审批局档案保密制度

PAGE审批局档案保密制度一、总则（一）目的为加强审批局档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审批局全体工作人员以及因工作需要接触审批档案的外部人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法进行档案的保密管理工作。2.预防为主原则：采取有效措施，提前预防档案信息泄露风险，做到防患于未然。3.最小化原则：严格限定知悉档案秘密的人员范围，确保信息知晓范围最小化。4.全程管控原则：对档案的收集、整理、存储、查阅、使用、传递、销毁等全过程进行严格保密管控。二、档案保密管理职责（一）审批局领导职责1.审批局局长为本单位档案保密工作的第一责任人,全面负责档案保密工作的领导与决策。2.定期组织召开档案保密工作会议,研究解决档案保密工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案保密管理制度，并组织实施。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的完整性和准确性。3.负责档案存储场所的安全管理，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。4.负责对档案查阅、借阅、使用等情况进行登记和监督，确保档案使用符合规定。5.定期对档案保密工作进行检查和评估，及时发现和整改存在的问题。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案保密制度，保守档案秘密，不得泄露档案内容。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的整理、编目、存储与检索等，确保档案管理工作的规范化和科学化。3.对档案查阅、借阅申请进行审核，按照规定办理相关手续，并跟踪档案的使用情况。4.协助有关部门和人员查阅、借阅档案，提供必要的服务和支持。5.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、状态良好。（四）各业务部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全和完整。2.严格按照档案保密制度的规定，使用和管理本部门的档案，不得擅自扩大档案知悉范围。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门工作人员进行档案保密教育，提高保密意识。三、档案的收集与整理保密要求（一）收集要求1.各业务部门应及时收集本部门在审批工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等，确保档案资料的原始性和完整性。2.在收集过程中，要严格遵守保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，要采取相应的保密措施，防止信息泄露。3.对于重要档案资料，应指定专人负责收集，并进行登记，记录档案名称、来源、日期、数量等信息。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的档案资料应及时进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作。2.在整理过程中，要注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。3.对涉及秘密的档案，应单独进行整理和存放，并在档案封面或目录上标注相应的密级标识。4.整理后的档案应进行装订或装盒，确保档案的整齐和牢固，便于存储和查阅。四、档案的存储保密要求（一）存储场所选择1.档案存储场所应选择安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间或区域。2.存储场所应远离火源、水源、污染源等可能对档案造成损害的地方。3.存储场所应安装必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备、报警装置等，确保存储场所的安全。（二）存储方式1.档案应按照不同的类别、年度、保管期限等进行分类存储，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应定期进行检查和维护，确保其完好无损。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。4.存储电子档案的服务器或存储设备应设置必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止电子档案被非法访问、篡改或丢失。（三）存储环境管理1.定期对档案存储场所的温度、湿度进行监测和控制，确保存储环境符合档案保管要求。2.保持存储场所的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。3.对存储场所的设备设施进行定期检查和维护，确保其正常运行。五、档案的查阅与借阅保密要求（一）查阅要求1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称事由、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排查阅地点，并提供必要的查阅设备和服务。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案内容。4.查阅涉及秘密的档案，应严格按照保密规定进行，查阅人员应签署保密承诺书，确保不泄露档案内容。（二）借阅要求1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、事由、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.档案管理人员对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，将档案交付借阅人员，并登记借阅档案名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大知悉范围，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前办理延期手续。5.档案管理人员在借阅人员归还档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏或者丢失的情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、档案的传递保密要求（一）内部传递1.在审批局内部传递档案时，应通过机要通信、专人送达等安全方式进行，不得通过普通邮寄、电子邮件等方式传递涉及秘密的档案。2.传递档案时，应填写《档案传递登记表》，注明传递档案的名称、数量、传递时间、接收部门、接收人等信息，并确保档案在传递过程中的安全。3.传递涉及秘密的档案时，应由专人负责护送，确保档案不被泄露或丢失。（二）外部传递1.因工作需要向外部单位或个人传递档案时，应严格按照保密规定进行审批，经审批同意后，采取加密存储、专人送达等安全方式进行传递。2.传递档案时，应与接收方签订保密协议，明确双方的保密责任和义务，确保档案信息的安全。3.对传递的档案应进行加密处理，采用加密存储设备或加密传输技术，并在传递过程中进行跟踪和监控，确保档案不被泄露或篡改。七、档案的使用保密要求（一）使用范围档案的使用应严格限定在工作需要的范围内，不得用于与工作无关的目的。（二）使用记录档案管理人员应对档案的使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人员、使用目的、使用内容等信息，以便对档案使用情况进行跟踪和监督。（三）使用监督档案管理部门应定期对档案的使用情况进行检查和监督，发现问题及时处理。对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、档案的销毁保密要求（一）销毁范围对已超过保管期限、失去保存价值或因其他原因需要销毁的档案，应按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案进行清理，提出销毁档案清单，报审批局领导审批。2.经审批同意后，档案管理部门应组织专人对销毁档案进行登记、造册，并在指定的场所进行销毁。3.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等安全方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应有专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。5.销毁完毕后，应填写《档案销毁登记表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监督人员和销毁人员签字确认。（三）销毁记录档案管理部门应将档案销毁情况进行详细记录，并存档备查。销毁记录应包括销毁档案清单、审批文件、销毁过程记录等资料，保存期限应与档案保管期限相同。九、保密教育与培训（一）教育内容1.国家有关档案保密的法律法规和政策。2.审批局档案保密制度和工作流程。3.档案保密意识和技能培训，包括如何识别和防范档案信息泄露风险、如何正确处理涉及秘密的档案等。（二）培训方式1.定期组织档案保密知识培训，邀请专家进行授课或组织内部培训。2.发放档案保密宣传资料，供工作人员学习和参考。3.结合实际案例，对工作人员进行警示教育，提高保密意识。（三）培训要求1.全体工作人员应参加档案保密教育与培训，新入职人员应在入职后一个月内参加培训。2.档案保密教育与培训应形成记录，包括培训时间、培训内容培训人员等信息，并存档备查。十、保密监督与检查（一）监督检查机构成立档案保密监督检查小组，由审批局领导、档案管理部门负责人及相关人员组成，负责对档案保密工作进行定期监督检查。（二）监督检查内容1.档案保密制度的执行情况。2.档案管理人员的保密工作情况。3.档案存储场所的安全情况。4.档案查阅、借阅、使用、传递、销毁等环节的保密情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每季度对档案保密工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案保密工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案保密工作中的突出问题或重要事项，进行专项检查。（四）问题整改对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。十一、保密奖惩措施（一）奖励对在档案保密工作中表