大学内控制度手册

PAGE大学内控制度手册一、总则（一）制定目的本内控制度手册旨在加强大学内部管理，规范各项经济活动和业务流程，提高资源配置效率，防范风险，确保大学教育事业健康、稳定、可持续发展。（二）适用范围本制度适用于大学各学院、各部门以及附属单位等所有涉及学校经济活动和相关业务的组织与个人。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国预算法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》以及国家有关法律法规和教育主管部门的相关规定制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保各项经济活动合法合规。2.全面性原则：涵盖大学经济活动和业务流程的各个方面，不留死角。3.重要性原则：关注重要业务和高风险领域，重点防控。4.制衡性原则：在机构设置、职责分工、业务流程等方面形成相互制约、相互监督的机制。5.适应性原则：根据大学发展变化和内外部环境的要求，适时调整完善制度。二、组织架构与职责分工（一）决策机构大学设立校长办公会、党委常委会等决策机构，负责审议重大经济事项、制定战略规划和决策方针，对学校内部控制工作进行宏观指导和监督。（二）管理部门1.财务部门负责学校财务管理和会计核算工作，制定财务管理制度，组织编制财务预算、决算，实施财务控制和监督。定期进行财务分析，为学校决策提供财务信息支持。2.审计部门独立开展内部审计工作，对学校经济活动、内部控制制度执行情况进行审计监督和评价。提出改进建议和意见，督促问题整改落实。3.资产管理部门负责学校资产的购置、验收、保管、使用、处置等全过程管理，制定资产管理制度。定期进行资产清查盘点，确保资产安全完整、账实相符。4.采购部门组织实施学校各类物资、服务采购活动，制定采购管理制度。规范采购流程，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效益。（三）执行部门各学院、各部门以及附属单位作为内部控制的具体执行部门，负责按照学校内控制度要求，组织实施本部门的经济活动和业务工作，确保各项工作规范有序开展。三、预算管理（一）预算编制1.每年末，各部门根据学校事业发展规划和年度工作计划，提出下一年度预算建议数，经财务部门审核汇总后报学校预算管理部门。2.预算管理部门结合学校财力状况和发展需求，对各部门预算建议数进行综合平衡和审核，提出年度预算草案，报校长办公会审议、党委常委会审定后，提交教代会审议通过。3.预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”原则，充分考虑学校事业发展目标、工作重点和财力可能，确保预算的科学性、合理性和严肃性。（二）预算执行1.经批准的预算是学校年度经济活动的依据，各部门必须严格执行，不得随意调整。2.财务部门按照预算安排，及时足额下达预算指标，严格控制预算执行进度，定期对预算执行情况进行监控和分析。3.预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序提出申请，经批准后进行调整。（三）预算调整1.预算调整应遵循必要性、可行性和谨慎性原则，严格控制调整范围和幅度。2.因国家政策调整、事业发展需要等原因确需调整预算的，由相关部门提出书面申请，说明调整理由、调整金额及调整对预算执行的影响等。3.预算调整申请经财务部门审核、预算管理部门复核后，报校长办公会审议、党委常委会审定。（四）预算分析与考核1.财务部门定期对预算执行情况进行分析，撰写预算执行分析报告，及时发现预算执行中的问题并提出改进措施。2.建立预算执行考核机制，对各部门预算执行情况进行考核评价，考核结果与部门绩效挂钩。四、收入管理（一）收入范围学校收入主要包括财政拨款收入、事业收入、上级补助收入（如有）、附属单位上缴收入（如有）、经营收入、其他收入等。（二）收费管理1.严格执行国家和地方有关收费政策，各项收费项目和标准必须经物价部门批准，并向社会公示。2.收费票据由财务部门统一管理，收费人员凭物价部门核发的收费许可证领取收费票据，按照规定的收费项目和标准收费，及时足额上缴学校财务。3.加强对收费资金的管理，确保专款专用，严禁截留、挪用、坐收坐支等行为。（三）捐赠管理1.规范捐赠行为，明确捐赠受理部门和流程，对捐赠事项进行审核和登记。