电力设计院档案管理制度

PAGE电力设计院档案管理制度一、总则（一）目的为加强电力设计院档案管理，确保档案的完整、准确、系统与安全，有效发挥档案在设计、生产、科研等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电力设计院各部门及全体员工在从事设计、管理、科研等活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：全院档案由院综合档案室集中统一管理，各部门设兼职档案员负责本部门档案的收集、整理与初步保管，并定期向综合档案室移交。2.真实性原则：档案应如实反映电力设计院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集与电力设计院工作相关的各类文件、资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。4.规范性原则：档案管理工作应符合国家有关法律法规、行业标准以及档案管理的通用规范，确保档案管理工作的标准化、规范化。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善全院档案管理制度，并组织实施与监督检查。2.集中统一管理全院各类档案，包括工程设计档案、科研项目档案、行政管理档案、人事档案、财务档案等，确保档案的安全与完整。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、利用等工作，为全院各项工作提供档案信息支持。4.指导各部门兼职档案员开展档案管理工作，组织档案业务培训，提高档案管理水平。5.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。6.积极推进档案信息化建设，提高档案管理的效率与服务质量。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等初步工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至院综合档案室。3.协助综合档案室开展档案的查询、借阅等利用工作，及时提供本部门相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失等情况发生。5.对本部门形成的电子文件进行实时收集、整理，并按照档案管理要求进行归档保存，同时协助综合档案室进行电子档案的管理。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.工程设计档案：包括可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件、工程验收文件等与电力工程设计相关的各类文件资料。2.科研项目档案：涵盖科研项目立项申请书、研究计划、实验数据、研究报告、成果鉴定文件、专利申请文件等。3.行政管理档案：有上级主管部门文件、院发文件、会议纪要、工作计划与总结文件、规章制度文件、资质证书文件、合同协议文件等。4.人事档案：包含员工个人基本信息、履历材料、考核材料、任免文件、奖惩材料、工资福利材料、教育培训材料、党团材料等。5.财务档案：涉及会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、财务预决算文件、经济合同等。6.其他档案：如对外交流合作文件、宣传资料、荣誉证书等与电力设计院工作相关的各类文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案形成后及时收集，不得延误。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。4.收集过程中，如发现档案资料不完整或不符合要求，应及时与相关部门或人员沟通，补充完善。（三）归档程序1.各部门兼职档案员按照档案分类方案，对收集到的档案进行整理、分类、编号。2.将整理好的档案编制目录清单，装订成册，并填写档案移交清单。3.在规定时间内，将档案移交至院综合档案室，办理移交手续。综合档案室对移交的档案进行核对、验收，如发现问题，及时要求移交部门补充或更正。四、档案的整理（一）整理原则遵循电力设计院档案的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.工程设计档案按照工程项目分类，每个工程项目下再按照专业、阶段等进行细分。2.科研项目档案按照项目类别分类，每个项目下按照研究阶段、成果形式等进行排列。3.行政管理档案按照文件性质分类，如党群工作类、行政管理类、经营管理类等，再在各类别下按照时间顺序排列。4.人事档案按照档案内容分类，如履历类、考核类、任免类等，按照员工个人档案顺序排列。5.财务档案按照会计年度分类，每个年度下按照会计凭证、账簿、报表等类别进行排列。（三）编号规则1.工程设计档案编号：采用项目编号+专业代码+阶段代码+流水号的方式。例如，某电力工程项目编号为202301，电气专业代码为DQ，初步设计阶段代码为CS，该阶段第5份文件编号为202301DQCS05。2.科研项目档案编号：采用项目编号+研究阶段代码+成果形式代码+流水号。如某科研项目编号为KY202302，研究中期代码为ZQ，研究报告成果形式代码为BG，该成果第3份文件编号为KY202302ZQBG03。3.行政管理档案编号：按照类别代码+年度+流水号。如党群工作类文件，2023年第8份文件编号为DQ202308。4.人事档案编号：采用员工个人档案号，保持唯一性。5.财务档案编号：按照会计凭证类别+年度+月份+凭证号。如2023年5月第10号收款凭证编号为SK20230510。（四）装订要求1.纸质档案应去除金属物，采用线装或胶装方式装订，确保整齐、牢固。2.幅面过大的图纸应折叠成A4规格，并在装订边留出20mm的空白。3.电子文件应按照档案管理系统要求进行整理，建立清晰的文件目录结构，确保与纸质档案对应准确。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。（二）档案装具1.采用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找。2.对不同类型和保管期限的档案应进行分区存放，并有明显标识。（三）档案存储介质1.