沙市档案管理制度

PAGE沙市档案管理制度一、总则（一）目的为了加强沙市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在沙市各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于沙市行政区域内所有机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则沙市各单位的档案工作实行集中统一管理，由本单位的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.真实完整原则档案应如实反映单位各项工作活动的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则档案管理工作应便于档案的查阅和利用，提高档案的利用效率，为单位的各项工作提供有效的支持。4.安全保密原则档案管理工作应确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，维护档案的机密性和完整性。（四）档案定义本制度所称档案，是指单位在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门沙市各单位应设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责本单位档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善本单位的档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.负责档案的保管、保护和安全保密工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定程序为单位内部人员和外部人员提供档案查阅、借阅服务。7.负责档案信息化建设工作，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理的效率和水平。8.负责组织开展档案业务培训和宣传工作，提高单位全体人员的档案意识和档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.单位在行政管理、业务工作、科研活动、基本建设等各项工作中形成的文件材料。2.单位与上级机关、下级单位、其他相关单位之间往来的文件材料。3.单位内部机构设置、人员编制、干部任免、工资福利等方面的文件材料。4.单位资产、财务、审计、统计等方面的文件材料。5.单位举办的重要会议、活动、培训等形成的文件材料。6.单位获得的荣誉证书、奖励文件、资质证明等文件材料。7.单位对外签订的合同、协议、意向书等文件材料。8.单位职工个人形成的具有保存价值的文件材料，如人事档案、科研成果、著作等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案管理的要求。3.对收集的文件材料应进行分类整理，区分不同的保管期限和类别，便于后续的整理和保管。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同保管期限，便于档案的鉴定和管理。3.便于档案的查阅和利用，提高档案管理的效率和水平。（四）整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等不同类别。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，避免使用金属装订物。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品、温湿度计等，确保档案库房的环境符合档案保管的要求。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对不同保管期限的档案应分别存放，便于档案的鉴定和管理。3.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。（三）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。2.档案库房应安装门禁系统、监控系统等安全设施，确保档案库房的安全。3.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自进入档案库房，不得擅自查阅、借阅档案。4.对档案的查阅、借阅应严格按照规定程序进行登记，确保档案的安全。5.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时整改，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本单位的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本单位的实际情况，确定档案的保管期限。3.对已超过保管期限的档案进行重点鉴定，判断其是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的编号、名称、日期、保管期限、销毁原因等信息，并经档案鉴定小组审核和单位负责人审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。4.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁工作的真实性和准确性。5.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，以备查考。六、档案的查阅与利用（一）查阅原则1.档案查阅应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的安全和保密。2.档案查阅应按照规定程序进行，不得擅自扩大查阅范围。（二）查阅范围1.单位内部人员因工作需要查阅档案的，应经所在部门负责人批准，并在档案管理部门办理查阅登记手续。2.单位外部人员因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信或相关证明材料，经档案管理部门负责人批准，并在档案管理部门办理查阅登记手续。（三）查阅要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还登记手续。（四）借阅规定1.单位内部人员因工作需要借阅档案的，应经所在部门负责人批准，并在档案管理部门办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。2.单位外部人员因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信或相关证明材料，经档案管理部门负责人批准，并在档案管理部门办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。3.借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅期满后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还登记手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、利用情况等进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、全面，统计数据应真实可靠。3.档案统计报表应按照规定格式和时间要求报送单位领导和上级档案管理部门。（二）移交规定1.单位撤销、合并或改变隶属关系时，应