管委会档案管理制度

PAGE管委会档案管理制度一、总则（一）目的为加强管委会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为管委会各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于管委会机关各部门、下属各单位以及与管委会有业务往来的相关单位和个人在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：管委会档案实行集中统一管理，由管委会办公室负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映工作实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，确保档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为档案利用者提供便捷的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立管委会档案管理领导小组，由管委会主任担任组长，各副主任担任副组长，各部门负责人为成员。档案管理领导小组负责审议档案管理工作的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）办公室管委会办公室是档案管理的具体实施部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善管委会档案管理制度。2.负责组织、协调和指导各部门的档案管理工作，对档案管理人员进行培训和考核。3.负责接收、整理、保管管委会机关各部门和下属各单位形成的各类档案，定期对档案进行清查和核对。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，报档案管理领导小组批准后组织实施。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.负责档案的编研工作，编写档案参考资料，为管委会领导决策和各项工作提供参考依据。7.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定程序办理档案查阅、借阅手续，确保档案的安全。（三）各部门及下属单位各部门及下属单位应明确一名档案管理人员，负责本部门和本单位档案的收集、整理、移交等工作，并配合办公室做好档案管理的其他相关工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门和本单位在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行分类、装订和编目。2.定期将整理好的档案移交管委会办公室，并办理交接手续。3.负责本部门和本单位档案的日常保管和利用工作，确保档案的安全和完整。4.配合办公室做好档案的清查、鉴定、统计等工作，及时提供相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围管委会各部门和下属各单位应收集以下各类档案：1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类公文，包括请示报告、批复、决定、会议纪要等。3.本单位召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.本单位开展业务工作形成的计划、总结、统计报表、合同协议、项目资料等。5.本单位的财务文件、凭证、报表等。6.本单位的人事档案，包括干部任免、考核、奖惩、工资福利等方面的材料。7.本单位的基建档案，包括规划设计、施工图纸、竣工验收等方面的材料。8.本单位的设备档案，包括设备购置、安装调试、维修保养等方面的材料。9.本单位的声像档案，包括照片、录音、录像等。10.其他与本单位工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和下属单位应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。4.电子文件应与纸质文件同步收集，并按照规定格式进行存储和管理。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、财务类、人事类、基建类、设备类、声像类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰准确，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和利用。四、档案的保管（一）保管场所管委会应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.档案应定期进行清查和核对，确保档案的数量和质量准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。5.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。（三）档案的保护技术1.采用先进的档案保护技术，如数字化存储、缩微摄影等，提高档案的保护水平。2.定期对档案进行消毒、杀虫等处理，防止档案受到病虫害的侵害。3.对档案库房的温湿度进行监测和控制，保持适宜的温湿度环境。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以维护全宗为出发点等原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，分析其在历史研究、工作查考、经验借鉴等方面的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报档案管理领导小组批准。2.经批准后，由办公室负责组织实施档案销毁工作。档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并在销毁现场进行监销。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠。3.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）编研工作1.制定档案编研计划，根据管委会工作需要和档案实际情况，确定编研选题。2.编研工作应注重实用性和针对性，编研成果应具有较高的参考价值。3.编研成果应包括档案参考资料、大事记、组织沿革等，形式可以是纸质、电子等多种形式。4.编研成果应及时归档保存，并提供给档案利用者查阅使用。七、档案的查阅与借阅（一）查阅原则档案查阅应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的安全和正常利用。（二）查阅范围管委会内部人员因工作需要可以查阅与其工作相关的档案。外部单位或个人查阅档案应按照规定程序办理审批手续。（三）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.《档案查阅申请表》提交管委会办公室，办公室审核后根据档案管理规定确定是否提供查阅，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人应在指定地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案库房管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅人如需复印档案材料，应经办公室同意，并按照规定办理复印手续。（四）借阅程序1.管委会内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.《档案