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.存储介质应标明档案内容、存储时间、存储介质编号等信息，便于管理和查找。（四）档案保管期限1.电力设计院档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管档案：凡是反映电力设计院主要职能活动和历史面貌的，对电力设计院和国家有长远利用价值的档案，列为永久保管。如重要的工程设计档案、重大科研项目档案、上级主管部门重要文件、院主要领导人事档案等。3.长期保管档案：在较长时间内对电力设计院工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。如一般工程设计档案、科研项目档案、行政管理文件等。4.短期保管档案：在较短时间内对电力设计院工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。如一般性文件材料、临时性工作文件等。（五）档案清点与检查1.综合档案室应定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案保管状况进行检查，重点检查档案的完整性、安全性，发现问题及时采取措施进行处理。如发现档案有损坏、霉变等情况，应及时修复或复制；对超过保管期限的档案，应及时组织鉴定，按照规定进行处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织与人员成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员代表以及相关业务专家组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定依据根据国家有关档案保管期限规定、电力设计院档案管理实际情况以及档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面、综合的鉴定。（三）鉴定程序1.综合档案室提出档案鉴定意见，列出需要鉴定的档案清单，明确档案的形成时间、内容、保管期限等信息。2.鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定依据，确定档案的存毁价值。对于有疑问的档案，应组织相关人员进行讨论，必要时征求上级主管部门或档案行政管理部门的意见。3.鉴定工作小组形成鉴定报告，明确鉴定结果，包括哪些档案继续保存、哪些档案进行销毁等，并报院领导审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的编目与检索（一）编目要求1.综合档案室应按照档案整理结果，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目。2.档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，便于查询和利用。电子目录数据库应定期进行维护和更新，确保与纸质目录一致。（二）检索工具1.建立多种检索工具，如分类目录、主题目录、专题目录以及人名索引、地名索引等，方便用户从不同角度查找档案。2.利用现代信息技术，开发档案管理信息系统，实现档案检索的自动化、智能化。用户可以通过输入关键词、档案编号等信息，快速准确地获取所需档案信息。八、档案利用（一）利用范围1.本院员工因工作需要查阅、借阅档案，用于工程设计、科研项目、行政管理、财务管理等各项工作。2.外单位因工作需要，经本院同意，可以查阅、借阅与合作项目相关的档案。3.司法机关、行政管理部门等因履行法定职责需要查阅、借阅档案的，按照相关法律法规办理手续。（二）利用手续1.本院员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，需提前提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等，经本院相关部门审核同意，并报院领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政管理部门等查阅、借阅档案，应出具单位介绍信和相关证明文件，按照规定的程序办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅档案一般在综合档案室进行，如需带出档案室查阅，应经综合档案室负责人批准，并限期归还。2.借阅档案一般不超过规定期限，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.对于重要档案或不宜外借的档案，可采用复印件提供利用的方式。复印件应加盖综合档案室印章，并注明出处。（四）利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、数量、利用目的等信息。登记册应妥善保管，以备查询。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的电力设计院档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、自动化管理和智能化服务，提高档案管理工作的效率和质量，为全院各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.电子文件管理：规范电子文件的形成、收集、整理、归档等流程，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。对电子文件进行分类存储，建立电子文件目录数据库，便于查询和利用。3.档案管理系统建设：开发或选用适合电力设计院档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、编目、检索、利用等业务流程的信息化管理。档案管理信息系统应具备权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全。4.信息化安全保障：建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统、存储设备、网络环境等的安全防护，防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生。定期进行安全检查和风险评估，及时发现和处理安