2.捐赠资金必须按照捐赠协议使用，专款专用，不得擅自改变用途。3.接受捐赠应开具合法有效的票据，及时进行账务处理，并向捐赠人反馈捐赠资金使用情况。五、支出管理（一）支出审批1.学校各项支出应严格执行审批制度，按照规定的审批流程和权限进行审批。2.一般支出由部门负责人审核签字后报财务部门审核支付；重大支出、专项支出等应经学校相关领导审批后支付。3.审批人应严格按照规定的审批权限和程序进行审批，对支出的真实性、合法性、合理性负责。（二）支出标准1.制定各项支出标准，包括差旅费、会议费、培训费、公务接待费、办公用品购置等，确保支出合理合规。2.严格执行支出标准，不得擅自提高或降低标准，杜绝超标准支出。（三）支出核算1.财务部门按照国家统一的会计制度进行支出核算，确保会计信息真实、准确、完整。2.对各项支出进行明细核算，按照支出用途分类归集，便于分析和管理。（四）支出控制1.加强对支出的控制和监督，定期对支出情况进行分析和检查，发现问题及时整改。2.严格执行政府采购制度和招投标制度，对大额采购、工程项目等支出进行公开招标或竞争性谈判，确保支出效益最大化。六、资产管理（一）流动资产1.货币资金严格执行货币资金管理制度，加强现金、银行存款的管理，确保货币资金安全。实行钱账分管制度，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。定期进行现金盘点和银行存款对账，确保账实相符。2.应收及预付款项建立健全应收及预付款项管理制度，加强对债权的管理和催收。定期对应收及预付款项进行清理，对长期挂账的款项进行分析，采取有效措施予以解决。（二）固定资产1.购置与验收各部门根据工作需要提出固定资产购置申请，经资产管理部门审核、学校领导审批后，按照规定的采购程序进行购置。固定资产购置后，由资产管理部门组织相关人员进行验收，确保资产符合要求。2.登记与入账资产管理部门对验收合格的固定资产进行登记，建立固定资产卡片和台账，详细记录资产的名称、型号、规格、数量、购置时间、使用部门等信息。财务部门根据资产管理部门提供的固定资产验收单和发票等资料，及时进行账务处理，将固定资产入账。3.使用与保管固定资产使用部门负责资产的日常使用和保管，制定资产使用管理制度，确保资产安全、正常使用。定期对固定资产进行清查盘点，发现问题及时报告资产管理部门和财务部门。4.处置与报废固定资产处置应按照规定程序进行审批，经批准后进行处置。处置收入应及时上缴学校财务。对已达到使用年限、损坏无法修复等符合报废条件的固定资产，由资产管理部门组织鉴定，提出报废申请，经批准后进行报废处理。（三）无形资产1.学校无形资产主要包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术等。2.加强对无形资产的管理，明确无形资产的取得、登记、使用、处置等流程，确保无形资产的安全和有效利用。3.对无形资产进行定期评估，及时掌握无形资产的价值变化情况。七、采购管理（一）采购计划1.各部门根据工作需要和预算安排，提前编制采购计划，明确采购项目、规格型号、数量、预算金额等信息。2.采购计划经部门负责人审核、资产管理部门和财务部门会签后报学校领导审批。（二）采购方式1.学校采购分为政府采购、校内集中采购和分散采购。2.达到政府采购限额标准的项目，按照政府采购规定的方式和程序进行采购；未达到政府采购限额标准的项目，根据学校实际情况，分别采用校内集中采购或分散采购方式。3.校内集中采购项目由采购部门组织实施，分散采购项目由各部门按照规定的采购程序自行采购。（三）采购流程1.采购申请：各部门按照采购计划提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等信息。2.采购审批：采购申请表经部门负责人审核签字后，报资产管理部门、财务部门会签，最后报学校领导审批。3.采购实施：采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。4.合同签订：采购项目确定中标供应商或成交供应商后,采购部门应及时与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。5.验收付款：采购项目完成后，由采购部门组织相关人员进行验收，验收合格后，财务部门按照合同约定支付采购款项。（四）采购监督1.建立健全采购监督机制，加强对采购活动全过程的监督。