学校采购规范管理制度

PAGE学校采购规范管理制度一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商和服务商。4.公正原则：采购过程应公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划等。2.审批重大采购项目的采购方式、采购预算等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责包括：1.制定采购工作流程和操作规范。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.对供应商进行资格审查和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.整理和归档采购文件资料。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。其职责包括：1.根据实际需要，准确填写采购申请。2.提供采购项目的技术要求、质量标准等详细信息。3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动。4.负责采购项目的验收工作，并出具验收报告。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门的职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购项目的采购方式、采购程序等是否合规。3.受理采购活动中的投诉举报，并进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据事业发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门应会同财务部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、合规性等。3.学校采购领导小组对审核后的采购预算进行审议，并报学校决策机构批准。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析和统计，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安全和合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购部门应按照规定程序编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由学校代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，并报学校采购领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对其报价进行比较，以确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门根据供应商的报价情况，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.采购需求部门应根据实际需要填写采购申请，采购申请应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、技术要求等内容。2.采购申请经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，应按照规定程序进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、合规性、采购方式的选择是否恰当等。2.对于重大采购项目，采购部门应将采购申请提交学校采购领导小组审议，经学校决策机构批准后实施。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门组织实施采购活动。公开招标项目：采购部门应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标项目：采购部门应向特定供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判项目：采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。单一来源采购项目：采购部门应组织相关人员进行论证，并报学校采购领导小组批准后，与供应商进行协商。询价项目：采购部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其报价，并根据报价情况确定成交供应商。2.在采购过程中，采购部门应做好记录，包括采购文件的编制、发布、开标、评标、谈判、协商等环节的相关资料。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案。（五）合同履行与验收1.采购合同签订后，采购部门应跟踪合同执行情况，督促成交供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.采购需求部门负责采购项目的验收工作。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。3.对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与成交供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究成交供应商的违约责任。（六）资金支付1.采购项目验收合格后，采购需求部门应填写资金支付申请，经部门负责人审核签字后，报财务部门。2.财务部门应按照采购合同和相关规定，对资金支付申请进行审核。审核通过后，办理资金支付手续。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.采购部门应定期更新供应商资格审查标准和审查结果，并向学校相关部门通报。（二）供应商选择与评价1.采购部门应根据采购项目的特点和需求，选择合适的供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。2.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。3.根据供应商评价结果，采购部门可对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，可给予优先采购等奖励；对于表现不佳的供应商，可采取警告、暂停采购、取消资格等措施。（三）供应商信息管理1.采购部门应建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资格审查情况、评价结果等进行记录和管理。2.供应商信息库应定期更新，确保信息的准确性和完整性。3.采购部门应按照规定程序，对供应商信息进行保密，防止信息泄露。七、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。（二）采购文件的审核与批准1.采购文件编制完成后，采购部门应组织相关人员进行审核。审核内容包括采购文件的内容是否符合法律法规和相关政策规定，采购文件的格式是否规范，采购文件的条款是否公平合理等。2.对于重大采购项目的采购文件，采购部门应将审核后的文件提交学校采购领导小组审议，经学校决策机构批准后发布。（三）采购文件的保存与归档1.采购活动结束后，采购部门应及时整理采购文件，并按照规定进行保存和归档。2.采购文件的保存期限应按照国家和地方有关规定执行，一般不少于十五年。3.采购文件应妥善保管，防止丢失、损坏和泄露。八、监督与检查（一）内部监督1.学校监督部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制与审核等进行检查。2.采购部门应定期向学校监督部门报告采购工作情况，接受监督部门的监督检查。3.对于监督检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求采购部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.学校采购活动应接受财政、审计、监察等部门的外部监督。采购部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购文件、合同、发票等资料。2.对于外部监督部门提出的意见和建议，采购部门应认真研究，及时整改，并将整改情况报告学校。九、责任追究（一）采购部门及相关人员责任1.采购部门及相关人员在采购活动中违反法律法规、本制度规定以及学校其他相关规定的，应依法依规追究责任。2.对于采购过程中存在的违规行为，如违规采购、泄露采购信息、收受供应商贿赂等，视情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分