学校文秘档案制度

PAGE学校文秘档案制度一、总则（一）目的为加强学校文秘档案管理工作，确保学校文件资料的完整、准确、系统，提高文秘档案管理的规范化、科学化水平，更好地服务于学校的教学、科研和管理工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工在文秘工作和档案管理过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校文秘档案工作实行集中统一管理，由学校办公室负责统筹协调，确保各类文件资料和档案的收集、整理、保管、利用等工作有序进行。2.真实准确原则文秘档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，数据准确无误，严禁弄虚作假。3.及时完整原则各部门、各单位应及时将办理完毕的文件资料移交学校办公室进行归档，确保档案的完整性和时效性。4.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，加强文秘档案的安全保密管理，防止文件资料的丢失、损坏和泄密。二、文秘工作规范（一）文件收发1.收文处理学校办公室负责接收各类来文，包括上级文件、平行单位文件、下级单位文件等。对收到的文件进行认真清点、核对，检查文件的完整性和时效性。填写《收文登记表》，详细记录文件的来文单位、文号、标题、日期、份数等信息。根据文件内容和性质，及时提出拟办意见，呈送学校领导批示。按照领导批示，将文件分送相关部门或人员办理，并做好跟踪催办工作。2.发文处理各部门、各单位需要发文时，应填写《发文稿纸》，详细注明文件的标题、文号、主送单位、抄送单位、拟稿人、审核人、签发人等信息。拟稿人应按照公文格式要求认真撰写文件内容，确保语言规范、逻辑清晰、表述准确。文件初稿完成后，由部门负责人进行审核，重点审核文件内容是否符合法律法规和学校政策要求，是否与相关部门协调一致。审核通过后的文件，送学校办公室进行核稿。学校办公室核稿人员主要审核文件格式、文字表述、排版等方面是否符合规范，并对文件内容进行必要把关。核稿通过后的文件，由学校领导签发。重要文件需经校长办公会或党委会研究决定后签发。文件签发后，由学校办公室负责编号、打印、盖章，并按照规定的发送渠道及时送达主送单位和抄送单位。（二）文件传阅1.学校办公室根据领导批示和文件内容，确定文件传阅范围。2.填写《文件传阅单》，将文件依次送相关领导和部门传阅。3.传阅人员应在《文件传阅单》上签字，注明传阅时间，确保文件传阅的及时性和完整性。4.对保密性较强的文件，应严格控制传阅范围，采取专人专送、限时收回等措施，防止文件泄露。（三）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门或人员应及时将文件整理归档。2.归档文件应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、领导批示、办理过程中的相关材料等。3.按照文件形成的时间顺序、来源、内容等进行分类整理，编制归档目录。4.将归档文件装入档案盒，在档案盒上注明档案类别、年度、保管期限等信息，并移交学校档案室集中保管。（四）文件保密1.严格遵守国家保密法律法规，加强对文秘人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及国家秘密、学校商业秘密和敏感信息的文件，应严格按照保密规定进行管理。3.文秘人员在处理文件过程中，应妥善保管文件，不得擅自将文件带出办公场所，严禁在非涉密计算机上处理涉密文件。4.对废弃文件和资料，应按照规定进行销毁处理，防止信息泄露。三、档案管理规定（一）档案分类学校档案分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、科学研究类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类等十大类。每大类下再根据档案内容和性质进行细分，形成科学合理的档案分类体系。（二）档案收集1.学校各部门、各单位应按照档案管理要求，定期将本部门形成的文件资料收集整理，移交学校档案室。2.学校档案室应主动收集学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料，包括会议记录、工作计划、总结报告、统计报表及各类业务文件等。3.对重大活动、重要项目等形成的档案，应实行全过程跟踪收集，确保档案的完整性。（三）档案整理1.档案室工作人员对收集到的档案进行分类、编号排序、编目等整理工作。2.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐美观。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。4.在整理档案过程中，应认真核对档案内容，发现问题及时与相关部门或人员沟通解决。（四）档案保管1.学校档案室应具备符合档案保管要求的库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。2.对不同保管期限的档案进行分类存放，便于管理和查阅。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、变质等情况及时采取措施进行修复和处理。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限变更等情况。（五）档案利用1.学校各部门、各单位因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经部门负责人签字后，报学校办公室审批。2.学校办公室根据审批意见，安排档案室工作人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。3.查阅人员应在档案室指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印、摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。4.严格遵守档案利用保密制度，对涉及国家秘密、学校商业秘密和敏感信息的档案，应按照保密规定进行利用，防止信息泄露。（六）档案鉴定与销毁1.学校档案室定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对保管期满且无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经学校办公室审核，报学校领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并对销毁过程进行详细记录。4.销毁档案时，应确保档案信息彻底销毁，防止档案内容泄露。四、人员职责（一）学校办公室职责1.负责学校文秘档案工作的统筹协调和指导监督。2.制定和完善学校文秘档案管理制度，并组织实施。3.负责学校文件的收发、传阅、归档等文秘工作。4.负责学校档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。5.组织开展文秘档案人员的业务培训和考核工作。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门文件资料的收集、整理、归档工作，并按照规定及时移交学校档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。3.配合学校办公室做好文秘档案工作的相关检查和考核工作。（三）文秘档案人员职责1.认真履行文秘档案工作职责，严格遵守文秘档案工作制度和操作规程。2.负责文件的收发、登记、传阅、归档等具体工作，确保文件处理的及时、准确、规范。3.负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，保证档案的完整、安全和有效利用。4.积极参加文秘档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。5.保守学校机密，维护学校文秘档案的安全和保密。五、监督与考核（一）监督检查1.学校办公室定期对各部门、各单位的文秘档案工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.监督检查内容包括文件收发、传阅、归档情况，档案整理、保管、利用情况，文秘档案人员工作履职情况等。3.对监督检查中发现的违规行为，按照学校相关规定进行严肃处理。（二）考核评价1.建立文秘档案工作考核评价机制，对各部门、各单位的文秘档案工