2.审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。3.采购部门应定期向学校领导汇报采购工作情况，接受学校的监督和检查。八、合同管理（一）合同签订1.学校对外签订的各类经济合同、业务合同等，必须由学校法定代表人或经授权的代理人签订。2.合同签订前，承办部门应进行充分的市场调研和风险评估，对合同条款进行审核，确保合同内容合法、合规、合理。3.合同文本应采用书面形式，明确双方的权利和义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。（二）合同审核1.合同承办部门将合同文本提交本部门负责人审核后，送学校法律事务部门（如有）或相关职能部门审核。2.法律事务部门或相关职能部门对合同的合法性、合规性进行审核，提出审核意见。3.合同承办部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，报学校领导审批。（三）合同履行1.合同签订后，承办部门应严格按照合同约定履行义务，确保合同顺利执行。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，承办部门应及时与对方协商，并按照规定程序办理相关手续。3.财务部门根据合同约定和实际履行情况支付款项，确保资金支付安全、准确。（四）合同归档1.合同签订后，承办部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管。2.合同档案应包括合同文本、审批文件、补充协议、往来信函、履行记录等资料，以便查阅和追溯。九、工程项目管理（一）项目立项1.各部门根据学校事业发展规划和实际需求，提出工程项目立项申请，说明项目建设的必要性、可行性、建设内容、投资估算等。2.立项申请经学校相关部门审核、学校领导审批后，纳入学校年度建设计划。（二）项目设计1.按照规定程序委托具有相应资质的设计单位进行工程项目设计，明确设计要求和标准。2.设计单位应根据项目需求和相关规范进行设计，确保设计方案科学合理、安全可靠。3.学校组织相关部门对设计方案进行评审，提出修改意见，设计单位根据评审意见进行修改完善。（三）项目招标1.工程项目达到招标规模标准的，按照国家和学校有关招投标规定进行招标。2.招标过程应严格遵循公开、公平、公正原则，确保投标人具备相应资质和能力，投标文件符合要求。3.确定中标单位后，及时签订工程施工合同。（四）项目施工1.施工单位按照施工合同约定组织施工，确保工程质量、进度和安全。2.学校相关部门对工程项目施工过程进行监督检查，及时协调解决施工中出现的问题。3.施工单位应定期向学校报送工程进度、质量等情况，接受学校的监督和管理。（五）项目验收1.工程项目竣工后，施工单位应向学校提交竣工验收申请报告。2.学校组织相关部门和专家对工程项目进行竣工验收，验收内容包括工程质量、工程进度、工程投资、工程资料等。3.验收合格的工程项目，办理竣工验收备案手续；验收不合格的工程项目，施工单位应按照要求进行整改，直至验收合格。十、财务信息管理（一）财务信息化建设1.加强财务信息化建设，建立健全财务信息系统，实现财务数据的集中管理和共享。2.财务信息系统应具备财务核算、预算管理、资产管理、报表生成等功能，满足学校财务管理的需要。3.定期对财务信息系统进行维护和升级，确保系统安全稳定运行。（二）财务数据安全1.建立财务数据安全管理制度，加强对财务数据的备份、存储、传输等环节的管理。2.对财务数据进行加密处理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。3.定期进行财务数据备份，并将备份数据存储在安全可靠的地点。（三）财务报告1.财务部门按照国家统一的会计制度和学校财务管理制度的要求，定期编制财务报告。2.财务报告应包括资产负债表、收入支出表、现金流量表等主表以及相关附表和附注，全面反映学校财务状况、收支情况和资金使用效益。3.财务报告编制完成后，经财务部门负责人审核、学校领导审批后对外报送。十一、内部监督与评价（一）内部监督1.学校建立健全内部监督机制，审计部门定期对学校经济活动、内部控制制度执行情况进行审计监督。2.各部门应加强对本部门经济活动的自我监督，定期开展自查自纠，及时发现和纠正问题。3.财务部门、资产管理部门等职能部门应按照职