学校档案室规章制度

PAGE学校档案室规章制度一、总则（一）目的学校档案室规章制度的制定旨在加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务。（二）适用范围本规章制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生。（三）依据本规章制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《机关档案工作条例》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规和行业标准制定。二、档案管理机构与人员（一）档案室设置学校设立独立的档案室，负责集中统一管理全校各类档案。档案室应具备必要的档案保管设施，如档案库房、阅览室、办公室等，并配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设备。（二）人员配备档案室配备专职档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉学校各项工作，经过档案管理业务培训，取得相应的岗位资格证书。档案管理人员应保持相对稳定，如有变动应及时做好交接工作。（三）职责分工1.档案室主任职责全面负责档案室的管理工作，制定档案工作计划和规章制度，并组织实施。组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整与安全。负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。协调学校各部门与档案室之间的关系，指导各部门的档案工作。根据学校发展和档案管理工作需要，提出档案工作的改进意见和建议。2.档案管理人员职责认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案管理制度，做好档案的日常管理工作。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、齐全完整。对档案进行科学保管，定期检查档案的保管状况，做好档案的安全防护工作，发现问题及时处理并报告。按照规定的范围和程序，做好档案的查阅、借阅和利用工作，为利用者提供优质服务，并做好利用登记和统计工作。负责档案信息的数字化处理和档案管理系统的维护，提高档案管理的信息化水平。参与档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序做好档案的鉴定和销毁工作记录。完成档案室主任交办的其他工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案收集范围包括党群、行政、教学、科研、学生、人事、财务、资产设备、基建、外事等各类档案。具体收集范围按照国家有关规定和学校实际情况确定。1.党群类档案：包括学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、党员名册、入党材料、表彰奖励等。2.行政类档案：包括学校行政工作的各类文件、规章制度、会议纪要、工作计划、总结、统计报表、机构设置、人事任免等。3.教学类档案：包括教学计划、教学大纲、课程教案、教学日历、教材、试卷、毕业论文（设计）、教学成果、教学评估等。4.科研类档案：包括科研项目申报书、研究计划、实验数据、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料、奖励证书等。5.学生类档案：包括学生学籍档案、成绩单、奖惩记录、社会实践材料、毕业登记表等。6.人事类档案：包括教职工履历表、工资档案、职称评审材料、考核材料、培训记录、劳动合同等。7.财务类档案：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、预决算材料等。8.资产设备类档案：包括资产设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录、报废处置材料等。9.基建类档案：包括基建项目立项、规划、设计、施工、监理、竣工验收等过程中形成的各类文件材料。10.外事类档案：包括学校对外交流合作的协议、合同、出访报告、接待记录、外宾来访材料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类档案，并定期移交档案室。2.档案收集应做到齐全完整、真实准确、系统规范，确保档案能够反映学校各项工作的历史全貌。3.对重要活动、重大事件形成的档案，应及时收集并进行专项整理。4.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定格式和要求进行存储和移交。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。1.分类标准：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般采用年度机构（问题）保管期限分类法。2.编号规则：对每一类档案编制统一的编号，编号应科学合理、便于查找。3.装订要求：对纸质档案进行装订，应去除金属物，保持文件整齐、牢固。4.编目规范：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰准确，便于查阅。四、档案的保管（一）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌以及对学校有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（二）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。3.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设备，并定期进行检查和维护。4.严格控制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应经档案室主任批准，并做好登记。（三）档案保管措施1.对纸质档案应定期进行检查，发现霉变、虫蛀、破损等情况及时采取措施进行处理。2.对电子档案应定期进行备份，存储介质应异地保管，确保电子档案的安全。3.建立档案保管统计制度，对档案的数量、种类、保管期限等进行统计，及时掌握档案保管情况。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案室主任担任组长，成员包括档案管理人员和相关部门负责人。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和学校实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应经档案室主任审核，报学校分管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围本校教职员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案；外单位因工作需要查阅本校档案的，须持单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。学生查阅本人学籍档案等相关档案，应按照学校规定办理手续。（二）查阅手续1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容、范围等。2.查阅档案一般应在档案室阅览室进行，如需借出档案，须经档案室主任批准，并办理借阅手续。3.借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。（三）利用规定1.查阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.未经档案室同意，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。3.对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，不得泄露。七、档案信息化建设（一）建设目标学校档案信息化建设应逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化管理1.对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。（三）网络化服务1.建立学校档案信息网站，发布档案管理规章制度、档案目录