拆迁档案收集制度表

PAGE拆迁档案收集制度表一、总则（一）目的为加强公司拆迁档案管理，确保拆迁档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥拆迁档案在公司拆迁工作及后续相关事务中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司参与的所有拆迁项目档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.真实性原则：拆迁档案应如实反映拆迁项目的全过程，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集拆迁项目各个环节产生的文件资料，保证档案的完整性。3.系统性原则：对拆迁档案进行科学分类、整理，使其具有系统性和逻辑性。4.安全性原则：采取有效措施确保拆迁档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、拆迁档案收集范围（一）项目前期文件1.拆迁项目立项批复、可行性研究报告及相关审批文件。2.拆迁规划红线图、地形图等。3.与拆迁相关的会议纪要、决议等文件。（二）拆迁补偿安置文件1.拆迁补偿安置方案及审批文件。2.拆迁补偿协议、安置协议等。3.被拆迁房屋及附属物的评估报告、测绘报告等。（三）拆迁实施过程文件1.拆迁公告、通知等。2.拆迁工作记录，包括拆迁进度、遇到的问题及处理情况等。3.拆迁现场照片、影像资料等。4.与拆迁户沟通协商的记录，如谈话记录、信访回复等。（四）产权证明文件1.被拆迁房屋的产权证书、土地使用证等。2.产权变更相关文件，如继承、赠与、买卖等手续。（五）其他相关文件1.涉及拆迁项目的法律法规、政策文件等。2.与拆迁项目有关的往来函件、请示报告等。3.其他对拆迁项目有重要参考价值的文件资料。三、拆迁档案收集职责分工（一）拆迁项目负责人1.负责组织协调拆迁档案的收集工作，确保档案收集工作与拆迁项目同步进行。2.督促各相关人员及时整理、移交拆迁过程中产生的文件资料。（二）档案管理人员1.制定拆迁档案收集计划，明确收集范围、时间节点和要求。2.指导、监督各部门和人员做好文件资料的收集、整理工作。3.负责接收、审核和整理各类拆迁档案，确保档案质量。（三）各部门工作人员1.负责本部门在拆迁项目中产生文件资料的收集、整理，并按规定及时移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好拆迁档案的收集工作，提供必要的协助和支持。四、拆迁档案收集流程（一）文件资料形成与积累1.各部门和人员在拆迁项目开展过程中，应按照档案收集范围及时形成和积累相关文件资料，并进行初步整理。2.对形成的文件资料，应注明日期、来源、内容摘要等信息，确保文件资料的完整性和准确性。（二）定期移交1.各部门应定期（每月或每季度）将整理好的文件资料移交档案管理人员。2.移交时，应填写《拆迁档案移交清单》，详细列出移交文件资料的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。（三）档案管理人员审核与整理1.档案管理人员收到移交的文件资料后，应及时进行审核。2.对审核中发现的问题，如文件资料不完整、签字盖章不全等，应及时与移交部门沟通，要求补充完善。3.审核无误后，档案管理人员按照档案分类标准对文件资料进行整理、编号、装订等工作。（四）特殊情况处理1.对于在拆迁过程中紧急产生的重要文件资料，相关人员应及时向档案管理人员通报，并在文件资料形成后立即移交。2.对因特殊原因无法及时移交的文件资料，应经档案管理人员同意后，采取临时保管措施，并在规定时间内完成移交。五．拆迁档案整理要求（一）分类标准1.按照拆迁项目的阶段和文件资料的性质，将拆迁档案分为项目前期、拆迁补偿安置、拆迁实施过程、产权证明文件及其他相关文件五大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如拆迁补偿安置类可分为拆迁补偿方案、补偿协议、评估报告等小类。（二）编号规则1.对整理好的拆迁档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式为：项目名称类别代码顺序号，例如：XX小区拆迁项目QQ001，其中“QQ”为类别代码，“001”为顺序号。3.类别代码根据档案分类标准设定，具体如下：项目前期：XQ拆迁补偿安置：BC拆迁实施过程：SS产权证明文件：CQ其他相关文件：QT（三）装订要求1.对纸张规格统一、内容完整的文件资料，应进行装订。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字，便于查阅和保管。3.装订时，应去除文件资料上的金属物，如订书钉、回形针等。（四）编目要求1.编制拆迁档案目录，目录应包括档案编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放。3.对重要文件资料，应在目录中注明其重要性及相关备注信息。六、拆迁档案保管（一）保管场所1.设立专门的拆迁档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。（二）保管方式1.对拆迁档案采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应按照档案分类顺序进行上架存放，便于查找和利用。3.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据安全。（三）保管期限1.根据拆迁档案的重要性和保存价值，确定保管期限。2.保管期限分为永久、长期（10年以上）和短期（10年以下）。3.具体保管期限划分如下：永久保管：拆迁项目立项批复、可行性研究报告、拆迁规划红线图、地形图、拆迁补偿安置方案及审批文件、拆迁补偿协议、安置协议等重要文件资料。长期保管：拆迁工作记录、拆迁现场照片、影像资料、产权证明文件等。短期保管：与拆迁项目有关的往来函件、请示报告等一般性文件资料。（四）档案清查1.定期对拆迁档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。七、拆迁档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅拆迁档案。2.与拆迁项目相关的政府部门、司法机关等因工作需要查阅拆迁档案。3.经公司同意，被拆迁户或其他相关人员因合理需求查阅拆迁档案。（二）利用流程1.查阅人填写《拆迁档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字盖章。2.申请表经所在部门负责人审核同意后，提交档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表内容，对查阅档案进行登记，并安排查阅地点和时间。4.查阅人在档案管理人员的陪同下查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。5.查阅完毕后，查阅人应在《拆迁档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员对档案进行核对无误后，将档案归还原位。（三）特殊利用情况处理1.因工作需要确需摘抄、复制、拍照拆迁档案内容的，查阅人应另行填写《拆迁档案摘抄（复制、拍照）申请表》，注明摘抄（复制、拍照）的内容、用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理人员审核同意后，方可进行。2.摘抄、复制、拍照的档案内容应进行编号登记，并注明出处和用途，由档案管理人员统一保管。八、拆迁档案保密（一）保密范围1.涉及拆迁项目的商业秘密、个人隐私等信息。2.尚未公开的拆迁项目相关文件资料。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露拆迁档案内容。2.对涉及保密内容