经信委采购制度

PAGE经信委采购制度一、总则（一）目的为规范经信委采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于经信委机关及所属事业单位（以下统称“本单位”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动公平、公正、公开。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购管理部门本单位设立采购管理部门，负责采购制度的制定、执行和监督，指导和协调各部门的采购工作。主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.审核采购预算和采购计划。3.组织采购活动的实施，包括招标、谈判、询价等。4.对采购项目进行合同管理，跟踪采购项目执行情况。5.建立采购档案，保存采购活动相关资料。6.处理采购投诉和纠纷。（二）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的前期调研、技术规格制定等工作，并配合采购管理部门完成采购活动。主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求等。2.参与采购项目的市场调研，提供相关技术资料和需求分析。3.配合采购管理部门进行采购文件的编制和审核。4.负责采购项目的验收工作。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算，监督采购资金的使用情况。主要职责包括：1.审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.对采购合同进行财务审核，确保合同条款符合财务规定。3.按照合同约定和财务制度，及时支付采购款项。4.对采购资金的使用情况进行监督和检查，进行财务核算和报告。（四）监督部门监督部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规、公平公正。主要职责包括：1.制定采购监督制度和流程。2.对采购活动的各个环节进行监督检查，包括采购文件编制、开标评标、合同签订等。3.受理采购投诉和举报，对违规行为进行调查处理。4.定期对采购工作进行评估和审计，提出改进建议。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和工作实际需要，编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经本单位内部审核，报财务部门汇总后，纳入本单位年度预算管理。3.采购预算应根据实际情况进行合理安排，确保采购资金的使用效益。对于重大采购项目，应进行专项预算编制和论证。（二）采购计划制定1.采购管理部门应根据采购预算和工作进度，制定采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划应提前向相关部门和人员通报，确保采购活动有序进行。对于紧急采购项目，应按照特事特办的原则，及时制定采购计划并组织实施。3.采购计划应根据实际情况进行动态调整，如因工作需要变更采购项目、预算金额或采购时间等，应按规定程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。1.采购管理部门应按照相关法律法规和行业标准，编制公开招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。2.通过指定的媒体发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。3.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。4.向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。2.供应商应按照投标邀请书的要求，编制投标文件并按时提交。3.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。4.向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。1.采购管理部门应成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.在谈判文件中明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等内容。3.邀请符合条件的供应商参加谈判，供应商应按照谈判文件的要求进行报价和谈判。4.谈判小组与供应商进行多轮谈判，根据谈判情况确定成交供应商。5.向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。1.采购需求部门应提供单一来源采购的理由和相关证明材料，报采购管理部门审核。2.采购管理部门审核通过后，报本单位领导审批。3.采购管理部门与唯一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。4.签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。1.采购管理部门应根据采购项目的需求，编制询价文件，明确采购货物的规格、数量、质量要求等内容。2.向符合条件的供应商发出询价单，供应商应在规定时间内报价。3.对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。4.向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请与审批1.采购需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经本部门负责人审核签字后，报采购管理部门。3.采购管理部门对采购申请表进行审核，重点审核采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购方式的适用性等内容。审核通过后，报本单位领导审批。4.本单位领导根据采购项目的情况进行审批，对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证后再行审批。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，采购管理部门组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同草案条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，应组织相关部门和人员进行审核，确保采购文件符合法律法规和行业标准的要求。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应通过指定的媒体发布采购公告，公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应向符合条件的供应商发出采购邀请，明确采购项目的相关信息。（四）供应商选择与采购实施1.供应商应按照采购文件的要求，编制投标文件或响应文件，并按时提交。2.采购管理部门组织开标、评标、谈判、询价等活动，按照规定的程序和标准进行评审，确定成交供应商。3.向成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（五）采购项目验收与付款1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求，工程是否按照设计要求和施工标准完成，服务是否达到约定的标准等。2.验收合格后，采购需求部门应填写验收报告，并签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。3.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请，按照合同约定及时支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字盖章。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款完整、准确、合法。3.在签订采购合同前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门进行财务审核，确保合同条款符合财务规定。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并提交相关证明文件。3.采购需求部门应按照合同约定进行验收，对验收合格的采购项目及时办理结算手续。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原采购合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定原因需要解除采购合同，双方应按照法律法规的规定办理相关手续，并承担相应的责任。（四）合同档案管理采购管理部门应建立采购合同档案，妥善保存采购合同及相关文件资料，包括采购合同文本、中标通知书、投标文件、验收报告、付款凭证等。采购合同档案应按照档案管理的规定进行分类、整理、归档和保管，以便查阅和审计。七、采购监督与管理（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正、采购合同是否履行等内容。2.建立采购项目跟踪机制，对采购项目的实施进度、质量、资金使用等情况进行跟踪检查，及时发现和解决问题。3.加强对采购人员的管理和监督，防止采购人员滥用职权、谋取私利等行为的发生。采购人员应遵守职业道德和廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。（二）投诉处理1.供应商或其他利害关系人认为采购活动存在违法违规行为或损害其合法权益的，可以向本单位监督部门提出投诉。投诉应在规定的时间内提出，并提供相关证明材料。2.监督部门收到投诉后，应及时进行调查处理。对于投诉事项属实的，应依法依规进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。3.建立投诉处理档案，记录投诉事项、处理过程和处理结果等内容，以