档案室文书归档制度

PAGE档案室文书归档制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案室文书归档工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的各类文书档案的归档管理。（三）基本原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于公司/组织内部各部门之间的协作与沟通，提高工作效率。（四）管理职责1.档案室负责制定和完善文书归档制度，指导、监督各部门的文书归档工作，并对归档后的档案进行集中管理。2.各部门应明确一名档案工作兼职人员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，并确保归档文件材料的质量。二、归档范围（一）上级文件1.上级机关发来的与本公司/组织工作相关的各类文件，包括指示、决定、通知、通报、批复等。2.上级机关召开的重要会议的文件材料，如会议通知、报告、决议、纪要等。（二）本公司/组织文件1.公司/组织制发的各类文件，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等。2.公司/组织召开的重要会议的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.公司/组织领导的重要讲话、批示、指示等。（三）部门文件1.各部门形成的工作计划、总结、报告、请示、批复、函等。2.部门内部的规章制度、工作流程、业务文件等。3.部门组织的各类会议的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。（四）其他文件1.与本公司/组织业务相关的合同、协议、意向书等。2.各类统计报表、财务报表、审计报告等。3.重要的来访接待记录、对外交流活动记录等。4.本公司/组织获得的荣誉证书、奖状、奖杯等。三、归档要求（一）文件材料齐全完整各部门应确保归档的文件材料齐全、完整，能够反映本部门工作的全貌和历史过程。（二）文件材料真实准确归档的文件材料应真实、准确，不得弄虚作假、篡改文件内容。（三）文件材料格式规范归档的文件材料应格式规范，字迹清晰，签字盖章齐全。（四）文件材料分类科学各部门应按照本制度的要求，对文件材料进行科学分类，便于查找和利用。（五）文件材料装订整齐归档的文件材料应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固，便于保管。四、归档时间（一）年度文件次年上半年完成上一年度文件的归档工作。（二）专项文件专项工作结束后，应及时将相关文件材料进行归档。（三）临时性文件临时性工作产生的文件材料，应在工作结束后一周内归档。五、归档程序（一）收集1.各部门档案工作兼职人员应定期收集本部门的文件材料，确保文件材料不遗漏。2.对于外出参加会议、培训、调研等活动带回的文件材料，应及时交档案室归档。（二）整理1.各部门档案工作兼职人员应按照本制度的要求，对收集到的文件材料进行分类整理。2.对文件材料进行编号、编目、装订等处理，确保文件材料的整齐、规范。（三）立卷1.各部门档案工作兼职人员应根据文件材料的形成规律和特点，将整理好的文件材料进行立卷。2.立卷应遵循一事一卷、一卷多事的原则，确保卷内文件材料的有机联系。（四）归档1.各部门档案工作兼职人员应在每年规定的时间内，将立卷后的文件材料移交档案室归档。2.档案室应对移交的文件材料进行认真核对，确保归档文件材料的质量。六、档案整理（一）分类标准1.按照文件的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。2.一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科学研究类、基本建设类、设备仪器类等。（二）编号方法1.采用年度保管期限流水号的编号方法。2.例如：2023永久001，表示2023年度归档的永久保管的第1卷档案。（三）编目要求1.编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。2.目录应打印或抄写清楚，一式两份，一份随档案存放，一份单独装订成册。（四）装订规范1.拆除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。2.采用A4纸大小的封面和封底，用线绳或缝纫机装订，确保整齐、牢固。七、档案保管（一）库房设施1.档案室应具备符合档案保管要求的库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应排列整齐，便于查找和利用。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映本公司/组织一般性工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案清点与检查1.档案室应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、质量完好。2.对发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复、复制、补充等。（五）档案销毁1.对保管期满且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，报经公司/组织领导批准后，由档案室会同有关部门进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。八、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经本公司/组织领导批准。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.外单位查阅档案，应持单位介绍信，填写档案查阅登记表，经本公司/组织领导批准后，方可查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案室进行，如需借出档案，须经档案室负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。（四）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。2.档案利用登记记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的及归还日期等。九、档案信息化管理（一）数字化建设1.逐步推进档案数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案同步更新，确保两者内容一致。（二）系统管理1.建立档案信息化管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、检索、统计等功能。2.档案信息化管理系统应具备权限管理功能，不同人员根据其职责权限访问相应的档案信息。（三）数据安全1.加强档案信息化管理系统的数据安全防护，采取备份、加密、防火墙等措施，防止数据丢失、泄露和被