治保会档案制度

PAGE治保会档案制度一、总则（一）目的为加强治保会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在维护社会治安、服务基层治理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本治保会及其下属各工作部门和全体治保会成员。（三）档案定义治保会档案是指治保会在履行维护社会治安、协助公安机关工作等职责过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：治保会档案由专门的档案管理部门或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映治保会工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于治保会成员查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的治保会档案管理室，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。3.按照规定的程序办理档案的查阅、借阅和归还手续。4.负责档案信息的数字化录入和存储，建立电子档案数据库。5.协助有关部门和人员做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.治保会工作计划、总结、报告等文件材料。2.治安巡逻记录、案件处理情况记录、安全检查记录等业务工作记录。3.与公安机关及其他相关部门的往来文件、信函、会议纪要等。4.治保会成员的基本信息、培训记录、考核情况等人事档案材料。5.涉及社会治安综合治理的宣传资料、图片、影像等资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和治保会成员应及时将办理完毕的文件材料移交档案管理部门，不得积压或私自留存。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写档案目录卡片。3.去除文件材料上的金属物，对破损的文件进行修复。4.按照分类顺序将文件材料装订成册，填写卷内目录和备考表。四、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案：包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等。2.业务档案：如治安巡逻档案、案件处理档案、安全检查档案等。3.人事档案：治保会成员的个人档案。4.声像档案：照片、录音、录像等资料。5.实物档案：奖牌、证书、锦旗等。（二）编号1.文书档案按照年度保管期限流水号进行编号。2.业务档案根据不同业务类型进行编号，如治安巡逻档案编号为“ZLXL年度流水号”。3.人事档案编号为“RS人员编号”。4.声像档案编号为“SX年度流水号”。5.实物档案编号为“SW年度流水号”。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映治保会主要职能活动和基本历史面貌的，对本地区、本部门工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。（二）保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。3.定期对档案保管环境进行检查和维护，确保档案安全。（三）档案的存放1.按照档案分类顺序，将档案存放在档案柜中，并在档案柜上标明类别、年度等信息。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.治保会成员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.档案管理人员根据申请表进行审核，经批准后提供查阅服务。3.查阅档案时，应在档案管理室内进行，不得擅自将档案带出室外。4.查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。（二）借阅1.外单位因工作需要借阅治保会档案的，应出具单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等。2.档案管理部门负责人审核批准后，办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。5.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.根据档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定。2.成立档案鉴定小组，由治保会负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。3.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组批准后进行销毁。2.销毁档案时，应填写《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、销毁时间等。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字。八、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）移交1