幼儿园档案规整制度

PAGE幼儿园档案规整制度一、总则（一）目的为了加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录幼儿园工作的各个方面，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及幼儿园机密和个人隐私的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善幼儿园档案管理制度。2.负责幼儿园各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类目录等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的保管和保护工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。6.积极开展档案的开发利用工作，为幼儿园的管理、教育教学科研等工作提供档案信息服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体教职工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照幼儿园档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供相关档案资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.积极配合综合档案室开展档案管理工作，接受综合档案室的业务指导和监督检查。三、档案分类及归档范围（一）行政管理类档案1.上级文件：包括党和国家领导人、上级主管部门下发的与幼儿园工作相关的文件、指示、通知等。2.幼儿园文件：幼儿园制定的规章制度、工作计划、工作总结、请示报告、会议记录、决议、决定等。3.人事档案：教职工的个人档案，包括履历表、学历学位证书、教师资格证书、职称评定材料、考核材料、奖惩材料等。4.财务档案：幼儿园的财务预决算、会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。5.后勤管理档案：幼儿园的校园建设规划、校园维修记录、物资采购合同、设备设施档案等。6.安全保卫档案：幼儿园的安全管理制度、安全检查记录、应急预案、消防档案、治安档案等。（二）教育教学类档案1.教学计划：各学科的教学大纲、教学进度计划、学期教学计划等。2.教案：教师的备课教案，包括教学目标、教学重难点、教学方法、教学过程、教学反思等。3.教学活动记录：幼儿园组织的各类教学活动记录，如公开课、示范课、观摩课、教研活动等。4.学生成绩档案：幼儿的学习成绩、考核记录、操行评语等。5.教材教案：幼儿园使用的教材、教案、教具等资料。6.教育科研档案：幼儿园开展的教育科研课题研究资料，包括课题申报书、研究方案、研究报告、成果鉴定材料等。（三）师资培训类档案1.培训计划：幼儿园制定的师资培训计划、培训方案等。2.培训记录：教师参加各类培训的学习记录、考核成绩、培训证书等。3.教师专业发展档案：教师的个人专业发展规划、成长记录、教学成果等。（四）幼儿成长类档案1.幼儿基本信息档案：幼儿的个人基本信息、家庭情况、入园登记表等。2.幼儿健康档案：幼儿的体检记录、疫苗接种记录、健康状况跟踪记录等。3.幼儿学习档案：幼儿在园期间的学习表现、作品、成长记录等。4.家园共育档案：幼儿园与家长沟通交流的记录，如家长会记录、家访记录、家长意见反馈等。（五）声像档案1.照片档案：幼儿园各类活动、会议、校园建设、师生风采等方面的照片。2.录像档案：幼儿园组织的重大活动、教学活动、文艺演出等的录像资料。3.录音档案：幼儿园重要会议、讲座、活动等的录音资料。（六）实物档案1.幼儿园获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等。2.幼儿园自制的具有纪念意义的物品，如园徽、园服、园歌等。3.幼儿园收到的重要礼品、纪念品等。四、档案收集与整理（一）收集时间1.行政管理类档案：各类文件、资料形成后，承办部门应及时收集整理，并在次年上半年移交综合档案室。2.教育教学类档案：每学期末，教师应将本学期的教学计划、教案、教学活动记录、学生成绩档案等资料整理好后移交综合档案室。3.师资培训类档案：培训活动结束后，相关部门应及时将培训计划、培训记录、教师专业发展档案等资料移交综合档案室。4.幼儿成长类档案：每月末，班级教师应将幼儿本月的基本信息、健康档案、学习档案等资料整理好后移交综合档案室。5.声像档案：活动结束后，相关部门应及时将照片、录像、录音等资料整理好后移交综合档案室，并填写声像档案登记表。6.实物档案：相关部门或个人应及时将获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、礼品、纪念品等实物移交综合档案室，并填写实物档案登记表。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对不符合要求的档案，承办部门应及时补充或更正。(三)整理要求1.综合档案室按照档案分类方案对收集到的档案进行整理，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应做到分类科学、组卷合理、编目准确、装订整齐。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.归档文件应按照件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。五、档案编目与装订（一）编目1.综合档案室对整理好的档案进行编目，编制案卷目录、全宗指南、分类目录等检索工具。2.案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。3.全宗指南应包括立档单位的历史概况、全宗内档案的内容与成分、整理情况、检索工具等内容。4.分类目录应按照档案分类方案编制，便于档案的查找和利用。（二）装订1.归档文件应按照件号顺序进行装订，采用线装或不锈钢订书钉装订，确保装订牢固、整齐美观。2.装订时应去除文件上的金属物，对破损文件进行修补或复制。3.装订后的档案应在左侧留出20mm的装订边，以便于编目和装盒。六、档案保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.档案应按照分类方案进行上架保管，排列整齐，便于查找和利用。2.对珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.档案库房应建立温湿度记录制度，定期记录库房的温度和湿度，确保档案保管环境的适宜。（三）档案保护1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止档案安全事故的发生。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合幼儿园的实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.对已过保管期限的档案，经鉴定工作小组鉴定后，确定是否仍具有保存价值。3.对不具有保存价值的档案，应进行销毁处理。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，填写档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、数量等内容。2.档案销毁清册经综合档案室负责人审核后，报幼儿园分管领导审批。3.经批准后，由综合档案室会同相关部门指定专人负责销毁工作，并在销毁现场进行监销。4.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。5.销毁工作完成后,监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。八、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.幼儿园内部人员因工作需要，可查阅本部门或相关部门的档案。2.外单位因工作需要查阅幼儿园档案的，须持有单位介绍信，并经幼儿园分管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等内容。2.综合档案室根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，如需摘录或复制档案内容，应经综合档案室同意。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还综合档案室，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）借阅范围1.幼儿园内部人员因工作需要，确需借阅档案的，须经本部门负责人批准，并填写档案借阅申请表。2.外单位因工作需要借阅幼儿园档案的，须持有单位介绍信，并经幼儿园分管领导批准，办理档案借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等内容。2.综合档案室根据借阅人员的申请，审核无误后，办理档案借阅手续，向借阅人员提供相应的档案资料，并填写档案借阅登记簿。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，如需延长借阅