档案形成与收集制度

PAGE档案形成与收集制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本档案形成与收集制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的形成与收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案实行集中统一管理，由公司/组织档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作活动的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司/组织工作活动的各个方面，确保档案的完整性和系统性。4.及时性原则档案形成部门应及时将工作活动中形成的档案材料收集整理，移交档案管理部门，确保档案的时效性。二、档案形成（一）文件材料的形成要求1.各部门及员工应按照国家法律法规、行业标准及公司/组织相关规定，认真履行工作职责，及时、准确地形成各类文件材料。2.文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写工具。3.文件材料形成过程中应妥善保管，防止丢失、损坏、涂改等情况发生。（二）电子文件的形成要求1.电子文件应采用通用格式，确保文件的可读性和兼容性。2.电子文件应进行有效的备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.电子文件应按照公司/组织规定进行分类、编号、存储，确保文件的可检索性和安全性。（三）特殊载体档案的形成要求1.照片、录音、录像等特殊载体档案应在相关活动结束后及时整理、编辑，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。2.特殊载体档案应进行数字化处理，存储于电子档案管理系统中，并同时保留原始载体。3.特殊载体档案的保管应符合国家相关标准和要求，确保档案的质量和安全。三、档案收集（一）收集范围1.本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案材料。2.上级机关、同级机关及其他单位发来的与本公司/组织工作相关的文件、资料等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、招投标文件等文件材料。4.本公司/组织内部的会议记录、工作计划、总结、统计报表、财务报表等文件材料。5.本公司/组织在科研、生产、经营等活动中形成的技术文件、产品资料、工艺文件等档案材料。6.本公司/组织员工的人事档案、培训档案、考核档案等个人档案材料。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集时间1.一般文件材料应在工作活动结束后[X]个工作日内收集整理完毕，并移交档案管理部门。2.重要会议、重大活动等形成的文件材料应在活动结束后[X]个工作日内收集整理完毕，并移交档案管理部门。3.合同、协议等文件材料应在签订后[X]个工作日内收集整理完毕，并移交档案管理部门。4.人事档案、培训档案、考核档案等应按照公司/组织规定定期收集整理，并移交档案管理部门。（三）收集方式1.各部门及员工应按照档案收集范围和时间要求，主动将工作活动中形成的档案材料收集整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。3.对于重要档案材料或涉及多个部门的档案材料，档案管理部门可组织相关部门联合收集。（四）收集要求1.档案收集应确保档案材料的齐全、完整，不得遗漏重要文件材料。2.档案收集过程中应认真核对档案材料的内容、格式、签署等，确保档案质量。3.档案收集后应及时进行整理、编目，确保档案的有序存放和可检索性。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制档号，装订成册，填写卷内目录、备考表等，装入档案盒。2.科技档案整理按照项目、专业、阶段等进行分类，编制档号，建立项目档案卷内目录、项目档案总目录等，对图纸等特殊载体档案进行单独整理和编号。3.会计档案整理按照会计年度、保管期限等进行分类，编制档号，装订成册，填写会计档案封面、卷内目录等，装入会计档案盒。（三）整理要求1.整理后的档案应分类明确、编号规范、排列有序，便于查找和利用。2.档案整理过程中应认真核对档案材料的内容、格式、签署等，确保档案质量。3.整理后的档案应及时进行数字化处理，存储于电子档案管理系统中。五、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.档案应按照不同类别、保管期限进行分类存放，标识清晰，便于查找。2.电子档案应进行备份存储，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.特殊载体档案应按照国家相关标准和要求进行保管，确保档案质量和安全。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本公司/组织的重要文件、合同、协议、章程、财务报表、人事档案等。3.长期保管的档案主要包括本公司/组织在一定时期内具有重要价值的文件、资料等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括本公司/组织在短期内具有参考价值的文件、资料等，保管期限为[X]年。（四）档案鉴定1.公司/组织应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门及专业人员组成鉴定小组进行。3.档案鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素进行综合评估，提出鉴定意见。4.经鉴定失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁，并填写档案销毁清册，经相关领导批准后实施。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和公司/组织相关规定。2.服务大局原则档案利用应围绕公司/组织中心工作，为各项业务活动提供支持和服务。3.方便利用原则档案管理部门应简化利用手续，提高服务效率，方便档案利用者。（二）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织相关档案，应按照规定办理审批手续。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅、借阅本公司/组织相关档案，应按照国家法律法规办理相关手续。（三）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人负责查阅服务。2.借阅档案利用者因工作需要借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应按照规定收取复制费用。（四）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.档案利用者应严格遵守档案查阅、借阅、复制等规定，不得擅自将档案带出档案管理部门或转借他人。3.档案利用者查阅、借阅、复制档案后，应及时归还档案管理部门，并办理相关手续。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计包括各类档案的年度形成数量、累计数量等。2.档案利用统计包括档案查阅、借阅、复制的人次、数量、期限等。3.档案保管统计包括档案库房的温湿度、设备运行情况等。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况、保管情况等进行统计。2.档案统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按照规定定期报送相关部门和领导。（三）统计分析1.档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，提出改进措施和建议。2.档案统计分析结果应作为档案管理决策的重要依据，为公司/组织各项工作提供支持和服务。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本。3.实现档案信息资源的共享和利用，为公司/组织各项工作提供支持和服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案、特殊载体档案等进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.电子档案管理系统建设开发或选用适合本公司/组织的电子档案管理系统，实现档案的分类、编号、存储、检索、利用、统计等功能。3.档案信息化安全保障体系建设建立档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.电子档案应与纸质档案同步管理，确保档案内容的一致性和完整性。2.电子档案管理系统应定期进行维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性。3.档案管理人员应具备一定的信息化知识和技能，熟练掌握电子档案管理系统的操作和应用。九、监督与检查（一）监督检查职责分工1.公司/组织档案管理部门负责对各部门档案形成与收集制度的执行情况进行监督检查。2.公司/组织内部审计部门负责对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理工作的合规性和有效性。3.公司/组织纪检监察部门负责对档案管理工作中违规违纪行为进行调查处理。（二）监督检查内容1.档案形成与收集制度的执行情况，包括文件材料的形成、收集时间、收集方式、收集要求等。2.档案整理情况，包括整理原则、整理方法、整理要求等。3.档案保管情况，包括保管场所、保管方式、保管期限、档案鉴定等。4.档案利用情况，包括利用原则、利用范围、利用方式、利用要求等。5.档案统计情况，包括统计内容、统计方法、统计分析等。6.档案信息化管理情况，包括信息化建设目标、信息化建设内容、信息化管理要求等。（三）监督检查方式1.定期检查档案管理部门应定期对各部门档案形成与收集制度的执行情况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。2.不定期抽查档案管理部门可根据工作需要，不定期对各部门档案管理情况进行抽查，重点检查档案形成与收集、整理、保管、利用等环节的工作情况。3.专项检查对于档案管理工作中的重点问题或重要事项，档案管理部门可组织专项检查，深入调查研究，提出整改意见和建议。（四）问题整改1.对于监