，树立良好的单位形象。（三）信息系统建设与管理行政单位应当加强信息系统建设，根据内部控制需要，建立健全涵盖预算管理、收支管理、政府采购、资产管理、建设项目管理、合同管理等经济活动各环节的信息系统。信息系统应当具备数据采集、存储、处理、分析、预警等功能，实现对经济活动的全过程监控和管理。加强对信息系统的安全管理，采取必要的安全防护措施，确保信息系统的稳定运行和数据安全。五、内部监督（一）监督机制行政单位应当建立健全内部监督机制，明确内部监督的职责、权限和程序。内部监督应当与内部控制的建立和实施同步进行，贯穿于经济活动的全过程。设立独立的内部监督机构或指定专人负责内部监督工作，定期对内部控制的有效性进行监督检查，及时发现内部控制存在的问题和缺陷，并提出改进建议。（二）监督检查内容内部监督检查应当重点关注以下内容：内部控制制度的执行情况，包括各项控制活动是否按照规定的程序和要求执行。经济活动的合法性、合规性，是否存在违反国家法律法规和政策规定的行为。资产的安全和使用情况，是否存在资产流失、浪费等问题。财务信息的真实性、完整性，财务报表是否真实反映单位财务状况和经营成果。内部控制缺陷的整改情况，对发现的内部控制缺陷是否及时采取措施进行整改。（三）监督检查方式内部监督可以采用日常监督和专项监督相结合的方式。日常监督是指对行政单位经济活动的日常运行情况进行持续监督；专项监督是指对特定经济活动或特定领域进行专门监督检查。监督检查方式可以包括查阅资料、实地查看、问卷调查、数据分析、现场访谈等。通过多种方式获取充分、可靠的监督检查证据，确保监督检查结果的客观、准确。（四